人事檔案信息化建設工作的探討

【摘要】人事檔案是個人參與社會活動的真實記載，是對個人關系、學歷、工作能力、思想品德等方面的最原始記錄，能夠真實反映個人能力和閱歷。當前人力資源成為社會經濟發展中最重要的資源，這也使人事檔案的重要性得以更好的體現出來，傳統的人事檔案管理方式越來越無法適應當前社會的發展，因此需要加快人事檔案信息化建設，更好的促進人事檔案的開發利用。

【關鍵詞】人事檔案；信息化建設；問題；措施

人事檔案作為文件材料，是個人參與社會實踐活動的各類信息的真實記錄，具有較好的全面性。同時人事檔案詳細的記錄著員工的個人成長及思想發展等內容，使人事部門在使用和選拔人才是具有科學的依據，能夠為用人單位提供優質的服務，這也使人事檔案具有明顯的現實的性和真實性的特點。而且人事檔案管理工作中，員工和人事檔案保持良好的一致性，員工調動過程中人員檔案也會隨其轉到新的部門。另外人事檔案中涉及的內容較多，對于人事檔案材料不得泄露和私自保存，具有較強的機密性特點。人事檔案的這些特點對人事檔案管理工作帶來了較大難度，在當前信息化技術快速發展的新形勢下，需要加快推動人事檔案信息化建設，為人事檔案工作的健康發展奠定良好的基礎。

一、人事檔案信息化建設的作用和意義

長期以來人事檔案都是以紙質的形式進行保存，在人事檔案信息化建設過程中，將紙質檔案信息轉化為電子信息，使靜態人事檔案信息發展為動態的人事檔案信息，有效的簡化了人事檔案的管理工作。人事檔案信息化建設不僅是社會發展的必然要求，也是當前信息時代發展的必然選擇，利用信息化技術來對人事檔案管理進行管理，進一步簡化了人事檔案管理工作的繁瑣性，加快推動了人事信息的整合。利用計算機來對個人信息進行動態管理，不僅檔案管理工作效率會有大幅度的提升，而且有效的降低了管理人員的勞動強度，對檔案信息的查詢和檢索帶來了更多的利利，能夠為干部選拔和人員考核提供重要的依據。

二、人事檔案信息化建設存在的問題

（一）信息化觀念滯后，管理部門權責不明。一直以來人事檔案管理模式都具有較強的封閉性，主要是對單位內部的人員檔案進行封閉式管理，同時個人對自己的檔案內容不具有知情權。但在當前市場經濟環境下，人事制度改革不斷深入，人員流動十分頻繁，而且人員職稱、考核和學歷等資料時時在變化，這就使人事檔案動態性增強，對人事檔案更新工作提出了更高的要求，加強人事檔案信息化建設工作勢在必行。但在當前人事檔案信息化建設工作中，由于受傳統觀念影響較深，信息化建設存在著一定的滯后性。再加之人事檔案管理部門權責不明確，不能及時對人事檔案材料進行收集，檔案管理工作存在較強的被動性，在很大程度上制約了人事檔案信息化建設工作的順利開展。

（二）信息化建設標準不統一。標準規范化是人事檔案管理的信息化建設的基礎，要實現檔案的信息化建設就必須建立規范機制。在現有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發，分別采用不同的管理模式，沒有統一的標準去遵循，各搞一套，自稱體系，造成檔案信息化的網絡無法暢通，信息化資源共享也不可能實現。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統，這些系統往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無法滿足檔案信息的社會化的需求。

（三）檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高。人事檔案信息化建設對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要扎實掌握檔案管理知識和傳統檔案管理經驗，同時還要掌握分計算機技術和網絡技術。但當前人事檔案信息化建設工作中，很大一部分人事檔案管理人員工作仍局限在紙質檔案建立和保管工作方面，只是利用計算機將簡單的基本信息進行錄入，對檔案目錄進行打印，人事檔案數字化還沒有完全實現，檔案管理隊伍整體水平不高，這對人事檔案信息化建設工作帶來了較大的阻礙。

三、加強人事檔案信息化建設的措施

（一）完善人事檔案信息數據庫建設。在人事檔案管理的信息化建設進程中，要不斷建設現代化的基礎設施，提高各級各類檔案部門、檔案室的計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。建設過程中充分運用計算機技術、網絡技術等，加快檔案目錄數據庫的建設，積極推擠檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，完善檔案信息資源建設和數字化進程。同時建設現代化的檔案管理應用系統，盡快在全國推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，為檔案信息交換以及檔案信息資源共享創造條件。

（二）建立健全各種規章制度，加大安全保密力度。在信息化建設進程中，要注重健全各種相應的規章制度，提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，完善檔案信息化標準體系。人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，應注重檔案信息安全保障體系的建設，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級檔案部門要實現專人專管專用，確保檔案數據庫的安全，加強對電子文檔的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實有效完整。還要注重對檔案管理人員的安全培訓工作，提高信息安全意識，防止泄密、失密等情況的發生。

（三）培養高素質的復合型專業隊伍。人事檔案信息化建設對檔案管理人員業務水平提出了更高的要求。做為人事檔案管理人員，需要加強自身專業知識的積累，不斷的拓寬自己的知識面，同時還要加強對計算機技術和相關管理軟件知識的掌握，提高對現代化技術的運用技能，提高自身的綜合技能。同時還要重視對檔案管理人員的職業道德教育，努力提高人事檔案管理人員的思想政治覺悟和責任心。

四、結束語

人事檔案的信息化建設是一項長期而艱巨的戰略任務，任重而道遠，檔案管理人員要認清形勢，積極創造條件，加快推動人事檔案管理信息化建設的步伐，為人事檔案的開發利用奠定良好的基礎。

參考文獻

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