綜合檔案館館藏資源建設的現狀及對策——以西安地區檔案館為例

文/張茜吳思婷惠曉雪楊君寧

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綜合檔案館館藏資源建設的現狀及對策——以西安地區檔案館為例

文/張茜吳思婷惠曉雪楊君寧

本文以西安市為例，運用問卷調查、深度訪談等方法，針對西安市內的省級、市級、區級等不同級別的檔案館，對各綜合檔案館的應收范圍、實收范圍、收集過程、館藏比例等做了具體調查。指出綜合檔案館存在沒有做到應收盡收、館藏比例失衡等問題,并從館藏理念、制度條例、激勵機制、人員素質方面提出了對策。

檔案是承載與傳遞社會記憶的工具，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發現過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現在和聯系未來的橋梁，參與社會記憶建構是綜合檔案館的基本職能。檔案館館藏資源是檔案資源利用的前提，是實現綜合檔案館服務職能的基礎。近年來，在國家的宣傳與支持下，社會的檔案意識逐步提高，尤其是關于檔案館館藏資源建設的一系列相關理念產生，如“大檔案”、“文檔一體化”、“電子文件”等。在這些理念的指導下，綜合檔案館的檔案收集工作有了很大的改進。但理念認識的偏差以及實踐中條件的限制，使得檔案館在館藏資源建設過程中依舊出現了很多問題。

檔案館館藏資源建設是具有一定組織性，流程、時間、內容較為固定的管理活動，主要是在國家檔案法律法規的支持下，由各級各類型的檔案館在其職能范圍之內開展的檔案資源收集、鑒定、保管的活動。第二年的上半年為歸檔時間，檔案館的接收時間一般都為10年或20年，涉及文書檔案、婚姻檔案、民生檔案、審計檔案等各類檔案。為了更深刻、更客觀地了解各級綜合檔案館館藏資源建設的現狀，我們對檔案館的應收范圍、實收范圍、收集過程、館藏比例等做了具體調查。

我們對陜西省檔案館、西安市檔案館、西安市碑林區檔案館、西安市蓮湖區檔案館等檔案館進行了調查訪問。調查對象主要是各檔案館的館長及館員，就館藏資源建設方面的問題作了采訪，在采訪館員的同時向館員發放調查問卷。調查訪問結束后依然和館員保持聯系，追蹤信息動態以保證數據的準確性。

從調查中發現綜合檔案館在進行館藏資源建設時主要存在以下問題：綜合檔案館在館藏資源建設方面沒有做到應收盡收、未接收電子檔案、數字化檔案所占比重低、特色檔案不足等。以下是對這些問題的具體分析:

1、綜合檔案館在檔案收集方面沒有做到應收盡收

各綜合檔案館應根據1983年4月26日《檔案館工作通則》進行檔案收集，但在實際操作中大多數綜合檔案館并沒有將《通則》中列出的機關單位檔案收集完整。據調查數據，西安市碑林區檔案館現接收檔案單位69個，共145個全宗，部分企業的會計檔案有缺失。西安市蓮湖區檔案館現接收檔案單位60多個（機構單位正在變化中），全宗102個，公檢法部門的文書檔案，應該接收進館，但實際卻未被接收，因業務上屬于垂直管理，造成區上不便直接接收。西安市檔案館市級政府單位79個，全宗501個，民生檔案未接受完整、部分倒閉國企的人事檔案缺失。陜西省檔案館現接收檔案單位近140個，全宗492個，調查過程中工作人員明確回答應收單位尚未收全，在收集公檢法檔案、專業檔案時阻力很大。據調查，原因如下：

（1）機關單位變化使接收全宗范圍難以劃分

應移交單位機關的變動使全宗發生了變化，但檔案工作者對保留機關、撤銷機關、臨時機關的變動劃分不明確，單位權限擴大或者縮小、名稱變化造成了檔案館在認定全宗時的困難，哪些是基本職能的變化，哪些不是，檔案館在判別時會產生困惑，以致一些新成立的單位所形成的檔案沒有被納入接收全宗的范圍。另外，檔案館一般只接收一級單位所形成的檔案，對于二級單位，一般是選擇性地接收，而具體接收哪些單位的檔案，各個檔案館是不統一的。據調查，陜西省檔案館目前對二級單位的全宗劃分仍在探討之中。沒有明確劃定接收全宗范圍會導致在實際操作中規則模糊，造成應收檔案缺失。

（2）檔案部門沒有實際權力

檔案部門“人微言輕”，對于應移交檔案的單位不能形成實質性的“威懾力”，移交檔案的要求被其他單位一再忽略。檔案工作者經常上門討要檔案，還是不能應收盡收。人情大于法是中國社會長期存在的普遍現象，檔案館在收集檔案的過程中本應該嚴格按照《檔案法》的規定做事，但在實際執行過程中，單位之間多為熟人，私下交情匪淺，受困于此，檔案工作者認為通報會將關系弄僵，所以選擇“睜只眼、閉只眼”，結果就是檔案不能及時進館，造成后續資源建設的一系列麻煩。以西安市檔案館為例，部分民生檔案難以收集完整。這是因為這些單位在移交檔案時已經形成了一定的習慣，檔案館在接收民生檔案的時候與原單位的利益存在沖突，原單位對于這些檔案也有需求，放在原單位查證比較方便，原單位不愿向檔案館移交，所以這部分檔案未能收集齊全。

（3）公檢法檔案、專業檔案缺失

按《檔案法》及相關規定，這部分檔案應該向檔案館移交，但調查中得知，為保密和便于利用，公檢法部門和國家上級單位私下形成協議并未向檔案館移交。此外，部分專業檔案，最初為方便利用而保存在原形成單位，長年積壓，檔案越放越多，如今檔案館接收不過來，對這部分檔案的接收處于停滯狀態。

（4）資金缺乏、檔案庫房面積不足阻礙檔案館接收檔案

西安市蓮湖區檔案館就因檔案庫房嚴重飽和，應接收的檔案未能及時接收進館，其他民生檔案也不能擴大接收。

2、綜合檔案館中各類檔案所占比例不均衡

（1）文書檔案占據主體地位

從檔案內容看，以黨政機關的文書檔案為主體，其他類型的檔案比重偏小。建國初期，綜合檔案館被當作是國家機關的附屬機關、“內部資料室”，這種傳統的“國家檔案觀”成為檔案館面向社會、親近公眾、貼近生活的一大思想障礙。近年來，政策向民生檔案傾斜，檔案館館藏中民生檔案所占比例在逐年加大，但份額還是偏低。

（2）建設特色檔案困難

特色檔案所占比例較小與群眾需求存在差距。特色檔案反映了本地區文化的變遷，是維系一個地區精神力量的重要紐帶。建國以來，歷次文化運動對特色檔案產生了巨大的破壞，改革開放以來，雖然開始重視這部分檔案，但由于流失嚴重已經難以收集完整。加上博物館、文化館也在進行特色文化資源建設，與檔案館爭奪資源，檔案館資金匱乏，自然在收集中處于劣勢地位。西安市檔案館在特色檔案建設方面做得較好，建立了西安特色檔案全宗群（西安特色檔案體系），包括都城檔案、西安事變、秦腔藝術等。陜西省檔案館主動收集陜北民俗文化檔案，西安市碑林區檔案館舉辦字畫展接受名人字畫等。但盡管如此特色檔案所占比例仍是較低，難以形成文化影響力。

（3）未接收電子檔案

網絡的發展使得電子文件在各政府機構中已經廣泛形成。因此，檔案館應該將原生的電子文件納入接收范圍，但由于技術不成熟無法保證檔案的安全性和保密性，各個檔案館還沒有接收電子檔案。在對陜西省檔案館的調查中發現，雖然國家檔案局以及省上都發了有關電子文件的歸檔與管理辦法及實施細則。但各個單位對電子檔案的認識不到位。

(4)數字化檔案所占比重低

據調查，陜西省檔案館有檔案64萬卷85206件，經歷了六到七年時間也才對清代檔案和部分民國檔案進行了數字化；西安市檔案館館藏32萬卷17.6萬多件、資料2.5萬冊，數字化完成了僅20%；碑林區檔案館館藏91318卷103041件，數字化完成20%；蓮湖區14多萬案卷（件）（永久497卷，長期738卷，短期14多萬卷），數字化完成15%。這些檔案館的數字化檔案占比偏低。原因如下：

檔案數字化多被外包給企業，需要支付大量資金，但是各個檔案館沒有資金的保障。資金給予不連續，工作走走停停。檔案數字化要采用不同的方法處理紙質檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案，這需要專門人員進行操作。

3、實際操作過程中原則模糊

檔案館館藏資源建設跟檔案工作者的職業精神密不可分。有的檔案工作者在工作過程中為圖省事，沒有按規定將應收集進館的檔案都收集完整。有的檔案工作者受到“寧濫勿缺”思想的影響，有文必檔、重復進館，嚴重浪費了館藏空間。檔案工作者對檔案沒有清楚的摸底調查，其實大多數檔案工作者也知道檔案并沒有收集完整，但是當真正接受調查的時候，他們自身也不明白到底是哪一部分有缺失。

完善綜合檔案館館藏資源建設的措施如下：

（1）國家應大力扶持檔案館館藏資源建設事業

國家應給予檔案館資金和政策上的支持。盡管“9號令”、“8號令”及《國家基本專業檔案目錄》等有關檔案收集的法令已頒布，但是缺乏進一步的監督與考核。具體來說，應設立監督部門負責監督檔案館館藏資源方面的法規落實情況，對于不按規定執行的部門予以嚴懲。

（2）各級綜合檔案館要積極發揮能動性

①樹立科學的館藏理念

以《檔案法》為根據明確檔案館的應收范圍。各級綜合檔案館應了解各類檔案的具體收集標準，并按照本館的自身情況制定各類檔案合理的館藏比例。

②制定嚴格的工作制度和條例

根據《檔案法》，做好“9號令”、“8號令”及《國家基本專業檔案目錄》這三個文件的有序銜接。根據自身的館藏狀況，具體分析本館在館藏資源建設方面的優勢和不足，在此基礎上制定自己的檔案接收計劃。

③規范檔案館的檔案接收程序

檔案館應在相關制度的基礎上制定本部門的接收計劃，在該計劃的指導下，到每年三月份左右，向應移交檔案單位發出通知提醒移交檔案。檔案館內部要主動積極協調相關部門的工作業務職能，相互配合共同完成檔案接收工作。保管處要提前做好接收準備，做好摸底調查、安排相關人員和庫房空間，并及時與移交單位進行溝通，共同完成檔案的順利移交接收工作。

④綜合檔案館在館藏資源建設中要積極主動地進行特色檔案的收集

地方特色檔案建設是指各級檔案館根據特定社會需要，圍繞反映區域特色內容的主題進行調查、收集、整理，建立地方特色檔案并有效保護和開發利用的工作。上文在分析特色檔案缺乏的原因時已經指出綜合檔案館在收集特色檔案方面的劣勢，如：勢單力孤、資金不足等。鑒于這種情況，檔案館可以聯合多方力量，比如：和文化部門做好溝通和協調，資源共享，合力建設特色檔案。在進行特色檔案收集時以征集為主，主動走訪收集特色檔案。綜合檔案館在收集特色檔案的過程中會因民眾的不配合受到阻撓，在這種情況下不能半途而廢，應通過多種途徑與民眾進行協調，可以通過購買、代管的方式收集特色檔案。

⑤建立考評機制予以激勵提高工作人員素質

綜合檔案館要將收集工作納入績效考核，抓好收集工作崗位績效考核指標制定。要分級分類，針對檔案資源體系建設指標，指定檔案工作者職責、任務，設計出不同的考核評價指標。只有將工作者的工作成果與自身利益直接掛鉤，才能引起工作者對工作的高度重視。按照誰管理誰負責的原則，將工作任務細化到崗、具體到人，制定具體的工作措施和質量標準、移交進館時限等要求，這樣可以最大程度地避免互相推脫，既可以調動大多數人的積極性，又可以發揮激勵作用。

檔案館館藏資源是發展檔案事業的基礎，館藏建設工作是一項持續的、積累性的工作。綜合檔案館應高度重視這項工作，克服困難、勇于創新，將各類檔案收入館中，努力把檔案館建設成館藏豐富、結構合理的檔案資源寶庫，更好地服務社會。

(本文是西北大學人才培養模式與專業建設項目：檔案學建設的成果之一，項目編號：JX14060)