企業文書檔案工作面臨的挑戰及對策分析

金錚

摘 要：近年來，隨著當今社會形勢和市場經濟的快速發展，各個企業也在積極適應新時代的發展，而在企業中文書檔案工作也逐漸受到管理人員的重視。在這樣的大形勢下，企業檔案文書工作不僅有著新的機遇，但也同時面臨著一定的挑戰。因而本文主要圍繞當前企業文書檔案面臨的進行分析研究，從而提出相應的解決對策，以期能夠為各類企業的檔案文書工作提供一定的借鑒及參考。

關鍵詞：文書檔案；企業；挑戰；對策

文書檔案是各個企業、單位及機構各種工作的真實記錄，是推進各項事業持續發展的根本依據，其既能夠對企業即將開展的工作提供一定的指導，又能夠為歷史考證提供真實可靠的依據。因而文書檔案工作開展的好壞，也在相當程度上影響著企業的發展。特別是隨著社會主義市場經濟的迅猛發展，市場競爭日益激烈，而企業作為競爭的主體，其所面臨的挑戰更是前所未有。文書檔案工作是企業信息工作的載體，面對當今這樣一個知識經濟時代，其更應作出創新性的改變，以此來推動企業的發展，

一、企業文書檔案工作面臨的挑戰

企業文書檔案工作面臨的挑戰不僅包括其在應對經濟時代的變革時所面臨的科技創新等方面的挑戰，也包括其在現階段的工作中存在的問題。

（一）現階段企業文書檔案工作中存在的問題

1.文書工作與檔案工作的區分不夠明確，同時其銜接也存在著脫節現象。文書檔案一般情況下都會一起出現，因而人們對于文書工作于檔案工作的區分不夠明確，甚至有人將二者視為相同的概念，因此在做工作時不夠明確這兩項工作具體的內容，從而混淆了各自的責任，使得文書檔案工作不能夠順利進行。同時在實際的工作中我們也可以看到，文書工作人員對于檔案保存的意識不夠強烈，而檔案工作人員對文書工作的內容頁不夠清晰，這就使得二者在進行對接時不能夠順利開展，有時更是存在著脫節現象，這就大大影響了企業各個部門各項工作的開展，降低了工作效率。

2.文書檔案工作人員的專業素質不高。就當前的情況來看，雖然大部分的企業都設置了相應的檔案管理部門，但是大多數工作人員缺少相應的專業知識，同時也缺少先關的崗前培訓，因而其對于文書檔案工作并不了解。更有甚者，其把文書檔案工作當做閑職來看待，導致其責任意識不強，這在很大程度上影響著文書檔案工作的開展。

3.文書檔案工作缺少相應的制度規范。企業作為市場競爭的主體，其主要以追求經濟效益為主要目標，因而在大多數企業當中，文書檔案部門的地位遠遠不及市場部及銷售部等部門。因而其也就缺少了相應的制度規范，例如沒有對于檔案分類、檔案編號、檔案排序等方面的嚴格要求及規范，從而使得文書檔案工作十分混亂，因而有些企業就出現了不少卷宗丟失的現象，這使得檔案的安全性大大地降低了。

（二）企業文書檔案工作面臨的新挑戰

傳統的文書檔案工作主要品依靠的是文書檔案工作人員的辛勤付出與勞動，而在新時期，文書檔案工作則要更多地依靠現代科技和知識型人才來實現自身的發展。

1.企業文書檔案工作面臨著高科技的挑戰。隨著知識經濟的不斷發展，許多高科技的手段在現代企業中得到了越來越普遍的應用。如此一來也就產生了許多以高科技為載體的文件，這時傳統的當“紙質”檔案管理就跟不上時代發展的要求，其傳遞的快速性和保密性也收到了高科技的挑戰。

2.企業文書檔案面臨著安全性的挑戰。隨著高科技在文書檔案工作中的應用，其所相對應的安全性也存在著極大的威脅。《中國互聯網白皮書》顯示：據不完全統計，2009年我國被境外操控的計算機高達100萬個；同時被黑客篡改的網站多達4.2萬個；此外被病毒感染的計算機每月高達1800多萬臺，占全球感染電腦的30%。所以，現代的企業文書檔案很有可能遭到黑客的攻擊和破壞，平時我們所用的電腦也有可能被各種各樣的的病毒感染；檔案所使用的各類高科技信載體也可能因為各種物理因素的影響而導致信息的丟失。這些都對文書檔案的安全性造成了多方面的困擾和威脅。

二、應對文書檔案工作挑戰的策略

（一）提高對文書檔案工作的重視程度

首先各個企業要提高文書檔案部門在企業中的地位，如此一來才能扭轉以往人們對于文書檔案的淡漠態度，轉變工作人員的觀念。最為重要的是要使文書檔案相關部門的領導起到一個示范的作用，這樣一來不僅可以加強文書檔案工作的制度建設，同時還可以加強對文書檔案工作人員的監督，變之前的被動提供相關檔案資料為積極主動地參與到文書檔案服務工作中來。

（二）提高文書檔案工作人員的專業化水平

各個企業首先要做的就是多渠道引進具備專業知識和素質的人才，從而為文書檔案工作注入新的動力。而對于目前處于文書檔案崗位的工作人員，則要加強他們的崗前培訓，一方面要加強他們的責任意識，另一方面則要增強他們的專業素養，可以建立定期的知識考查制度，對于未能達到標準和要求的要做出相應的工作調動。同時隨著科學技術的迅速反戰則要要求文書檔案工作人員要充分發揮接收新知識、了解新觀念的積極主動性，從而為企業中的各個部門提供方便快捷的服務。

（三）加強文書檔案工作的保密性

高科技的發展雖然為文書檔案工作帶來了方便，但是其在另一方面也使得文書檔案工作的保密性存在著相應的危險。因而在新時期，我們需加強對文書檔案工作安全性建設。《中國互聯網白皮書》指出，確保互聯網安全及信息安全是信息化發展前提。在企業文書檔案管步入信息化的過程中，企業必須采取相應的保護措施，例如可以建立檔案“備份”制度。同時企業也要逐步建立外部防護系統，從而防止“病毒”和“黑客”的攻擊和破壞。

參考文獻：

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