“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)生檔案管理探析

牛芙蓉

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)生檔案管理探析

牛芙蓉

“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)引領(lǐng)作用越來越凸顯，這也為高校學(xué)生檔案管理指明了創(chuàng)新的方向。面對管理力度不足、管理理念薄弱、管理技術(shù)手段落后的現(xiàn)狀，高校學(xué)生檔案管理工作需要拓寬管理的向度、更新管理的理念、提升管理的技術(shù)才能更好地踐行為學(xué)生服務(wù)的宗旨。

互聯(lián)網(wǎng)+高校學(xué)生檔案管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為國家經(jīng)濟社會發(fā)展戰(zhàn)略的頂層設(shè)計。在這樣的背景下，高校學(xué)生檔案管理者們需要認識和理解“互聯(lián)網(wǎng)+”，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新理念、新思維開發(fā)高校學(xué)生檔案信息資源，創(chuàng)建符合新時期高校檔案管理特點和變化趨勢的學(xué)生檔案管理模式。

高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的基點

在我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，把高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容列入了高校檔案管理的范疇之內(nèi)。高校學(xué)生檔案管理除具有一般檔案管理的共性外，也具有以下特性：一是延續(xù)性。從新生入學(xué)之日“考生檔案”便會由學(xué)校人事部門接收，此后時間里學(xué)生所形成的各種材料會不斷地補充進個人檔案，畢業(yè)后，學(xué)生檔案便會按照有關(guān)規(guī)定完整地轉(zhuǎn)投到學(xué)生所在用人單位。二是差異性。學(xué)生在校期間檔案材料除考生檔案材料外，還包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活經(jīng)歷、獎懲情況、社會實踐經(jīng)歷以及畢業(yè)信息等。三是單一性。由于學(xué)生在校期間經(jīng)歷相對簡單，所形成的學(xué)生檔案材料總體呈現(xiàn)一致性特點，數(shù)量也相對較少。

面對“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新有了新的起點，做好學(xué)生檔案管理工作有了新的著力點。高校學(xué)生檔案管理作為高等教育人才培養(yǎng)計劃中不可缺失的內(nèi)容，必須順應(yīng)時代發(fā)展潮流，立足高校學(xué)生檔案管理的特性，與高等教育改革相隨，對傳統(tǒng)的管理理念和技術(shù)進行全面創(chuàng)新。

高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的制約因素

1.管理力度有限。第一，高校學(xué)生檔案管理部門歸口不一，導(dǎo)致主導(dǎo)力缺失。集中力量是為了提高效能，現(xiàn)行檔案管理缺乏一個主導(dǎo)機構(gòu)來統(tǒng)一檔案收集、歸檔、保管、開發(fā)利用規(guī)則設(shè)置。即使有一些規(guī)定，也是缺乏執(zhí)行的力度，或者成了“虛位”。第二，高校學(xué)生檔案管理介質(zhì)不一，降低了管理的強制力。高校一般采用兩種檔案管理介質(zhì)，一種是紙質(zhì)的，一種是電子的。兩種檔案在信息錄入時的缺項或者重復(fù)，導(dǎo)致學(xué)生的檔案沒有辦法進行統(tǒng)一的辨別。第三，高校學(xué)生檔案管理人力有限，導(dǎo)致整體業(yè)務(wù)力不足。隨著高等教育大眾化的發(fā)展，高校畢業(yè)生的人數(shù)必然增大，而與此同時，檔案管理工作人力卻沒有增加，加之現(xiàn)有人力開發(fā)潛力不足，難免會出現(xiàn)學(xué)生檔案管理不規(guī)范，檔案材料不齊全等現(xiàn)象。

2.管理理念薄弱。一是高校領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠。很多高校的領(lǐng)導(dǎo)十分重視科研、教學(xué)成果、學(xué)生管理、教學(xué)經(jīng)驗等重點性工作，對學(xué)生檔案管理抱有“小事一樁”的心理，這就從主觀上制約了學(xué)生檔案管理創(chuàng)新。二是高校學(xué)生檔案管理人員服務(wù)意識不夠。許多在職的學(xué)生檔案的管理人員沒有或者很少接受過專業(yè)的技能學(xué)習(xí)，“只要收全檔案，保存好檔案就完成任務(wù)了”的思想依然存在，加之平時的工作任務(wù)很重，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)時間和工作思考創(chuàng)新的時間，這從主、客觀方面降低了管理人員利用檔案資源來服務(wù)社會的意識。三是高校學(xué)生對檔案重要性認識不足。許多學(xué)生對檔案抱有可有可無的態(tài)度，致使出現(xiàn)了不少“棄檔”“丟檔”的情況。

3.技術(shù)手段落后。首先，部分高校沒有獨立開發(fā)或者購買一套可供操作的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)學(xué)生檔案的電子化。其次，學(xué)生檔案管理電子化需要軟件、硬件的支持，而經(jīng)費的有限，無法實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)規(guī)劃。再次，學(xué)生檔案管理投遞方式落后，面對高校學(xué)生就業(yè)、創(chuàng)業(yè)方式多元化，高校學(xué)生檔案管理者很難應(yīng)對檔案投遞單位復(fù)雜化的局面。最后，由于學(xué)生檔案管理技術(shù)體系研究的不足,現(xiàn)有的學(xué)生檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等工作沒有統(tǒng)一的技術(shù)要求，導(dǎo)致管理起來效率偏低。

高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的依賴路徑

1.明確管理創(chuàng)新的向度。首先，學(xué)校檔案館要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定和實施統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理辦法和細則。其次，建立和完善高校學(xué)生檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，出臺一套科學(xué)完善的檔案收集、歸檔、使用工作機制，使高校檔案管理工作進一步實現(xiàn)正規(guī)化、科學(xué)化。最后，應(yīng)加強高校學(xué)生檔案管理隊伍的建設(shè)。

2.增強管理創(chuàng)新的理念。一方面，需要加強高校領(lǐng)導(dǎo)及教師的檔案管理意識。高校學(xué)生檔案管理部門必須依托其他職能部門的幫助，形成上下協(xié)調(diào)的局面，注重常規(guī)的檔案業(yè)務(wù)理論知識、學(xué)生工作相關(guān)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)有關(guān)理論的學(xué)習(xí)。另一方面，需要加強學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)。利用櫥窗、校園廣播、網(wǎng)站、微信等多種形式進行廣泛的檔案知識宣傳，讓學(xué)生樹立檔案意識，進而激勵他們以良好的表現(xiàn)書寫自己的大學(xué)成長歷程。

3.提升管理創(chuàng)新的技術(shù)。一是盡快建立統(tǒng)一的學(xué)生檔案電子數(shù)據(jù)庫；二是利用校園網(wǎng)建設(shè)為學(xué)生檔案管理打造一個現(xiàn)代化的工作平臺；三是開發(fā)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新力。

結(jié)束語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用和升級，它帶來的不僅僅是技術(shù)上的變革，也是理念、思維上的變動。為履行為學(xué)生服務(wù)的宗旨，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)充分樹立創(chuàng)新的理念，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”加快學(xué)生檔案數(shù)字化存儲，深層次地分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高效學(xué)生檔案管理創(chuàng)新。

［1］肖連勤：《高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新》，《黑龍江教育》2010年第3期。

［2］戴典芬：《就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究》，《金陵科技學(xué)院學(xué)報》2010年第9期。

［3］馬鳳仙：《構(gòu)建大學(xué)生誠信檔案之我見》，《蘭臺世界》2008年第11期。

［4］練紅珍：《就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案實效性管理研究》，《檔案與建設(shè)》2011年第8期。

作者單位：西安醫(yī)學(xué)院黨委組織部陜西西安