深耕細(xì)作精準(zhǔn)提升

【摘要】作為房地產(chǎn)公司地區(qū)總部的檔案主管，筆者深知竣工檔案對于房地產(chǎn)行業(yè)的意義所在，不僅對公司日常經(jīng)營工作起查考作用、在政府主管部門監(jiān)管與檢查、與廣大業(yè)主的客戶關(guān)系維護(hù)中也起到重要的憑證作用。管理好此類檔案對于房地產(chǎn)行業(yè)的意義不言而喻，我將在文中將本人在房地產(chǎn)行業(yè)十余年從事竣工檔案管理的思路一一剖析。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；企業(yè)；檔案管理

一、分析與其他行業(yè)的差異，聚焦關(guān)鍵問題所在

筆者曾在電力行業(yè)從事過近六年科技檔案的管理，也為省級政府機關(guān)部門做過檔案外包服務(wù)，深知房地產(chǎn)行業(yè)相對其他行業(yè)關(guān)于竣工檔案管理的差異所在。其主要差異表現(xiàn)如下：

1.竣工檔案數(shù)量眾多，超過其他行業(yè)。其他行業(yè)竣工檔案往往僅為竣工圖和少量竣工資料，這部分竣工資料加建、設(shè)、水、電等各項專業(yè)圖紙不過幾十冊，而房地產(chǎn)行業(yè)竣工檔案的數(shù)量往往是幾百冊之眾。

2.竣工檔案時間跨度長，其他行業(yè)竣工檔案多為竣工期間所產(chǎn)生，前后時間跨度一般不超過半年；而房地產(chǎn)行業(yè)的竣工檔案往往分為項目可研階段、項目施工階段、項目竣工階段、項目驗收階段進(jìn)行收集，也就是說竣工檔案的時間跨度為一個項目的始末，少則一兩年；若項目地塊面積較大，為分多期開發(fā)的項目，時間跨度更是長則十余年。

3.竣工檔案保管期限長于其他行業(yè)，多為永久保存。基于房地產(chǎn)企業(yè)的社會責(zé)任，政府主管部門對其經(jīng)營監(jiān)管較全面、業(yè)主維權(quán)意識也日益提高，這也是房地產(chǎn)行業(yè)需要將竣工檔案長期或永久保管的主要原因所在。

基于以上差異，房地產(chǎn)行業(yè)的竣工檔案管理工作中普遍存在以下幾方面問題：

（1）全員缺乏檔案意識。

（2）歸檔范圍混沌不清。

（3）竣工檔案收集難。

（4）竣工檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

總結(jié)以上房地產(chǎn)企業(yè)竣工檔案與其他行業(yè)的差異所在，結(jié)合本企業(yè)竣工檔案管理現(xiàn)狀，我認(rèn)為房地產(chǎn)行業(yè)的竣工檔案管理必須區(qū)別于其他行業(yè)，打組合拳。

二、基礎(chǔ)管理步步為營，管理水準(zhǔn)穩(wěn)步攀升

2009年，在筆者在進(jìn)入房地產(chǎn)行業(yè)四年后，逐漸形成一套適用于本公司的竣工檔案管理思路。

1.全員培訓(xùn)，樹立檔案管理意識。

通過公司檔案管理專員對各項目助理進(jìn)行內(nèi)訓(xùn)，并外聘本地規(guī)劃局技術(shù)管理人員培訓(xùn)各項目經(jīng)理，讓竣工檔案培訓(xùn)在公司內(nèi)部全面開展，從而樹立相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案管理意識。

2.建章立志，爭取資源。

俗話說，“沒有規(guī)柜，不成方圓”，此理同樣適用于現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作。筆者組織所在公司各項目部、工程管理部主要責(zé)任人共同梳理檔案管理制度與竣工檔案管理的工作指引，通過此方式明確竣工檔案歸檔范圍、裝訂要求、移交時限、相關(guān)經(jīng)辦人責(zé)任范圍等具體工作內(nèi)容，從制度上保障了竣工檔案按時、保質(zhì)、按量移交；并且各相關(guān)部門共同梳理出來的工作制度，更容易取得參與人員的認(rèn)同感，也為后期制度的落地爭取了極大的人脈資源。

例如：在竣工檔案移交工作制度中，明確規(guī)定了文字資料的尺寸須為A4大小，圖紙資料須以仿手風(fēng)琴折疊法折疊為A4尺寸；同時規(guī)定每一冊竣工檔案（文字資料、圖紙資料均適合用此標(biāo)準(zhǔn)）的厚度不能超過2.5CM；規(guī)定施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位相關(guān)責(zé)任人需在移交清單上簽字；規(guī)定竣工檔案的移交時限為竣工驗收備案后的20個工作日內(nèi)，也就是說，以竣工驗收備案表的時間為準(zhǔn)，后推20個工作日，必須完成竣工資料的移交。

3.制度落地，責(zé)無旁貸。

竣工檔案作為一個全新的工作制度，因制度中明確規(guī)定需要施工單位進(jìn)行整理并移交，無疑增加了施工單位的工作量，必然引發(fā)與施工單位的激烈矛盾，因此，本人會同公司人力資源部門、工程管理部門采取了以下措施，確保竣工資料的按時移交：

（1）將竣工檔案的收集與項目助理績效掛鉤，確保項目部對接人員的責(zé)任；對于工作積極，表現(xiàn)優(yōu)異的項目助理進(jìn)行表彰和獎勵；對于工作滯后的項目助理提出整改意見。

（2）項目竣工驗收前對施工單位資料員培訓(xùn)，告之竣工檔案收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)。

項目竣工檔案收集整理完成后，申請竣工檔案預(yù)驗收。

由公司檔案管理專員對竣工檔案預(yù)驗收，如符合我司竣工檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，通過驗收，接收檔案；如不符合我司竣工檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，不予通過，對施工單位提出書面整改意見，限期整改，直到下次驗收通過。

（3）將竣工檔案是否移交與工程結(jié)算掛鉤。

（4）竣工檔案動態(tài)化管理。

在項目初期向工程管理部收取“項目關(guān)鍵節(jié)點計劃”，在各關(guān)鍵節(jié)點臨近到達(dá)時，提醒相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行相關(guān)竣工檔案的管理工作。

（5）實例分析：

我司“成都.凱旋天地”項目于2014年3月動工，竣工時間為2015年9月，竣工備案時間為2016年1月初。在項目建設(shè)初期，公司檔案管理專員就對項目助理進(jìn)行了竣工檔案整理的專項培訓(xùn)，2015年8月在項目竣工驗收前，召集施工單位相關(guān)人員進(jìn)行竣工檔案整理的培訓(xùn)；2015年1月，在竣工驗收備案后10個工作日之內(nèi)，對竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗收，并針對不合格的方面提出整改意見，最后在竣工備案后20個工作日內(nèi)完成竣工檔案的移交。

通過以上與制度配套的工作措施的持續(xù)執(zhí)行，本人所供職的公司在竣工檔案管理方面漸漸走上正軌。

三、與時俱時，推行工作標(biāo)準(zhǔn)

2012年伊始，筆者所供職的公司內(nèi)部推行大區(qū)管控，本人所在的公司晉級為大區(qū)中心城市公司。換言之，作為大區(qū)級檔案管理人員，我不僅要負(fù)責(zé)本公司的檔案管理，也要對城市公司的檔案管理工作進(jìn)行督導(dǎo)。據(jù)了解，所有城市公司均無收集竣工檔案的前例。如何帶領(lǐng)城市公司無經(jīng)驗的檔案管理專員做好檔案管理，并輔導(dǎo)各城市公司掌握本行業(yè)檔案管理的難點竣工檔案呢？筆者結(jié)合前期工作經(jīng)驗，提出了“檔案管理幫、傳、帶工作”的工作理念，具體執(zhí)行方式如下：

1.“幫”—“幫助各城市公司建立自己的工作標(biāo)準(zhǔn)”

本人所在大區(qū)有下屬城市公司5家，并跨四省市，各省市對于竣工檔案的要求均不一致。針對這一情況，筆者采取“求同存異”的管理思路，“同”—統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)，“異”---允許各公司根據(jù)本地實際情況調(diào)整歸檔范圍。具體操作如下：

大區(qū)主城市公司制定竣工檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工檔案收集范圍與整理標(biāo)準(zhǔn)。

各城市公司以大區(qū)竣工檔案收集范圍為范本，組織本公司工程技術(shù)人員梳理歸檔范圍，并將本公司確認(rèn)后的歸檔范圍報大區(qū)備案。

大區(qū)檔案管理人員到各城市公司進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，要求施工單位按大區(qū)統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行竣工檔案的整理和移交。

2.“傳”—“傳授竣工檔案管理知識與工作技巧”

通過檔案制度培訓(xùn)、現(xiàn)場工作指導(dǎo)、檔案軟件操作培訓(xùn)，現(xiàn)場參觀大區(qū)總部檔案庫房等多種形式的培訓(xùn)和工作督導(dǎo)，搭建城市公司檔案管理專員的相關(guān)知識架構(gòu)，將竣工檔案管理在城市公司落地做實。

3.“帶”—“樹立內(nèi)部標(biāo)桿，先進(jìn)帶動后進(jìn)”

在大區(qū)檔案管控的初期，筆者所在公司的下屬五家城市公司竣工檔案管理水準(zhǔn)差異較大，水準(zhǔn)差次不齊。針對這一情況，本人采用“組織內(nèi)部竣工檔案管理經(jīng)驗分享會”、“樹立內(nèi)部標(biāo)桿，組織管理水準(zhǔn)較差的公司參觀標(biāo)桿公司”的方式，較為有效地提升了標(biāo)標(biāo)公司檔案管理專員及項目助理的工作積極性，帶動管理水準(zhǔn)較差的公司積極學(xué)習(xí)，從而提升了本大區(qū)的整體竣工檔案管理水準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧連芳.建筑工程中的資料管理[J].中國房地產(chǎn)業(yè).2015.9

[2]尚麗君.試論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化[J].中國房地產(chǎn)業(yè).2015.8