工程監理資料的管理

【摘要】監理部門是工程質量的責任主體之一，監理資料是監理的過程中形成的，是監理工作的原始記錄，是工程建設過程真實、全面的反映，是評定監理工作、界定監理責任的證據，監理資料的重要性顯而易見。所以，監理資料的管理工作也就相當的重要了，監理資料的管理水平反映了項目部總監的管理水平、監理人員的素質及監理工作的質量。

【關鍵詞】工程監理；資料；管理

1、工程監理資料的重要性

1.1工程竣工驗收的需要

監理資料管理工作是工程監理管理的一項重要工作，對監理文件檔案資料進行科學管理，為今后工程項目竣工驗收打下基礎，可以為建設工程檔案歸檔提供可靠保證。同時，也可通過對已有資料進行歸納總結，提高建設工程監理工作水平。對合同以及監理業務手冊等監理資料也是監理單位今后工程投標業績的重要支撐。

1.2應對檢查的需要

工程監理資料也是為了應對在日常工作中質量監督、安全監督部門、三大體系審核、公司工程部等各級管理部門、檢查組監督、檢查、評比等的依據。

1.3追溯避責的需要

監理資料更重要的意義是真實記錄施工、監理過程，使工程質量、安全、進度、造價、合同等方面的管理具有可追溯性。一旦出現質量安全事故，為分析問題、追究責任、規避風險提供原始依據。

1.4工作能力和水平的體現

監理資料也是監理公司、項目監理部管理水平的體現，是監理工程師工作能力、工作量等的體現，監理資料可以直接反應—個監理部的水平。

2、目前工程監理資料管理存在的問題

2.1管理混亂

目前很多項目監理部資料管理混亂，現場部分人員未經過資料方面的培訓。在平常工作中，不知道那些應該長期保存，哪些不需要保存，不分類別的要求施工單位統統提供一份資料，造成不必要的浪費。《建施工程資料管理規程》（JGJ/T185-2009）中專門對工程資料的管理進行了明確，從工程資料的分類、工程資料填寫、編制、審核及審批，工程資料的編號，工程資料收集、整理與組卷到最后工程資料的移交與歸檔均進行了具體明確，是《建設工程監理規范》（G13/T5031g-2013）中監理文件資料管理的進一步細化。

2.2收集滯后

現場記錄滯后，首先是施工資料的滯后，如果沒有及時督促，部分施工單位出于對成本的考慮，現場沒有固定的或專業的資料員，往往施工資料與項目進展不同步。從而導致監理資料的不同步。其次監理日記、旁站記錄沒有養成良好的記錄習慣，當天事情沒有當天記錄，部分人員習慣性拖沓，經常變及時記錄為寫“備忘錄”。出現記錄與實際的差異。

2.3質量不高

目前監理行業受到收費和社會偏見的影響，部分監理工程師學歷不高，責任心不強。監理公司也沒有進行很好的培訓，導致部分員工編制的監理資料質量不高。特別是體現在監理旁站記錄和監理日志的編寫上。書寫不規范，書寫字體很難辨認。記錄內容太過簡單，每天千篇一律，該記的沒有記。特別是忘記安全方面的工作記錄。發現的問題較少，總認為問題已經處理啦，沒必要記那么多，忽視了記錄對工程質量的追溯性。④沒有形成有效的閉合，對部分現場發現的質量安全問題沒有在后面的記錄中進行閉合，導致難以追溯。

3、工程監理資料管理應注意的問題

3.1加強總監的重視

《建設工程監理規范》中第7章中明確了監理文件資料的管理。提出項目監理機構應建立完善監理文件資料管理制度，宜設專人管理監理文件資料。總監作為項目的全權代表，應加強對資料管理的重視。只有總監利用相應的權利，采取相應的措施，通過各種渠道進行明確、要求、督導，才能引起大家的重視，才能及時有效的管理好工程監理資料。

3.2加強監理人員的監理資料業務培訓

項目監理部在項目組建時要配置合格的資料員，對工程較小的項目，應安排監理人員對資料進行兼職管理，明確其職責。對新進公司的職工，企業首先應組織新員工進行崗前培訓，對監理資料的編寫、歸類整理要有基本的了解。公司應對總監進行要求，要求總監對到項目部的新員工要進行監理資料的管理培訓，對有條件的企業公司也可組織員工參加外部的資料管理培訓。

3.3加強溝通，避免返工

工程開始前，監理項目負責人應組織資料管理人員與業主檔案管理人員、施工單位資料員進行溝通，明確檔案管理人員的要求，避免返工。并在第一次工地例會上提出相應的要求。

3.4加強檢查，及時改進

總監應定期對項目監理資料進行檢查，發現問題及時糾正，對電子版或其他重要資料要另外備存，以防丟失。監理公司應制定相應的資料管理規定，對項目監理資料的檢查、記錄、歸檔進行明確要求。公司在平常考核中，在年中和年終考核中要對資料的記錄、保存等管理工作進行重點檢查。

4、工程監理資料管理的建議

4.1明確職責，加強重視

鑒于監理資料管理的重要性，只有在項目組建前就明確分工，落實責任，加強重視，才能避免出現資料管理的缺失，確保到達預期效果。監理項目部是監理企業的重要組成部分，總監是監理單位在該項目的全權代表，行使監理合同賦予的所有權利和職責，所以項目監理資料的管理職責應由總監負責。

4.2加強及時斷口真實性

《建設工程監理規范》中第7章中提出監理機構應及時整理、分類匯總監理文件資料，并應按規定組卷，形成監理檔案。規范中明確了監理資料的及時性和真實性。只有及時有效的真實監理資料才能反映項目的實際情況，資料才具有可追溯性。

4.3爭取各參建方的支持

由于各參建方對資料的了解、重視程度不同，對工程建設監理的資料看法不同。對工程影響最大的建設單位往往注意的是工程的建設進度，工程質量和安全，而忽視工程資料的重要性。只有不斷加強與業主的交流溝通，爭取業主的理解和支持，才能做好監理資料的管理工作，否則資料管理工作很難得到很好的落實。

4.4加強對旁站記錄的監管

《建設工程監理規范》中規定：“旁站監理是項目監理機構對工程的關鍵部位或關鍵工序的施工質量進行的監督活動”，是對工程的重要施工過程和施工情況的記錄。然而，在實施工程旁站監理時，出現對旁站監理只停留在形式上，旁站監理記錄也就形成日常敷衍的流水賬，填寫內容既不認真也不規范，根本不能真實反映工程施工的實際過程，更談不上工程資料的可追溯性。為了做好旁站監理資料，重點要加強如下方面的重視：①施工準備情況，包含施工人員、施工方案、工程材料、施工機械、施工環境、隱蔽

驗收等。施工過程情況，包含施工人員、工程材料、施工機械、施工環境、施工方法等。存在問題及對存在問題的處理情況等。

4.5編寫旁站監理記錄須注意的主要問題

旁站監理記錄作為旁站監理工作的真實記載，內容不能空泛籠統、單一片面，不具專業性，要重點記錄旁站時的施工情況，施工是否正常，是否有影響工程質量的情況發生，發生情況時的處理。不能將旁站監理記錄寫成流水賬式的監理日記。

結論：

綜上所述，工程監理資料是監理工作人員在項目工作的重要記錄、體現，也是監理公司對外的形象窗口，更是我們追溯、避責的重要資料。公司及總監應高度重視，充分運用目前已有的重要工具，及時收集、及時歸檔，為加強項目監理、提高公司管理奠定基礎。