虛擬集中辦公環(huán)境系統(tǒng)

王 冬

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虛擬集中辦公環(huán)境系統(tǒng)

王 冬

一、目的

集中辦公一直以來都是大型工程設(shè)計院保證項目進(jìn)度與質(zhì)量水平的有效手段，但受制于成本與條件的限制，實際上很少有項目能夠采用這種辦公方式。隨著信息社會的發(fā)展，現(xiàn)在幾乎每個人都使用微信、微博、QQ這樣的社交軟件與相識的人分享信息，在“朋友圈”里我們可以在第一時間了解到其他人的信息和狀態(tài)，而這些信息與當(dāng)事人幾乎是同步的。鑒于網(wǎng)絡(luò)社交的啟迪，工程設(shè)計院完全可以建立一個能夠集中辦公的“朋友圈”，也就是虛擬集中辦公環(huán)境系統(tǒng)。

設(shè)計院是知識型企業(yè)，輸出的產(chǎn)品都是專業(yè)知識的結(jié)晶。知識就像資本一樣，只有流動起來才能產(chǎn)生最大的價值。建立系統(tǒng)的目的就是為了加強(qiáng)知識的流動，追求信息的同步，建立信息和知識的流通網(wǎng)絡(luò)，消除信息盲區(qū)，填補(bǔ)知識洼地，從而保證產(chǎn)品水平，降低管理成本和人力損耗，提高企業(yè)的競爭力。

二、系統(tǒng)描述

虛擬集中辦公環(huán)境系統(tǒng)的架構(gòu)由表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層和數(shù)據(jù)庫組成，其主要的功能模塊有文件管理模塊、通訊與記錄模塊、監(jiān)控與審批模塊和設(shè)計管理模塊。

（一）文件管理模塊

文件管理模塊的主要功能是對設(shè)計資料和設(shè)計文件進(jìn)行管理和歸檔。設(shè)計資料和文件在平臺上可以實現(xiàn)各專業(yè)同步共享，這樣就能避免因引用資料錯誤或?qū)I(yè)條件版本混亂所造成的各種問題。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)計文件和資料的類型進(jìn)行編碼和歸檔，并存儲到數(shù)據(jù)庫里，員工可以通過系統(tǒng)隨時調(diào)用或查看自己需要的文件。

（二）通訊與記錄模塊

通訊與記錄模塊的主要功能是為各專業(yè)提供溝通平臺，記錄整個子項的設(shè)計過程。實時通訊可以讓各專業(yè)同步接收信息，及時了解整個子項的發(fā)展變化，方便各專業(yè)接口之間溝通討論，協(xié)調(diào)團(tuán)隊共同解決多個專業(yè)之間的關(guān)聯(lián)問題。設(shè)計過程中的發(fā)生的問題討論、相關(guān)方提出的設(shè)計建議、整改意見和處理結(jié)果等都通過系統(tǒng)記錄下來，系統(tǒng)對于設(shè)計過程的完整記錄可以增強(qiáng)文件的可追述性。

（三）監(jiān)控與審批模塊

監(jiān)控與審批模塊的主要功能是監(jiān)控子項的進(jìn)度與質(zhì)量情況，設(shè)計經(jīng)理和各專業(yè)的審檢審定完成對設(shè)計文件的審批行為。設(shè)計經(jīng)理可以通過系統(tǒng)對各專業(yè)的工作進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行實時監(jiān)控，及時了解并處理設(shè)計過程中的各種問題。利用審批模塊，相關(guān)方對專業(yè)條件及成果文件進(jìn)行審查并批準(zhǔn)，審查過程中的整改意見和處理情況由系統(tǒng)記錄，并將審查中發(fā)現(xiàn)的問題分類統(tǒng)計以作為質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)。

（四）設(shè)計管理模塊

設(shè)計管理模塊的主要功能是人員安排、工時分配、進(jìn)度制定與調(diào)整以及相關(guān)設(shè)計管理職能。

三、系統(tǒng)解決的問題

對于工程設(shè)計院，隨著規(guī)模逐漸擴(kuò)大，承接的項目越來越多，日見增多的進(jìn)度與質(zhì)量問題成了擺在設(shè)計管理程序面前的一道難題，設(shè)計是工程設(shè)計院的立足之本，不解決這道難題，設(shè)計院向前發(fā)展的基礎(chǔ)就不會牢固，甚至最終會功虧一簣。

由于影響進(jìn)度的因素與影響質(zhì)量的因素錯綜復(fù)雜且互相糾纏，很難從正面理清頭緒，找出主因。但是如果換一個角度想，為什么在實際工作中采用集中辦公方式就可以有效地保證項目的進(jìn)度與質(zhì)量水平，而不采用集中辦公方式的項目就或多或少會產(chǎn)生進(jìn)度與質(zhì)量問題，這種情況是否能夠說明集中辦公所解決的問題正是造成進(jìn)度與質(zhì)量問題的主要原因呢？集中辦公所解決的問題其實就是信息和知識近乎同步地分享與流動，產(chǎn)生協(xié)調(diào)效應(yīng)，從而使整個團(tuán)隊的運(yùn)轉(zhuǎn)變得順暢高效。

（一）進(jìn)度問題

客觀上，設(shè)計進(jìn)度取決于設(shè)計流程的執(zhí)行情況，它本身存在一定剛性，不能任意壓縮。如果拋開進(jìn)度計劃制定的合理性問題，那么一個項目最優(yōu)的進(jìn)度應(yīng)該是完成這個項目的最短時間，要想達(dá)到最優(yōu)進(jìn)度要滿足兩個條件：一是優(yōu)化設(shè)計流程；二是減少無效用的時間損耗。

目前對各項目進(jìn)度的監(jiān)控都是節(jié)點(diǎn)性的，是一種間斷式的監(jiān)控，往往都是臨近一個節(jié)點(diǎn)時，進(jìn)度工程師或設(shè)計經(jīng)理才會了解到各專業(yè)的進(jìn)度情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某個專業(yè)有問題時，已沒有多少剩余時間可以補(bǔ)救，從而造成進(jìn)度拖期。

虛擬集中辦公系統(tǒng)可以實現(xiàn)對進(jìn)度情況進(jìn)行線性的，也就是實時、連續(xù)的監(jiān)控，設(shè)計經(jīng)理可以每天隨時查看各個專業(yè)的開展或完成情況，可以及時發(fā)現(xiàn)各專業(yè)存在的問題，并實時根據(jù)各專業(yè)的情況調(diào)整優(yōu)化進(jìn)度計劃，最大程度保證設(shè)計流程的順暢執(zhí)行，減少無效用的進(jìn)度損失。

（二）質(zhì)量問題

從近幾年客戶反饋的信息可以了解到，設(shè)計院產(chǎn)品主要的質(zhì)量問題是因為設(shè)計人員思考不周或缺乏經(jīng)驗造成的，其他諸如進(jìn)度、資料等因素對質(zhì)量有一定影響，但不是主要影響因素，產(chǎn)生質(zhì)量問題的原因主要還是和設(shè)計人員的設(shè)計能力有關(guān)。

虛擬集中辦公系統(tǒng)可以提供一個共享的設(shè)計平臺。一方面，作為學(xué)習(xí)平臺，選一些質(zhì)量優(yōu)秀的成果文件，指出這些成果的設(shè)計亮點(diǎn)、設(shè)計思想、設(shè)計過程和手段方法，供大家自主反復(fù)地學(xué)習(xí)，使設(shè)計工程師了解什么樣的設(shè)計質(zhì)量是優(yōu)秀的以及如何達(dá)到這樣的質(zhì)量；另一方面，作為監(jiān)督平臺，可以組織一支水平最高的質(zhì)量監(jiān)督隊伍，對各項目設(shè)計過程的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督控制，及時提出設(shè)計建議，填補(bǔ)設(shè)計過程中缺乏質(zhì)量監(jiān)督的真空。同時，要求各專業(yè)的審檢、審定在對成果文件進(jìn)行審查時不僅要指出問題，也要指出設(shè)計亮點(diǎn)或創(chuàng)新之處（如果有），系統(tǒng)定期整理并推薦一些設(shè)計亮點(diǎn)供大家學(xué)習(xí)。

四、意義

集中辦公系統(tǒng)的建立不僅可以解決目前工程設(shè)計院在設(shè)計管理上所遇到的一些問題，更重要的是系統(tǒng)的建立可以提高工程設(shè)計院分享知識和處理信息的能力，而這種能力才是工程設(shè)計院真正的核心競爭力。設(shè)計院的生產(chǎn)過程是將專業(yè)知識和項目信息相結(jié)合的過程，將知識和信息轉(zhuǎn)換為圖紙的過程越高效，產(chǎn)品的成本就越低，挖掘知識和處理信息的能力越強(qiáng)，產(chǎn)品的質(zhì)量就越好。只要工程設(shè)計院擁有高效地分享知識和處理信息的能力，無論市場環(huán)境如何變化，設(shè)計院就仍然具有強(qiáng)大的競爭力和生命力。

作者單位（為中國恩菲工程技術(shù)有限公司）