對固定資產投資建設項目檔案管理工作的探討

【摘要】檔案管理工作是固定資產投資建設工作的重要組成部分，做好檔案管理工作，可以讓固定資產投資建設項目有條不紊進行下去。本文主要探討固定資產投資建設項目檔案管理工作中存在的問題及解決策略，希望可以起到拋磚引玉的效果。

【關鍵詞】固定資產投資建設項目；檔案管理

現如今企業的固定資產包括兩種，一種是實態的資產，包括房屋、建設的工程等，另一種是無形資產，主要指的是企業運作過程中形成的知識、經驗等。固定資產的市場前景十分樂觀，值得去開發利用，創造更多的市場價值。

一、當前固定資產投資建設項目檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

現在的很多企業，對檔案管理工作的重視程度不夠，對建設和技術的重視程度遠遠大于了對檔案管理工作的，導致了檔案管理工作發展緩慢。很多企業對檔案管理工作存在認識上的錯誤，覺得檔案管理工作只是工程完成以后對技術報告的整理，所以對檔案管理工作的重視程度不高。有些企業甚至沒有設置專門的部門進行檔案的保存、整理和管理工作，讓很多寶貴的經驗和知識流失了，導致了檔案管理工作的質量難以很快提高，也讓企業沒有足夠的資料對現有的情況進行分析，在未來可能會一直沿著錯誤的方向發展下去。

（二）檔案管理人員的專業能力不夠

研究中發現，很多企業的檔案管理人員沒有一個過硬的基本素質，他們在處理檔案問題上不能很好的把公司問題反應出來。而一個優秀的檔案管理人員應該具有足夠的知識，良好的素養，綜合能力包括分析、預測能力等，還得能熟練掌握有關檔案的一些法律法規。這些能力對于檔案管理人員來說都是特別重要的，現在的檔案管理人員已經不像原來一樣，只是一個單純的文件的角色，現今的他們是一個公司經濟方面的分析師，肩上的擔子比以前更重，完成的任務比以前更有意義。尤其是固定資產投資建設項目的檔案管理人員，要能夠準確分析前期的固定資產投資建設項目是否正確，并且要有能力指明以后的投資方向，讓企業的固定資產投資建設項目更好發展下去。可是現今的固定資產投資建設項目方面的檔案管理人員并不完全具備這些素質。

（三）信息化程度不高

隨著信息技術的發展，各項工作都將信息化作為發展目標，希望在信息技術的幫助下給工作注入新的活力。在檔案管理工作中推行信息化，不僅可以讓檔案的保存、整理、保存工作更加輕松，也為文件的查找、分析提供了便利的渠道，實行檔案管理工作的信息化，可以推動檔案管理工作的更快發展。但是，在固定資產的投資建設方面。處于對資產的保護，很多檔案都是以紙質文件的形式保存著，不僅易丟失，查找起來也特別麻煩，大大增加了檔案管理的工作量，也讓數據的分析變得十分繁瑣，工作量的增加，工作難度的加大，給固定資產的投資建設項目的檔案管理工作的發展帶來了很大的瓶頸。

二、做好固定資產投資建設項目檔案管理工作的幾點建議

（一）加強項目檔案管理工作規章制度建設

檔案管理任務要想做好，就要實行工作規章制度，將檔案管理的工作落實到個人，最大程度地發揮個人的作用，這樣才能確保檔案管理工作的質量。在每年年初制定工作計劃時，企業要將檔案管理工作合理分配，讓工作真正落實到專人管理。同時要指出檔案管理工作的重要性，并將其作為檔案管理部門內部人員考核重要指標，在此重壓下，檔案管理工作才能真正得到重視，逐漸發展下去。

為了保證檔案管理工作的順利實施，部門必須嚴格實行個人責任制度，將責任落實個人。同時，必須制定相關的獎懲制度，并嚴格執行，推動檔案管理工作真正落實到位。同時，完善工作規章制度的建設，對員工的工作態度、工作要求做進一步明確規定，在檔案管理人員在規章制度的指導下認真負責地完成檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的電子系統

信息時代的快速發展，給檔案管理工作新的動力。可以借助信息技術讓檔案管理工作變得輕松、快捷、可靠。固定資產是企業財產的重要組成部分，加強對固定資產的檔案管理，可以保證企業的技術和知識不外漏。對此，用于檔案管理的電子系統必須具有良好的安全性，讓檔案可以免受病毒的侵擾，不會造成信息錯誤甚至泄露的問題。此外，檔案管理包括檔案的保存、查找、分析等等很多工作，電子系統中要具備完成這些工作的信息技術。對此，固定資產的檔案管理電子系統可以采取數據庫的模式，讓信息存儲在數據庫內，防止丟失。而且數據庫中有配套的軟件可以對數據進行整合和分析，便于偵測以后的動態，在市場中占領先機。利用電子系統對固定資產的投資建設項目的檔案管理工作進行處理，減輕了工作量，并能夠及時分析出市場動向，便于企業的更好發展。

（三）加強對檔案管理人員的培訓

要想讓檔案管理做的越來越好，檔案管理人員的能力必須有所提升。員工的素質提升可以保證工作的更好進行。加強對檔案管理人員的能力培訓，包括綜合運用計算機的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時，加強宣傳，鼓勵他們培養基本職業道德培養，敦促他們恪守職業道德。公平公正，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數據，多方面分析數據，力求把自己的工作越做越好！

（四）完善對檔案管理工作的監督體系

制度的支持能夠保障新措施的更好執行。隨著信息化檔案管理的普及，新的刑事案件層出不窮。國家應該修改或者制定相關的法律，保障事業單位的合法權利，讓他們被侵權時可以通過法律武器保護自己。同時，健全法制加強對人事檔案管理的秩序性和規范性，讓信息化檔案管理逐漸走上正軌，而且能夠造福全社會。企業自身也必須加強對檔案管理工作的監督，尤其對固定資產的投資建設項目而言，必須安排專人定期對檔案進行檢查，確保檔案的真實性、可靠性。

小結：

固定資產的投資建設項目可以讓企業獲得更多的經濟效益，還可以讓企業獲得更好的發展，是企業發展的重點。對于固定資產的投資建設項目的檔案管理工作，企業要提高重視程度，制定可靠的措施提高檔案管理工作的質量，讓企業的固定資產的投資建設項目更上一層樓。

參考文獻：

[1]劉曉音，連麒.《對固定資產投資建設項目檔案管理工作的探討》.《蘭臺世界旬刊》，2014年.