關于如何建立計算機網絡實現無紙化辦公的探索

賁超宇

摘 要：對于高效管理的現代企業來說，控制成本應該從節約用紙做起，紙張的浪費已經成為辦公過程造成的最大消耗品之一。本文主要結合計算機網絡技術和網絡語言，分析了實現物質化辦公的途徑。

關鍵詞：計算機網絡；無紙化辦公；探索

現代企業的無紙化辦公是社會領域的一次重要變革。依托計算機網絡進行日常辦公業務處理，不僅可以高質量、高效率地大量收集、處理和存儲各類信息資料，把管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，從事創造性地管理活勤，而且使決策和計劃更加科學、合理，管理渠道更加暢通，調度更加及時，監控更加有效。

一、企業信息化平臺建設的必要性

推廣應用辦公自動化系統，通過網上無紙化辦公，主要實現如下三方面的目標：

（一）提高辦公效率

傳統辦公方式中的信息傳遞，主要依靠機要交換、郵寄、傳真等方式進行，準確性和時效性差。以我國某單位為例，每年要向各地下屬單位制發一千多件公文、簡報、資料；同時接收各地上報的數以千計的文件、資料和政務信息。這些工作過去主要依靠手工辦理、郵局傳遞。應用辦公自動化系統，公文辦理和傳遞完全在網上進行，不但省卻了辦文和文件收發人員的往返勞頓，各地單位還可在文件簽發當日從網上收到上級單位的文件，使辦公效率大大提高。

（二）規范辦公行為

傳統的紙介質公文流轉，較突出的問題是對公文流轉過程、批辦結果難以實施有效監控和跟蹤，從而延誤文件的辦理。一些單位和人員不按公文處理規則辦文，經常發生未經辦公室核稿、有關單位會簽就直送領導簽批，還有文件橫傳、多頭請示等不規范行為。辦公自動化系統由計算機系統對用戶權限和工作流程進行控制，全程跟蹤文件流程過程，可避免不規范辦公行為，提高管理水平。

（三）實現信息共享

傳統辦公方式產生的信息，主要是以紙介質存儲，信息的共享程度低，查詢不方便，從而影響了對信息的開發利用。應用辦公自動化系統，辦公過程在網上進行，辦公所產生的信息直接存儲在數據庫中，便利查詢，有利于實現大范圍的信息共享。大力推進辦公自動化建設，是適應信息化大趨勢[1]。

二、實現無紙化辦公的必要條件

（一）網絡化辦公的技術

實現無紙化辦公必須有良好的技術支撐，考慮到網絡化的授權和開放這兩個特點，首選技術應該是互聯網技術及標準，在此基礎上采用相關技術。

實現無紙化辦公離不開工作流技術，目前比較流行的是以郵件系統為基礎的工作流技術，或叫群件技術。現在隨著Web技術的發展，基于Internet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統做消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便，并且易于和網上其他業務系統結合。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的，因此基于Web的工作流軟件將在未來的無紙化辦公領域占主導地位。

（二）無紙化辦公建設思路

1.在設計方法方面

考慮到我國網絡辦公自動化的現狀，采用生命周期法和快速原型法相結合。在已有產品的基礎上，以快速原型法為主。在實施方面遵循統一規范和分布實施的原則。

2.在設計思想方面

從傳統的面向業務的設計轉向面向用戶的設計，即將設計的著眼點放在用戶對象身上，設計視角范圍是整個內部網，在此基礎之上進行相關業務設計，并將面向對象的思想引入到系統設計中去。

3.在實現方法方面

從傳統的結構化設計轉向采用復雜適用系統（CAS）理論進行實現，即從一般的業務需求中抽象出關鍵的復雜適應系統。該系統能夠適應環境變化，系統使用越久，積累的有價值的東西就越多[2]。

三、無紙化辦公建設的舉措

（一）開發工具與技術

現在開發OA的技術主要集中分為三大類：基于c/s結構的應用程序開發，結合c/s結構和Web技術的復合應用程序，基于B/S結構的動態網頁技術。

1. c/s結構系統

c/s結構系統是傳統開發模式，一般以數據庫和客戶端的兩層結構實現，也有加人中間件的三層或多層結構。在OA早期是標準的系統模式，但隨著計算機技術的發展和網絡的發展，它已經無法滿足現在的遠程網絡辦公和移動辦公，逐漸在被取代。

2. C/S+Web技術

為了補充C/S結構的不足，在C/S基礎上加入Web技術來實現對遠程數據的獲取，但擁有一定局限性，如數據及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決。

3. B/S結構系統

B/S結構系統是現代辦公自動化系統的首選技術，它沿用動態網頁技術，加入OA的開發理念，完全適應網絡辦公和移動辦公的需求。對于B/S結構的開發，具體技術又有多種選擇：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NET Framework。對于這幾門技術，可以說又各有其特點：

（1）JSP技術：具有良好的跨平臺性，加上J2EE功能十分強大，但是J2EE的布置使開發成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面。

（2）PHP技術：是早期動態網頁技術中的強手，但隨著JSP技術與ASP技術的不斷更新，使得PHP技術比較落后。

（3）ASP技術：類似于PHP技術，開發簡便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡易快速的開發技術。

（4）ASP.net：可以說是ASP技術的替代技術，也是ASP的一大進步，在Microsoft.NETFramework的強大支持下，可以使用C++，VB，Javascript三種語言來編寫代碼，采用預先編譯技術，使得代碼安全性加強。

針對中小型OA用戶，可以采用ASP.net技術，原因在于該技術易于服務器的維護，成本相對較低，開發周期較短。

針對政府部門OA用戶，可以采用JSP或ASP.net技術，原因在于政府部門服務器很多已經為Linux系統，在該平臺下采用JSP技術較成熟；如果是Windows用戶，則可采用ASP.net技術。

（二）系統結構的構建

1.系統客戶端

網絡OA客戶端只是簡單的數據操作界面，不安裝任何數據庫訪問客戶端，不包含任何業務邏輯對象，但可以呈現為多種形式，例如：基于Web瀏覽器的客戶端、Windows用戶界面的客戶端，以PDA和手機等為硬件媒介的客戶端等。客戶端接收和傳遞的數據是經過XML。格式化的自定義格式的數據，為數據的安全和保密性提供了合理的封裝。目前只是謝覽器形式的客戶端開發，同時可以開發各種形式的客戶端應用于各種客戶端需求，為不同形式的客戶開拓不同的訪問途徑。

2.系統中間件服務

網絡OA系統中間件服務可以使用XML Web Service封裝所有的業務邏輯對象，它是基于三層結構的分布式應用系統。通過對辦公業務邏輯的封裝使客戶端的運行速度、運行效率得到有力的保障。同樣，客戶端的升級更新維護也變得簡單易行。當辦公應用需要改變時，只改變封裝的業務邏輯對象便使整個系統輕而易舉地改變。使用XML Web Service封裝業務邏輯對象為整個系統的拓展以及與其他系統的集成提供一個強大的解決方案，因為XML Web Service在不同的應用系統之間，乃至是基于不同操作系統的應用系統之間可以互相包含、調用。

3.數據庫

網絡OA系統的數據庫平臺可以基于MS-SQL Server。主要考慮到微軟各系統之間的性能優化等因素。系統數據庫可以輕易移植到任何基于OLE DB設計的數據庫平臺，因為系統中的數據庫通信部分是面向接口的設計。可以與任何OLE DB數據庫連結使用。

圖1 無紙化辦公系統結構的構建

四、結語

傳統的無紙化辦公系統是針對某個行業甚至某個企業而開發的，故有諸多的限制和代碼固化，不利于靈活的OA定制和客戶化，而且很多OA系統都具有相同的功能，只是表現手法和操作流程有所不同。現代的網絡辦公模塊可以是統一的，在底層通用型OA平臺上稍加修改，就可以成為一套具有很強針對性的網絡OA系統。這樣，既方便該系統的二次開發，也方便于針對不同性質部門單位的網絡OA系統的定制，使網絡OA既具有通用性，又具有可擴展性。

參考文獻：

[1]黃仲開.無紙化辦公平臺的構建與應用[J].科技資訊，2014（03）.

[2]張鵬，劉建軍.談談無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰[J].今日科苑，2013（04）.

[3]徐穎.淺談無紙化辦公系統[J].科技信息（科學教研），2014（21）.