醫院設備檔案管理的現狀及優化對策分析

文/歐燕青

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醫院設備檔案管理的現狀及優化對策分析

文/歐燕青

隨著近幾年我國科學技術的快速發展，各種先進的技術開始應用于醫院設備中，從而使得醫院設備更加現代化、科技化，進而在最大程度上提高了醫院的整體醫療水平。但是這也給醫院設備檔案管理提出了更高的要求，傳統的管理方式已經遠遠不能滿足現代設備管理的要求，因此，必須加強對醫院設備檔案管理措施的優化，制定出健全的設備檔案管理制度，提高醫院設備檔案管理隊伍的綜合素質，從而使醫院設備檔案管理實現科學化和現代化

經濟的發展讓人們的生活水平穩步提高，醫療改革的不斷推進也是中國發展迅速的體現之一，因此公眾對于醫療條件的質量也有了比之前更高的要求，醫院管理的優化不僅需要提高醫護工作人員的專業水平還需要與時俱進的選用先進新型的醫療器材，醫院的每個科室都有很多醫療設備，如何對這些醫療設備做好合理恰當的管理及維護是每個醫院都必須重視的問題，從采購開始到投入使用起，每個醫療設備都會附帶大量的檔案資料，只有合理地管理這些資料才能更好地使用醫療設備，推進醫院全面現代化發展，本文針對醫療設備檔案管理問題表達一些觀點和建議。

一、加強醫療設備檔案管理的重要性

醫療設備的相關檔案資料需要一套完備且符合本醫院發展特點的機制進行管理，想要形成這樣的機制首先需要投入大量精力進行前期的準備工作，比如詳細了解每個醫療設備的使用情況及維修處理方案并及時記錄在檔案里，以便在設備出現故障時及時修理，延長該設備的使用壽命，此外還需要建立詳細的設備檔案管理系統，組織相關工作人員將設備檔案分門別類，全面掌握醫院所有設備的使用情況，不僅能為購買設備時可能出現的問題或優化采購方案提供重要依據，還能夠降低設備故障的發生率，因此，不斷加強設備檔案管理是推動本醫院醫療改革的重要部分，也是提高醫院綜合能力的必要手段之一。

二、醫院設備檔案管理的現狀

隨著醫療改革進程的不斷加速，各醫院在關于醫療設備的檔案資料管理上也開始投入大量精力，較之前的檔案管理相比有了很大的突破，但縱觀整體的檔案管理來看，仍存在醫療工作者對檔案管理意識淡薄，醫院管理者沒有建立完善的管理機制及管理設備老舊等必須重視的問題。

1、檔案意識普遍淡薄

銷售及售后服務的有關人員，內部的接觸主體是醫院里的醫務工作者、科研人員及設備維修人員等等，幾乎醫院里的所有工作者都能被看做是醫療設備檔案的接觸主體，正因如此，在人人都能接觸到檔案資料的現狀下，大多數人就不會重視設備檔案的存在，作為使用者只是簡單的了解設備使用步驟，而作為維修者僅僅了解設備維修方法，這樣的情況再加上相關部門的宣傳力度不夠，檔案資料的重要性不能深入人心，更是讓很多人覺得設備檔案與自己無關。

2、醫療設備檔案管理制度不健全

沒有一套完善的醫療設備檔案資料管理機制是醫院不能推進該項工作快速發展的主要問題，每個醫院的運作情況不一樣，所建立的檔案管理機制需要符合自己醫院的實際情況，但是很多醫院卻忽視這一點，管理機制只是一味的借鑒照搬，另外，檔案管理需要醫院的幾個部門協調合作，比如需要職能科室提供采購資料，使用科室提供使用情況以及檔案室保存各設備的相關資料，但是在很多醫院都有三個科室不能協調工作等現象，醫院的高層管理方面也沒有及時調配管理，以至于設備檔案資料不能合理收集并儲存，影響設備的使用。

3、管理設備不能及時更新

做好醫療設備檔案管理工作需要有先進的技術手段作支撐，除了最基本的計算機配備之外，還需要不斷更新的管理軟件，這些軟解能夠最大限度的簡化檔案管理工作，但是由于很多醫院的投資重點在醫療器材及醫療水平上，在醫療設備檔案管理的投入十分有限，檔案管理這一塊得不到資金支持，以至于檔案的管理軟件不能及時更新，一直處于落后狀態，這樣很可能造成檔案資料的丟失或在需要檔案資料時無法及時調出等問題。

三、解決醫院設備檔案管理問題的相關措施

做好醫療設備檔案管理的工作需要從收集資料、分析資料、管理資料、歸類資料及儲存資料這幾個環節入手，每一個環節都十分復雜繁瑣，需要有關工作人員投入大量精力進行分析整理，根據對多家醫院的調查走訪，本文就對上述醫療設備檔案管理的問題從提高醫療人員認知，建立完備管理機制，強化工作人員素質等方面提出一些建議和看法。

1、增強對設備檔案管理的認識

醫院的經營管理，在很大程度上取決于醫院管理者的領導思想和能力，其中，醫療設備檔案的管理是否合理是醫院管理水平的重要體現，檔案資料的管理是醫院采購、更換醫療設備的前提條件，醫院的領導者可根據檔案資料的記錄了解醫療設備的使用情況，以便于為醫院合理引入新設備提供依據，不再采購重復設備，以達到資源利用的最大化，同時，使用醫療設備的工作人員可根據該設備的檔案資料詳細了解使用步驟、注意事項及相關保養工作，這樣能夠進一步延長設備的使用壽命。

2、建立醫療設備檔案管理機制

建立一套符合本醫院發展的醫療設備檔案管理機制是做好該項工作的重中之重，這需要醫院的管理部門規范相關檔案管理部門的工作內容，及時協調職能科與使用科及檔案室之間的關系，必要時可定期對相關工作人員進行培訓并建立賞罰制度，以便于每個部門的職能充分發揮。對關于醫療設備采購安裝時的第一手資料，比如醫療設備購買申請、管理層批準、招標文件、采購合同、設備使用說明書、維修保養說明書等重要資料或使用后的檢測維修，維護時間，維護原因，維護結果等必須記錄的資料，檔案管理部門應妥善記錄分類并儲存。

3、提高管理檔案人員的工作水平

如果只是已經形成了完備的醫療設備檔案管理機制和配備先進的管理軟件是不夠的，只有提高管理檔案人員的工作水平并與上述兩種措施相結合才能推動該項工作的快速發展。醫院管理者需要選拔一批有責任心的隊伍，在每個檔案管理科室設立相關監督小組，監督小組的職能是及時協調各部門的檔案管理工作，協調好設備部與檔案管理室及維修部門的關系，及時讓所有設備檔案資料完整準確的儲存，此外，重點培養作為檔案管理主力的檔案室工作人員，請專業人員對他們進行培訓，定期舉行小型例會，讓工作人員與工作人員之間交流管理心得，促進檔案管理工作的更好發展。

4、加快檔案管理工作的信息化腳步

一臺醫療設備從申請采購到批準購買，再到招標等都由不同的部門負責，與該設備有關的檔案資料也都分散在各個部門里，因此這就加大了檔案管理部門對檔案進行歸總分類的難度。然而，隨著信息化不斷發展的今天，許多檔案管理的軟件開發者看到這種問題的存在，他們研發出了最新的檔案管理軟件，這些軟件不僅將紙質檔案轉變成了電子信息，而且極大的簡化了檔案管理的工作程序，將從前靜態化的檔案管理工作成功轉變為網絡智能化與資源共享化的新型動態管理模式，最大限度的發揮了檔案資料的使用功能。

綜上所述，隨著近幾年我國醫院規模的快速發展，其設備越來越多，進而就對醫院設備檔案管理提出了更高的要求，同時醫院設備檔案在確保設備質量、維修、維護等方面起著非常重要的作用。因此，醫院相關領導必須加強對設備檔案管理的重視程度，及時發現問題、及時采取相應的解決措施，尤其是運行現代科學管理技術跟設備檔案管理結合起來，使醫院設備檔案管理更科學化、現代化和具體化，從而在最大程度上推動醫院的可持續發展，提高醫院的服務水平。

(作者單位：廣西柳州市人民醫院)