基于Web的圖書館檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

摘 要： 檔案管理作為圖書館日常辦公的一項重要工作內(nèi)容，如何借助于信息化手段，提高圖書館日常檔案管理辦公效率，降低檔案管理事故成為當前圖書館日常管理急需解決的問題，提出構(gòu)建基于Web的圖書館檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)借助于先進的Web信息化技術(shù)，不僅解決了傳統(tǒng)檔案管理效率低、檔案丟失、記錄錯誤等事故頻發(fā)等問題，同時實現(xiàn)了不同管理員之間的檔案信息協(xié)同管理，極大地提高了圖書館檔案信息管理工作效率，降低了圖書館檔案管理成本。

關(guān)鍵詞： 圖書館檔案管理； 協(xié)同管理； Web信息化技術(shù)； 信息管理

中圖分類號： TN911?34 文獻標識碼： A 文章編號： 1004?373X（2016）16?0048?04

Abstract： Archive management is an important content of the library daily work， so how to improve the library routine archive management efficiency by means of information technology means， and reduce file management accident has become the urgent problems in library daily management. Establishment of a Web?based library file management system is proposed in this paper. By means of advanced Web information technology， it can solve the low efficiency， file loss， frequent recording errors appearing in traditional file management， realize the file information collaborative management between different administrators， improve the library archive information management efficiency greatly， and reduce the cost of library archive management.

Keywords： library archive management； collaborative management； Web information technology； information management

0 引 言

檔案管理是圖書館日常管理的重要組成部分，同時也是保證圖書館日常工作穩(wěn)定進行，確保各種工作和相關(guān)事項處理有跡可循的關(guān)鍵[1]。如何利用現(xiàn)代信息化手段，提高圖書館檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來圖書館檔案管理工作轉(zhuǎn)型和發(fā)展的關(guān)鍵[2]。

目前，大部分高校圖書館都實現(xiàn)了借閱管理的信息化，但是在檔案管理上依然還是采用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理方式[3]，這種方式需要耗費大量的人力來整理檔案信息，和花費大量的專用檔案存儲設(shè)備等來保管已有的檔案[4]，同時在人工管理的過程中非常容易出現(xiàn)各種錯誤，導致檔案丟失、信息標記錯誤等一系列的檔案事故[5]；并且，在需要查詢檔案信息的時候，還需要人工進行各種記錄信息查閱才可以找到相關(guān)的檔案信息，這種方式已經(jīng)很難滿足當前高校圖書館信息化發(fā)展的需求[6?7]。如何借助已有的先進的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，構(gòu)建新的檔案信息管理系統(tǒng)，以輔助高校開展高效的檔案管理工作，是當前圖書館信息化工作進一步發(fā)展所需要解決的重要問題。

針對這一背景，本文提出了采用JSP，J2EE，Web Service等先進的Web技術(shù)，實現(xiàn)了一個全網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理平臺，通過該平臺不僅可以實現(xiàn)簡單的檔案掃描、查詢、修改、錄入等操作，方便地對各種檔案信息進行在線網(wǎng)絡(luò)化管理，同時還可以有效地支持基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同化管理，對提高圖書館檔案管理工作質(zhì)量和效率具有非常重要的意義。

1 系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)本文設(shè)計的基于Web的銀行客戶檔案管理系統(tǒng)的需求分析，本文完成了系統(tǒng)的總體業(yè)務(wù)架構(gòu)模型如圖1所示。

整個系統(tǒng)基于Web三層架構(gòu)模型進行設(shè)計，將系統(tǒng)分為用戶界面層、應(yīng)用服務(wù)層和數(shù)據(jù)層。其中用戶界面層主要是用戶通過計算機上的瀏覽器來訪問系統(tǒng)服務(wù)器，獲取相應(yīng)的業(yè)務(wù)服務(wù)，不同的用戶具有不同的業(yè)務(wù)訪問權(quán)限；系統(tǒng)管理員擁有對系統(tǒng)管理相關(guān)功能權(quán)限，包括系統(tǒng)用戶管理、安全訪問控制、系統(tǒng)日志管理；檔案管理員可以對系統(tǒng)提供的檔案錄入、檔案信息查詢、檔案信息發(fā)布、檔案辦公計劃等功能具有使用和訪問權(quán)限，檔案分析人員可以對圖書館日常檔案信息進行統(tǒng)計分析，并且可以將統(tǒng)計結(jié)果通過系統(tǒng)提供的導出和發(fā)布模塊進行導出和發(fā)布，發(fā)布后的統(tǒng)計信息可以在系統(tǒng)的功能通知頁面進行查詢。

應(yīng)用服務(wù)層主要是采用分層模式進行設(shè)計底層是一系列的功能庫組成，包括MVC框架和J2EE接口組件、Web Service組件接口、表單處理接口、統(tǒng)計圖形接口等， 在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了系統(tǒng)管理服務(wù)、檔案基本信息管理服務(wù)和檔案統(tǒng)計分析服務(wù)三大服務(wù)模塊，其中系統(tǒng)管理服務(wù)主要是為系統(tǒng)管理員提供一個系統(tǒng)維護和系統(tǒng)用戶管理接口，包括系統(tǒng)用戶管理、安全訪問控制和系統(tǒng)日志管理三大功能。檔案基本信息管理服務(wù)主要是建立在導入、同步、查看、修改、刪除、新增、恢復(fù)等基本的檔案管理操作之上，構(gòu)建了掃描錄入檔案信息、手動錄入檔案信息、檔案信息查詢、檔案信息導出及發(fā)布、檔案辦公計劃制定等功能，為檔案管理員提供一個全方位的檔案信息管理平臺，同時由于采用Web架構(gòu)[8]，并且支持各種數(shù)據(jù)共享，所以借助于該服務(wù)檔案管理員還可以方便地進行檔案管理工作的協(xié)同。

在數(shù)據(jù)層的設(shè)計上，本文采用MySQL開源數(shù)據(jù)庫技術(shù)來實現(xiàn)，主要通過構(gòu)建系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)庫和圖書館檔案信息數(shù)據(jù)庫兩個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來為上層應(yīng)用服務(wù)和整個系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)存儲與管理服務(wù)。

2 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)方案

本文設(shè)計的基于Web的圖書館檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)如圖2所示，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)組成由服務(wù)器、網(wǎng)關(guān)、局域網(wǎng)交換機和客戶端設(shè)備組成，其中服務(wù)器、客戶端運行于銀行內(nèi)部局域網(wǎng)，通過網(wǎng)關(guān)與外部設(shè)備相連。其中主干網(wǎng)絡(luò)采用1 000M光纖網(wǎng)絡(luò)通信，通過光模塊與服務(wù)器、交換機和網(wǎng)關(guān)設(shè)備進行連接[9]，主交換機采用華為TSC8900g型48口交換機，其配置為16 GB內(nèi)存、因特爾酷睿I5604X四核處理器，運行主頻高達3.2 GHz，各個樓層交換機根據(jù)樓層辦公樓數(shù)量采用華為的LP3900型16口交換機作為樓層交換機，樓層交換機直接與主交換機通過光模塊相連，樓層交換機與各個辦公室終端設(shè)備采用雙絞線進行連接。

服務(wù)器選用華為Tecal RH2288 V2型號Web服務(wù)器和華為Tecal RH4288 V8型號的雙熱備份存儲服務(wù)器搭建，并配以50 TB的主盤和15 TB的備份盤，通過給系統(tǒng)配備雙熱備份存儲服務(wù)器，能夠有效地防止服務(wù)器以外破壞導致服務(wù)器上數(shù)據(jù)丟失。系統(tǒng)網(wǎng)關(guān)采用華為的Tecal RH5885 V2型16口交換機作為網(wǎng)關(guān)，防火墻采用Pix防火墻系統(tǒng)控制內(nèi)外網(wǎng)信息交互。

3 系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)控制流程設(shè)計

由于本文設(shè)計系統(tǒng)是基于Web Service模式進行的，所有的業(yè)務(wù)和功能都是通過相應(yīng)的服務(wù)請求方式來實現(xiàn)，以服務(wù)的形式向系統(tǒng)服務(wù)器端進行請求，服務(wù)器端接收到相應(yīng)的服務(wù)請求后執(zhí)行相關(guān)的服務(wù)調(diào)用，完成對應(yīng)的功能并返回執(zhí)行結(jié)果數(shù)據(jù)，客戶端接收到執(zhí)行結(jié)果數(shù)據(jù)后，通過瀏覽器端進行解析和顯示，展示服務(wù)執(zhí)行結(jié)果和交互頁面，完成整個功能的交互，其整個業(yè)務(wù)控制流程如圖3所示。首先用戶通過啟動瀏覽器端的登錄頁面，輸入用戶賬戶信息，瀏覽器端調(diào)用程序?qū)τ脩糨斎氲馁~戶信息進合法性檢測，如果檢測通過，交由服務(wù)器端進行驗證，驗證通過后服務(wù)器端返回相關(guān)的信息，用戶進入到系統(tǒng)主頁面，否則依然停留在登錄頁面，完成登錄后，瀏覽器端用戶就可以通過系統(tǒng)主頁面進行相關(guān)的檔案管理操作和訪問系統(tǒng)圖書館檔案數(shù)據(jù)。

同時，在本文設(shè)計的基于Web的圖書館檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)控制中，其所有的業(yè)務(wù)控制架構(gòu)都是構(gòu)建在Web Service服務(wù)的異步訪問框架下，其結(jié)構(gòu)如圖4所示。在該框架下，所有的系統(tǒng)業(yè)務(wù)都被封裝成一個Web Service服務(wù)，部署在Web Service組件環(huán)境下的Web服務(wù)器上。該服務(wù)器一直處于等待狀態(tài)，如果有客戶端訪問，請求服務(wù)調(diào)用，則開啟異步調(diào)用模式，其從Web Service服務(wù)器上讀取相關(guān)的服務(wù)信息，然后執(zhí)行啟動命令。該服務(wù)以線程的模式運行在服務(wù)器上，運行過程中Web服務(wù)器將會檢查檔案服務(wù)執(zhí)行運行結(jié)果是否已經(jīng)準備完畢。如果準備完畢，則啟動報文發(fā)送模塊向客戶端以HTML形式返回結(jié)果，進入到等待狀態(tài)；否則繼續(xù)執(zhí)行當前服務(wù)；如果此時有多個客戶端有服務(wù)請求，則在該過程中將開啟多線程處理模式，執(zhí)行相關(guān)的服務(wù)，并返回結(jié)果信息。

4 系統(tǒng)核心功能服務(wù)實現(xiàn)

根據(jù)給出系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計和總體業(yè)務(wù)控制實現(xiàn)流程，系統(tǒng)實現(xiàn)過程是基于Web Service模式來進行設(shè)計和實現(xiàn)的；因此在實現(xiàn)需要實現(xiàn)的系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)包括系統(tǒng)管理、檔案管理和檔案統(tǒng)計分析三大核心服務(wù)，本節(jié)將對這三大核心服務(wù)的具體實現(xiàn)進行詳細設(shè)計。

4.1 系統(tǒng)管理服務(wù)設(shè)計實現(xiàn)

根據(jù)前文架構(gòu)設(shè)計，系統(tǒng)管理服務(wù)主要需要實現(xiàn)系統(tǒng)用戶管理、系統(tǒng)安全訪問控制和系統(tǒng)日志管理三大功能，其整個服務(wù)實現(xiàn)流程如圖5所示。

其中系統(tǒng)用戶管理需要實現(xiàn)對系統(tǒng)用戶的查詢、修改、設(shè)置用戶權(quán)限、添加用戶等操作，同時還需要為系統(tǒng)用戶提供系統(tǒng)登錄和驗證支持。系統(tǒng)日志管理需要實現(xiàn)日志查詢、刪除日志、導出日志信息等操作。系統(tǒng)安全訪問控制主要實現(xiàn)對系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限的控制，用戶只能訪問其擁有相應(yīng)權(quán)限的頁面。本文在設(shè)計過程中采用的是RBAC基于角色的安全訪問控制策略來實現(xiàn)。

4.2 圖書館檔案管理服務(wù)設(shè)計實現(xiàn)

圖書館檔案管理服務(wù)是本文設(shè)計的基于Web的圖書館檔案管理系統(tǒng)的核心，其整個服務(wù)實現(xiàn)流程如圖6所示。

其實現(xiàn)了對圖書館檔案的基本信息管理，包括檔案刪除、修改、添加、同步等操作，同時在這些基本的檔案信息管理基礎(chǔ)上，本文還實現(xiàn)了對檔案的掃描錄入、手動錄入、檔案信息查詢、檔案信息發(fā)布、檔案辦公計劃等功能。其中檔案信息掃描錄入實現(xiàn)了系統(tǒng)對掃描儀的支持，通過掃描儀可以快速地將紙質(zhì)檔案信息錄入到系統(tǒng)中以圖片的形式進行保存，同時系統(tǒng)還支持自動識別技術(shù)，可以在掃描的過程中通過文字自動識別，讀取檔案的標題等基本信息；檔案手動錄入可以支持手動輸入檔案信息保存到系統(tǒng)；檔案信息查詢，可以用快速的模糊查詢、精確匹配查詢等不同查詢方式獲取檔案信息；檔案信息發(fā)布可以方便地實現(xiàn)將系統(tǒng)內(nèi)已有的檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，以HTML形式發(fā)布成網(wǎng)絡(luò)可訪問的檔案信息；檔案辦公計劃，主要為系統(tǒng)用戶提供一個檔案管理工作計劃安排功能，可以方便地提示檔案管理人員進行各項檔案處理事務(wù)，讓檔案管理工作有條有序進行，確保檔案管理工作的高效高質(zhì)量。

4.3 圖書館檔案統(tǒng)計分析服務(wù)設(shè)計實現(xiàn)

圖書館檔案統(tǒng)計分析服務(wù)，主要是為圖書館檔案管理提供一個在線的檔案信息統(tǒng)計和分析，以便于檔案管理人員可以實時地掌握各種檔案信息和圖書館檔案現(xiàn)狀，以及時地調(diào)整檔案管理措施，確保整個檔案管理工作能夠正常、穩(wěn)定進行，同時統(tǒng)計分析結(jié)果還可以為圖書館其他管理提供決策支持。其整個服務(wù)功能實現(xiàn)流程如圖7所示。

在統(tǒng)計分析實現(xiàn)中，本文借助了JFreeChart組件來實現(xiàn)各種統(tǒng)計報表和圖形化分析功能，實現(xiàn)了系統(tǒng)餅圖分析、曲線趨勢圖分析和柱型圖分析三大圖形化分析結(jié)果顯示功能，可以方便地為用戶提供直觀的圖形化統(tǒng)計結(jié)果，對了解圖書館各類檔案信息變化趨勢具有非常重要的意義。

5 結(jié) 語

圖書館檔案管理信息化建設(shè)作為未來圖書館信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，本文針對當前圖書館在檔案管理信息化建設(shè)上的不足，提出了應(yīng)用先進的J2EE，MVC，Web Service等技術(shù)來實現(xiàn)和構(gòu)建一個全新的圖書館檔案管理系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)為圖書館檔案管理提供一個全方位的檔案信息管理服務(wù)，包括掃描錄入檔案信息、檔案信息基本管理、檔案信息統(tǒng)計分析等一系列的檔案信息化服務(wù)功能。同時基于Web模式的檔案信息管理，可以有效地實現(xiàn)圖書館檔案信息部門的各個工作人員以及各個子館的檔案工作人員進行系統(tǒng)化辦公，通過信息同步機制，可以快速地實現(xiàn)各種檔案信息同步，實現(xiàn)一體化辦公服務(wù)和無紙化檔案管理，極大的提高圖書館檔案管理信息化水平，降低圖書館檔案管理成本。

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