活動(dòng)中的人員安全工作

通過界定自身的獨(dú)特資源，場(chǎng)館可以發(fā)揮更大的作用，為參會(huì)代表提供更佳體驗(yàn)，使活動(dòng)的各利益相關(guān)方獲益良多。這些資源可以是場(chǎng)館的地理位置、營造了輕松交流氛圍的會(huì)場(chǎng)布置，或者在主會(huì)場(chǎng)以外舉辦的緊扣活動(dòng)主題的同期活動(dòng)。

無論是組織自己的活動(dòng)，還是參加其他人主辦的活動(dòng)，安全工作一直是主辦方的重中之重。這不僅包括客戶、合作伙伴、工作人員、服務(wù)商的人身安全，也包括活動(dòng)的數(shù)據(jù)安全、技術(shù)安全、財(cái)政安全等，并且從時(shí)間上貫穿活動(dòng)前、活動(dòng)時(shí)和活動(dòng)后。

活動(dòng)選址

在為活動(dòng)選址時(shí)，我們要做一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)分析：該地區(qū)或該城市，以及所在場(chǎng)館有什么潛在危險(xiǎn)？例如政局、人身安全因素（是否有恐怖主義行動(dòng)）、數(shù)據(jù)安全，以及機(jī)場(chǎng)、公共交通、公路、電力供應(yīng)等基礎(chǔ)設(shè)施安全等等。

活動(dòng)團(tuán)隊(duì)打造

在活動(dòng)開始前數(shù)個(gè)月，要成立專門的活動(dòng)團(tuán)隊(duì)，保持團(tuán)隊(duì)活躍并能隨時(shí)聯(lián)系。這個(gè)團(tuán)隊(duì)包括人員交通小組（負(fù)責(zé)交通和住宿），聯(lián)絡(luò)小組（負(fù)責(zé)日常聯(lián)絡(luò)和危機(jī)聯(lián)絡(luò)），法律事務(wù)小組，人力資源小組，風(fēng)險(xiǎn)防控小組，執(zhí)行小組等。此外，要提前成立一個(gè)專門的危機(jī)應(yīng)對(duì)小組，并要熟知危機(jī)發(fā)生時(shí)的應(yīng)對(duì)措施。一旦在活動(dòng)中危機(jī)發(fā)生，這個(gè)小組要能夠快速應(yīng)對(duì)，與場(chǎng)館、警察和救火隊(duì)等各方力量共同解決問題。

完備的安保方案是基于風(fēng)險(xiǎn)分析，操作細(xì)則可能包括如下方面：選擇當(dāng)?shù)胤?wù)供應(yīng)商、觀眾入場(chǎng)管理、對(duì)相關(guān)工作人員的教育、與當(dāng)?shù)卣３致?lián)系，以及其他方面等。最重要的是，要有具體的危機(jī)防控措施，使相關(guān)人員能夠直接采取行動(dòng)。使活動(dòng)參加者切實(shí)感受到十分安全格外重要，而安全的環(huán)境需要各個(gè)團(tuán)隊(duì)齊心協(xié)力去打造。

案例分析：罷工

如果在活動(dòng)當(dāng)?shù)匕l(fā)生了罷工，可以采取如下行動(dòng)來減少罷工帶來的不良影響。

通過網(wǎng)站、郵件和社交媒體以及其他渠道向活動(dòng)參加者告知事態(tài)進(jìn)展。

預(yù)備其他解決方案：如果出租車司機(jī)罷工或者主道路堵車，我們可以采取什么其他方式使參會(huì)代表到達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)？這些應(yīng)對(duì)措施也要告知參會(huì)者。

酒店：如果酒店所在地有罷工，主辦方可以主動(dòng)協(xié)助參會(huì)者尋找其他的住宿地點(diǎn)。

提前在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)儲(chǔ)備大量的食物和飲料，以防參會(huì)者因故被困在會(huì)場(chǎng)。

協(xié)助參會(huì)者預(yù)訂或改簽機(jī)票?？梢酝ㄟ^活動(dòng)網(wǎng)站以及在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助參會(huì)者聯(lián)系航空公司。

所有這些措施都是為了給參會(huì)者提供滿意的服務(wù)體驗(yàn)，即便是在困難發(fā)生時(shí)。如果危機(jī)發(fā)生時(shí)，主辦方為參會(huì)者提供通暢的信息，他們可以原諒危機(jī)造成的些許不便。如此一來，危機(jī)就可能被轉(zhuǎn)化成主辦方的加分點(diǎn)，贏得參會(huì)者的正面反饋。

運(yùn)用社交網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)溝通

社交網(wǎng)絡(luò)可以在主辦方和參會(huì)代表之間發(fā)揮重要的溝通作用。通過社交媒體，人們可以更快地了解事態(tài)進(jìn)展，例如：出租車司機(jī)罷工影響到了哪些路段？參會(huì)代表從另一條路線通行是否更可靠？同時(shí)，人們可以通過社交媒體充分了解相關(guān)信息，例如航班有沒有受影響被取消，等等。

結(jié)語

技術(shù)手段的飛速發(fā)展和全球經(jīng)濟(jì)更大的關(guān)聯(lián)性，人們?cè)絹碓叫枰磺卸柬樌\(yùn)轉(zhuǎn)，但供應(yīng)系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)比以前更容易出問題。今日社會(huì)的一個(gè)首要方面就是數(shù)字化程度不斷加深。因此，數(shù)據(jù)安全變得更加重要。黑客行為也時(shí)有發(fā)生，有時(shí)會(huì)對(duì)活動(dòng)行業(yè)帶來重大危害。因此，整體而言，讓參會(huì)嘉賓們感受到安全氛圍非常重要。但另一方面——抑或正是由于危機(jī)可能發(fā)生——活動(dòng)期間的安保措施做得安靜無痕非常重要。