辦公自動化在辦公室管理中的應用探究

郭毅

摘 要：進入信息化社會以后，在各個企業的辦公室管理中，計算機的應用和普及越來越普遍，現代化的辦公和計算機的結合也越來越受到人們的歡迎。辦公自動化是新技術革命中的一個技術應用領域，在辦公室管理中發揮著不可忽視的作用。本文對辦公自動化在辦公室管理中的應用進行了分析，以期能夠對日后的辦公室管理提供幫助和經驗。

關鍵詞：辦公自動化；辦公室管理；應用

一、辦公自動化在辦公室中的概念

將現代化的辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，稱為辦公自動化。在現代的辦公室工作中，辦公室的作用一方面是領導作出決策的場所，但是除了領導機關在此做出決策，發布指示以及進行文檔上的來往之外，另一方面，辦公室更深層更實際的工作是信息的收集、存儲、檢索、處理和分析，然后做出決定，將決定作為信息傳達給下級部門或者合作單位，或者是業務關聯單位。在辦公自動化中，人和機器缺一不可。在企事業單位的日常工作中，是一定會運用到辦公自動化的，辦公自動化在這些單位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同時，辦公自動化也是可以不斷進行調整和根據自身實際需要進行定制的。一方面，在辦公室內，辦公自動化可以實現人機互相連接，操作信息采集、查詢和統計等方面的工作，便于領導進行管理和做出決策。另一方面，企事業單位在與外界進行溝通的時候，運用辦公自動化將事半功倍，員工可以通過辦公自動化，通過網絡獲得需要的資料和信息，也可以與外界進行互動，甚至能夠實現遠程辦公。辦公自動化的運用，提高了辦公室工作的辦公效率和行政管理的有效性，應用辦公自動化將更有利于進行辦公室管理工作。

二、辦公自動化在辦公室管理中的發展

在辦公室管理的應用中，辦公自動化的發展經歷了好幾個階段。第一個階段是起步階段，人們在日常辦公中，運用的是電子信息技術，辦公自動化知識用于資料的整理和管理，但是卻缺乏溝通、協同和互動等綜合處理，因此，這個時候還沒有達到真正意義上的辦公自動化。到了第二個應用階段，內部網路、互聯網、局域網等網路進入到辦公室管理工作中，將網路引入辦公自動化中，徹底避免了以往辦公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人們的工作，提高了工作效率，并且達到了規范管理和組織模式的目的。在辦公自動化的發展階段中，各種應用軟件的發展逐步成熟，從以前的行政辦公信息服務，現逐步將使用功能發展到組織內部管理活動的各個環節中。此外，在與外界進行溝通中，隨著外界環境的不斷變化，辦公軟件的功能也隨之越來越能夠滿足客戶各方面的需求，辦公自動化不斷擴大和提高自身軟件的應用范圍和應用技術，為辦公室管理工作提供越來越多的便利，使得辦公自動化在辦公室管理中應用更加廣泛。雖然實現數字化辦公還需要一定的時間，但是在現代化的辦公室管理中，數字化辦公是發展的必然趨勢。

三、辦公自動化在辦公室管理中應用的實現條件

在實現辦公自動化的過程中，除了需要人、機兩大條件，還需要一些其他的必備條件才能在辦公室中運用辦公自動化。第一，通信平臺。通信平臺作為內部的郵件系統，通過網站和信息共享軟件等為信息和通信的實現提供了便捷、安全和暢通。第二，信息發布平臺。人們在辦公中如需對電子公告或者電子文件等類似文檔進行發布，可以借助信息發布的平臺進行發布，從而使其在單位內部得到傳播，使得各個職工能夠對單位的工作動態進行及時了解。第三，工作流程自動化。工作流程自動化可以將類似公文處理、收發文件、審批和報告請示等普遍的工作進行實時的監控和跟蹤，從而使得各個崗位和部門之間達到協同工作，對規范辦公制度提高辦公效率非常有效。第四，文檔管理自動化。在手工辦公的時代，文檔的管理和檢索是一個比較耗時耗力的工作，難度也相對較大，特別是日積月累的文檔尤其不容易找到也容易丟失，自從辦公自動化出現后，人們可以使用文檔管理自動化，通過word、excel等形式對文件進行保管和分類，便于保存和儲存。

四、辦公自動化在企業辦公室管理中的應用

在企業辦公室中，實現辦公自動化可以實現辦公高效率、低成本，在節省大量人力和實踐的同時，最大限度地發揮儲存信息的作用，提高了整個辦公室的工作效率和工作質量，能夠使各個部門和各個員工都達到信息共享、教學資源共享。雖然目前企業在運用辦公自動化的過程中，出現了一些問題，比如一些部門的辦公室中的辦公自動化意識還不夠強，人員的素質參差不齊，造成資源浪費，還有一些應用軟件不是很完善，不能完全符合辦公應用的需求等等，我們仍然要堅持不懈地在現代化的企業辦公室中推行辦公自動化，面對上述問題我們需要提出解決措施應對。首先，企業要樹立“以人為本”的現代化管理理念，企業辦公室管理人員是企業辦公管理工作的主要依靠力量，加強人才在辦公自動化上的培養，不僅能夠加強辦公室管理工作，同時也是提高辦公效率和質量的關鍵。

企業要為辦公室管理人員提供機會，創造條件，不斷鼓勵和支持他們參加各種培訓和自學，提高管理水平和業務水平。其次，企業的領導需要加強對辦公自動化的重視程度，企業的辦公室管理要充分利用計算機技術和網絡技術等現代化技術對企業的管理、研發和生活服務有關的信息資源進行全面的數字化管理，實現辦公室管理的自動化。此外，對于各種設備和軟件要做到及時更新換代。在運用辦公自動化的同時，需要加強企業辦公自動化系統的檢查和監督，確保系統能夠在一個安全、穩定、高效的環境下運行。辦公室管理工作是一項復雜而瑣碎的工作，需要辦公人員具備相關的專業能力，包括科學地進行辦公室統計工作和有效地對各類資料進行歸類存檔等。此外，辦公室管理人員還需要具備良好的協調和處理能力面對復雜多變的人際關系。通過辦公自動化的應用，不僅給企業員工帶來了工作上的便利，提高了他們的工作效率，同時更能夠借助其構建起來的網路，減少和化解分歧，實現辦公室管理中更加便捷的交流溝通和協作。這是在辦公室管理中應用辦公自動化的體現。

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