高校貴重儀器設備購置工作探討

花永盛, 徐春生

(上海大學 實驗設備處, 上海　200444)

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高校貴重儀器設備購置工作探討

花永盛, 徐春生

(上海大學 實驗設備處, 上海200444)

隨著國家持續加大教育投資力度,高校儀器設備,特別是貴重儀器設備的采購數量不斷增加。因此,很有必要加強購置過程的管理。以貴重儀器設備采購、招標和驗收環節為例,分析了貴重儀器設備購置中的主要過程和普遍存在的問題,并提出了應對措施,旨在總結經驗、發現規律、謀求新思路,探索如何提高儀器設備的采購效益,更好地為教學和科研服務。

貴重儀器設備； 設備購置； 招標與驗收

近年來,隨著國家持續加大教育投資力度,辦學規模不斷擴大,高校每年用于購置儀器設備的經費也逐年增長。以我校為例,截止至2015年底,我校10萬元以上的貴重儀器設備有1 300多臺(套),總值7億余元,占全校設備總值的45.7%。面對著巨大存量和快速增量,探索如何科學管理成為各高校必須面對的問題[1-3]。而高校貴重儀器設備管理工作又是一項復雜的系統工程,具有較強的政策性和技術性,涉及申購、論證、采購、合同簽訂、驗收入庫、使用、維護、報廢等全生命周期的諸多環節[4],因此為了買好、用好、管理好這些貴重儀器,有些關鍵流程和環節仍需進一步梳理和探討。本文僅以貴重儀器設備購置管理中的論證、招標和驗收3個環節為例,對儀器設備購置中發生的主要過程和存在的問題做一分析,以期與兄弟院校交流,共同提高。

1　可行性論證

貴重儀器設備購置可行性論證是貴重儀器設備申購管理的源頭,是避免重復購置、提高投資效率的前提,是提高設備利用率和共享力度的關鍵[5-6],同時也為后續的招標采購打下堅實的基礎。

1.1可行性論證的內容

關于貴重儀器設備可行性論證的形式和流程,一些高校做了很多有益的探索,如分級論證、在線論證等[7-9],盡管形式不一,但都涵蓋了以下4項內容,這些內容緊密相連,任何一項都不可忽視。

(1) 申購理由。教學和科研需要,預計工作量和使用效益分析,避免重負購置以及設備共享方案；學科建設和專業建設的意義以及應用領域和應用前景等。

(2) 選型分析。儀器設備的主要技術指標,在教學和科研中的具體應用；國內外同類產品及生產廠家的對比和性價比的合理分析,校內外同類設備調研情況,各用戶對該設備使用評價等。

(3) 環境條件。設備安裝環境和設施條件的準備,包括場地、水、氣、電等配套設備和輔助條件,以及相對應的環境和安全因素。

(4) 內部條件。經費落實情況和預算依據,該儀器的經費是否劃歸和落實到位,包括配套、輔助、耗材等費用；現有技術力量和購置設備后使用和維護人員培訓計劃,后期管理維護成本和人力成本等。

1.2論證中存在的問題及相應措施

論證不是簡單的討論是否有必要購買某設備,而是需要用戶部門和專家廣泛討論,專家組更要以“檢察官”和“裁判員”的角度審視,對擬申購的設備從功能性、實用性、先進性、可擴展性等方面給出針對性意見。論證中明顯存在的問題如下:

論證專家是該環節的主要技術力量,論證是否充分、合理,有賴于專家的專業水平和工作態度,因此論證專家的選取及管理工作至關重要。然而，目前存在專家庫人數不多、專業范圍不廣、專業水平參差不齊等問題；論證專家也往往由用戶部門指定,這樣使得論證流于形式,達不到論證的目的。其次,用戶部門提交的論證書不慎重、不真實,夸大欲購儀器的用途、使用效益以及共享力度等[10],而主管部門也存在把關不嚴、對論證報告的真實可靠性失察等現象,這樣就造成了貴重儀器設備重復購置、利用效率低,在各學院、各專業間共享力度不夠,降低了資金的投資效益。

針對以上問題,我校從制度約束和信息化技術兩個角度入手，要求申購部門對論證報告的可靠性負責,專家組對論證意見負責,對在論證中弄虛作假、盲目申購的部門取消維修基金補貼等相關措施。要求申購部門要切實以教學科研需求為出發點,緊密結合實驗室建設發展規劃,要深入市場調研,充分了解儀器設備的性能規格、技術指標以及市場行情,綜合考量提出分析報告,從源頭做好對貴重儀器購置的科學評估,杜絕購置的盲目性[11]。另外,建立并完善專家庫制度,對進入專家庫的專家做好把關工作,篩選具備相當技術水平和能力的專家；充分利用專家的知識和資源優勢,借鑒其儀器采購和使用中的經驗,為后續制定招標文件、購置到質優價廉的儀器設備以及儀器設備的使用和功能開發夯實基礎。

我校為了實現貴重儀器設備的信息化管理,于2011年建立了貴重儀器設備共享平臺,在申購論證時,便將同類設備使用率和預約開放作為必備條件。所有同類儀器設備的測試服務機時、測試收費、服務次數、培訓人員數等可以直接從平臺前期的刷卡記錄及測試數據中提取,相對于傳統手工填報,數據真實可靠,任何用戶都可以直觀看到全校同類儀器設備的開放度和使用率,防止申購部門片面夸大。另外擬建立的專家庫系統,可實現根據儀器設備特點和專家特長在線隨機抽取專家。

2　招標采購實施

在招標采購過程中,通過供設備應商之間的公平競爭,能使高校獲得質優價廉的儀器和良好的售后服務。我校在近3年中,通過招標采購方式采購了200余臺貴重儀器,資金節約率約7%。

2.1招標中存在的問題

高校儀器設備招標中存在的問題主要源于申購部門對招標知識、招標技巧的欠缺和招標職能部門無力對龐雜儀器的技術要求把關,具體表現在以下2個方面：

(1) 一些教師用戶出于使用習慣或偏好,簡單拷貝一家或幾家儀器的技術指標,或者直接讓供應商提供技術指標,預算價格也以某供應商的報價進行,結果其寫出的指標往往帶有明顯的傾向性,這對其他供應商看來是變相指定品牌；其后果是一些潛在供應商直接放棄投標從而引不起有效競爭,一些供應商甚至會向招標部門或紀檢部門提出質疑[12-13]。

(2) 標書中星號條款設置不合理。星號條款是實質性要求,任何違反或達不到要求均可能導致投標被否決。星號條款設置過多,會導致投標人少,引不起有效競爭；設置過少,又形同虛設,投標人良莠不齊,增加后續評標的成本。 評標量化因素和權重分配不合理,使得單個因素(如價格)成為控標唯一因素。

招標工作的核心是知己知彼、有的放矢,充分了解各品牌間儀器設備性能特點和差異,結合自身教學、科研工作的需求來制定招標文件。因此用戶部門在招標前期應要做好充分的市場及供應商的調研，并要求各方積極參與。上述招標中存在的問題實質上也反映出采購論證工作不扎實,這2個環節環環相扣,論證做不好,就給招標工作帶來麻煩。實踐證明,經專家充分論證的儀器設備,招標的效率都很高,在教學和科研中都能充分利用[14]；而一些流標、招標失敗或招標效率低下的項目也反映出前期論證的匱乏無力。

2.2做好招標工作的對策

面對招投采購這樣一項政策性強、涉及面廣、多因素交織的復雜工作,用戶部門和招標部門應通力合作,優勢互補,形成合力。招標部門作為教學、科研服務的窗口,應與教師反復溝通協調,耐心、詳細地介紹整個招標的流程和程序、時間節點的安排、重點及關鍵之處的把握。掌握用戶的要求意圖,協助用戶制定合理的技術和商務條款；科學選擇評標方法,強調招標不是最低價就能中標,而是符合技術指標要求的、通過評標的最低評標價或通過打分取得最高分的才能中標,消除部分教師對招標采購存在惡意競爭的疑慮,確保能夠有多家公司參與競標,在滿足技術指標要求的同時,盡可能用最少的經費購置優質的儀器設備。

除此之外,還要加強完善并管理好專家庫,要求進入專家庫的專家具有豐富的業務知識和實踐經驗,同時要求熟悉招投標的相關知識和法律法規。職能部門也應對進入評審專家庫的專家做好把關工作,并對評標專家在評標活動中的工作進行規范。同時,加強廉政建設,梳理招標過程中的風險點,制定相應防控措施,使招標在陽光下進行,充分體現招標工作的優越性。

3　驗收工作

驗收環節是整條采購鏈上不可缺少的環節,尤其是進口設備,事關保修、退換和索賠事宜,更涉及學校利益和名譽等問題,因此該環節非常重要。驗收一般分2步:一是實物驗收,即儀器設備到貨后,由買賣雙方根據合同共同開箱驗貨,清點檢驗貨物的包裝、型號、規格、數量是否與合同相符；二是技術驗收,賣方負責派工程師到用戶現場進行安裝調試和培訓,學校組織專家進行質量和技術層面的驗收。

3.1驗收工作中的主要問題

驗收中的主要問題有：

(1) 驗收人員思想上不重視、責任心不強,認為驗收不過是走過場,致使一些儀器設備未正常運轉就付清全款,給管理工作造成很大的被動。

(2) 儀器設備驗收依據缺失。合同和技術協議是儀器設備驗收的主要依據,因此合同和技術協議中關乎驗收的項目必須詳細、明確,否則驗收就失去了依據。

(3) 與論證專家存在的問題類似,驗收專家庫和驗收制度都不盡如人意,沒有嚴格的驗收程序和監管機制。

3.2采取的對策

根據以上問題,可采取以下2項對策：

(1) 健全驗收組織機構和驗收制度。學校應建立驗收工作小組,由相關職能部門組成,實行分級責任制,通力負責組織儀器設備的驗收和監督工作。同時擴大專家數量,并隨機抽取驗收專家,降低驗收出場頻率。

(2) 選擇科學有效的驗收方式和方法。針對不同類型、不同性能的儀器設備有針對性地采取相應的驗收方式和方法,切忌一刀切，譬如有些儀器設備要有階段性驗收,有些儀器設備要第三方驗收,有些儀器設備要采取保證金制度,有些還需要技術安全驗收等。

4　結語

高校儀器設備管理不僅需要科學合理的政策制度,更要有現代化技術手段保障政策制度的落地執行。從以上分析也可以看出,整個采購流程是環環相扣的,從論證、招標到驗收都需要相關專家的參與。在貴重儀器設備的采購方面,我校進行了有益的實踐,今后將需要繼續加強對儀器設備生命周期中各節點的研究和探索,總結經驗,找出規律,提升采購效益,不斷提高管理水平,更好地為教學和科研服務。

References)

[1] 王明泉,彭利軍,李莉.提高高校大型儀器使用效益的實踐與探索[J].實驗技術與管理,2015,32(4):1-3.

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[3] 魏朝俊,閆樹剛,唐劍.高校大型精密儀器設備使用效益的評價分析[J].中國現代教育裝備,2011(5):12-14.

[4] 凌輝,黃凱,劉雪蕾,等.強化流程管理 提高儀器設備全生命周期管理水平 [J].實驗室研究與探索,2014,33(9):291-295.

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[6] 張勇.教學科研儀器設備論證與驗收工作研究 [J].實驗室科學,2007,10(3):168-170.

[7] 徐新泉.如何做好高校實驗室精密儀器申購論證工作[J].寧德師專學報:自然科學版,2010,22(1):29-31.

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[13] 陳津,孫世媛.高校儀器設備采購招標制度與廉政建設[J].實驗室科學,2007,10(3):164-167.

[14] 唐毅敏.高校設備采購管理的研究與探索[J].科技信息,2013(25):290-291.

Exploration on purchasing of valuable instruments and equipment in colleges and universities

Hua Yongsheng, Xu Chunsheng

(Office of Laboratory and Equipment Administration,Shanghai University,Shanghai 200444,China)

As China continues to increase the investment in education,the purchase of valuable instruments and equipment in colleges and universities is increasing as well. Therefore,it is necessary to improve the purchasing management. Taking the valuable instruments and equipment purchasing,bidding,checking and acceptance as an example,the problems in the purchasing process of valuable instruments are analyzed,and the countermeasures are proposed. The purpose is to sum up the experience,discover the laws,and seek new ideas to explore how to improve the efficiency of equipment purchasing in order to better serve the teaching and scientific research.

valuable instruments and equipment; equipment purchasing; bidding， checking and acceptance

10.16791/j.cnki.sjg.2016.10.067

資產管理

2016-05-19

花永盛(1982―),男,山東臨沂,碩士,助理研究員,主要從事高校招標工作.E-mail：hys@shu.edu.cn

G482.0

A

1002-4956(2016)10-0267-03