現代辦公自動化系統在行政辦公的運用

蘇小妹

摘 要：通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

關鍵詞：辦公；自動化；行政

一、現代辦公自動化系統的主要特點

現代辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段。現代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。具有辦公信息采集、加工、傳輸和存儲等功能，對文字、數據、語音、圖形、圖像等信息能進行綜合處理。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

二、現代辦公自動化系統的應用范圍

辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。

辦公自動化在企業事行政管理中的應用包括以下內容：

（一）公文檔案管理

公文檔案管理OA解決方案系統實現了收文管理和發文管理的自動化，功能包括我的收文、發文擬稿、發文草稿、發文查閱、發文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用。可靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。

（二）公共信息管理

公共信息包括組織機構、機關最新動態、規章制度、政策法規、辦公辦事指南、工程建設、信息發布等功能，內部用戶可通過本系統平臺，查詢政府內部相關資料，以及相關動態信息。

（三）論壇管理

論壇為內部的工作人員提供非正式的溝通交流平臺。用戶可通過論壇管理將更好的利用現代化網絡資源，實現討論發布、信息交流、信息共享，達成共識等功能。

（四）會議管理

協同辦公平臺通過會議管理模塊可實現對視頻、非視頻會議相關的各種資源的管理。

（五）任務管理

任務管理包括自己給自己安排的任務和領導安排給我的任務，任務管理子系統的目的在于規范工作的目標，領導對任務能進行實時管控。

（六）知識管理

知識管理解決方案可以實現如下功能：文件及目錄操作、資料共享發布、文件檢索、日志管理、文件回收站等。

（七）郵件管理

個人在日常工作中有可能會給外部的人員發送電子郵件或者接收外部人員發給我的電子郵件，郵件管理子系統提供基于Web的Email發送、閱讀和存儲、查找功能，并支持郵件轉協同。

（八）人事管理

主要包括組織機構管理和部門管理，內部人員的調動、請假、出差、離職等人事相關流程，考核和合同管理。

（九）車輛管理

辦公室及下屬單位擁有一定數量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本系統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業車輛管理更加科學、更加規范。

（十）物品管理

物品管理主要對各單位內部的辦公用品進行采購、領用管理，對分支機構及部門內部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門內部領用的數量進行統計。

（十一）設備管理

設備管理的主要作用是完成單位設備日常業務的核算和管理，按部門和單位實現對設備資產的基本信息錄入、查詢、采購、領用、調撥轉移、維修折舊等管理。

（十二）督辦管理

每一個任務（包括公文處理、個人任務、部門任務等）一般都有一個標準的辦理時間，甚至是細化到每一個流程中處理節點的辦理時間。因此協同辦公系統針對每一個任務流程的每一個處理節點設置了標準辦理時間，如果超過這個時間，可以通過催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理。

（十三）移動OA辦公管理

移動辦公是一套將移動通信元素與協同辦公系統有機的結合在一起，集日常辦公、信息查看、內部通信等多項功能為一體的在線辦公溝通工具；為實現信息溝通和資源共享，盡量節省投資，應對終端手機有較高的兼容性，不同平臺及智能程度的手機終端能實現相同的功能。

通過辦公室自動化系統，辦公室工作人員能1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；2、能收集、生成報表統計、賬目計算、日常事務管理的數據信息處理； 3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；4、能在網上下載資料、發布信息、傳遞文件，運用電子信箱進行網絡通信等處理。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。

三、辦公自動化的意義

（一）辦公自動化系統是行政辦公室不可或缺的工具。在信息時代，辦公自動化系統已經取代了工業社會的筆墨紙張，使辦公室各項工作的效率更高，質量更優。

（二）辦公自動化系統有效降低了辦公室的工作成本。行政辦公室的工作成本可以定義在各項工作過程中，投入的人力，財力和物力。

（三）辦公自動化系統提高了辦公室的工作效率。在經濟和信息全球化加快發展的形勢下，工作績效已經成為市場競爭中的一個極其重要的競爭因素。

隨著社會的不斷發展，科技的不斷進步。辦公自動化系統顯示出越來越重要的意義，如何運用好辦公自動經系統，提高我們辦公室工作的效率也成為我們辦公室工作人員的工作重點。