信息化技術(shù)與檔案資源整合

【摘要】檔案工作承擔(dān)著重要的社會服務(wù)職能。在新的歷史時期，通過檔案資源整合實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，是檔案工作面臨的重要課題。作為實現(xiàn)檔案資源整合的重要載體，信息化技術(shù)與檔案資源整合的關(guān)系極為密切。本文系統(tǒng)闡述了信息化技術(shù)在檔案資源整合中的重要作用，從推進檔案資源整合信息化的標準規(guī)范建設(shè)、法律法規(guī)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才隊伍建設(shè)四個方面提出了具體的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；資源整合

一、信息化背景下的檔案資源整合

當(dāng)今社會已經(jīng)進入信息化社會，以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)為核心的信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于各個領(lǐng)域，依托各類信息網(wǎng)絡(luò)整合并共享信息資源已經(jīng)成為社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。檔案工作承擔(dān)著服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)、服務(wù)社會發(fā)展、服務(wù)人民群眾生產(chǎn)生活的重要職能。隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展水平的迅速提高，全社會對檔案資源的需求也越來越大，整合各類檔案資源，推進并實現(xiàn)檔案資源的社會共享，是新時期檔案工作面臨的重要課題。在信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)作為主要的信息交換和共享平臺，在檔案資源整合中處于主導(dǎo)地位，是檔案資源整合的主要載體。我們通常意義上所說的檔案資源整合，實質(zhì)上就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息集成，其核心就是依托網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案進行數(shù)據(jù)整理，并實現(xiàn)信息資源的共享。因此，實現(xiàn)以檔案資源整合為主體的檔案管理信息化是時代賦予當(dāng)代檔案事業(yè)的新的歷史任務(wù)，以信息化技術(shù)的應(yīng)用為契機全面推進檔案資源整合，也成為新時期檔案工作的必然選擇。

二、信息化技術(shù)在檔案資源整合中的作用

檔案資源是人們在長期的社會生產(chǎn)生活過程中積累下來的具有考據(jù)作用的原始記錄，是一種不可替代的重要社會資源。20世紀與21世紀之交，隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)和迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案資源開發(fā)滯后、使用效率低下等問題得到了有效解決，檔案信息資源突破時間和空間屏障成為可能，以檔案信息資源全社會共享為目標的檔案資源整合成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項戰(zhàn)略性目標。在操作層面，首先，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字存儲技術(shù)、掃描技術(shù)和微縮技術(shù)的出現(xiàn)大大提高了檔案數(shù)據(jù)信息存儲的數(shù)量和效率，電子檔案不僅替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的記錄功能，而且還在紙質(zhì)檔案記錄文字、圖案信息的基礎(chǔ)上增加了聲音、動畫等媒體信息；其次，計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用提供了技術(shù)基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化的進程不斷加快，功能日臻完善的檔案管理軟件為檔案信息資源的整合提供了堅實的技術(shù)保障；第三，信息化技術(shù)在全社會的廣泛應(yīng)用為檔案資源價值的開發(fā)和利用提供了廣闊的空間，檔案信息資源整合的成果通過現(xiàn)代化的管理和技術(shù)手段產(chǎn)生了越來越大的社會效益。

三、信息化技術(shù)在檔案資源整合中的應(yīng)用途徑

（一）推進檔案資源整合信息化的標準規(guī)范建設(shè)。檔案資源整合的信息化實質(zhì)上就是檔案信息資源的數(shù)字化，而要想實現(xiàn)全國范圍的檔案信息資源數(shù)字化，就必須建立全國性的、符合檔案管理現(xiàn)實要求、切實可行的標準化管理體系。這個體系不是一般意義上的計算機管理體系，而是一個復(fù)雜的綜合性的標準化管理體系，包括檔案資源整合的總體標準、技術(shù)標準、管理標準和工作標準等一系列要件。我們在檔案資源整合工作中必須高度重視標準化管理體系建設(shè)，從國家層面出臺相關(guān)的政策、明確統(tǒng)一的管理機構(gòu)，在范圍上要涵蓋各行各業(yè)、各個領(lǐng)域，在內(nèi)容上要充分考慮我國的具體國情和現(xiàn)實需求，在目標上要立足全國檔案資源的互聯(lián)互通和檔案信息資源的價值實現(xiàn)。

（二）推進檔案資源整合信息化的法律法規(guī)建設(shè)。我國目前的《檔案法》頒布于上個世紀，此后再未進行修訂，因此興起于本世紀初的“信息化”在我國檔案法律法規(guī)中還屬空白。而面對檔案資源整合這個綜合性的、長期的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，沒有完善的專業(yè)法律法規(guī)做保障是不可能完成的。因此，檔案資源整合工作的當(dāng)務(wù)之急是積極推動檔案立法工作，從檔案資源整合的法制政策環(huán)境、信息安全保護、實踐操作規(guī)程等各個方面出臺專業(yè)的法律、法規(guī)或條例，構(gòu)建檔案資源管理的法律化機制，加快和規(guī)范檔案資源整合進程。

（三）推進檔案資源整合信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的信息化是實現(xiàn)檔案資源整合不可或缺的物質(zhì)基礎(chǔ)，涉及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境和系統(tǒng)軟件等多個方面。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)方面，要圍繞檔案資源整合，建立實現(xiàn)內(nèi)部服務(wù)功能的內(nèi)部網(wǎng)、以政府部門為服務(wù)對象的專用網(wǎng)和為社會服務(wù)的公眾網(wǎng)，三個網(wǎng)絡(luò)要獨立運行，形成物理隔離。在硬件環(huán)境方面，要根據(jù)檔案資源整合的現(xiàn)實需求，為電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館和信息資源數(shù)據(jù)庫配置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備等支撐設(shè)備。在系統(tǒng)軟件方面，要配備高效率的系統(tǒng)軟件和能夠切實解決具體問題的應(yīng)用軟件，為檔案資源整合搭建優(yōu)秀的軟件管理平臺。

（四）推進檔案資源整合信息化的人才隊伍建設(shè)。檔案資源整合的關(guān)鍵是檔案工作隊伍的整體素質(zhì)。檔案資源整合信息化是一項技術(shù)含量高、程序復(fù)雜、涉及面廣的系統(tǒng)工程，從檔案數(shù)字化到信息網(wǎng)絡(luò)化，從程序規(guī)范化到管理現(xiàn)代化，系統(tǒng)設(shè)計專家、信息安全專家、法律政策專家等高層次專業(yè)技術(shù)人員必不可少。與這一要求相比，我國目前的檔案工作隊伍可謂是相差甚遠，在人才競爭日益激烈的現(xiàn)實情況下，檔案人才隊伍的建設(shè)任重道遠。今后，要高度重視和培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案工作隊伍，大力引進高層次專業(yè)技術(shù)人才，切實強化以信息處理能力為主的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，為檔案資源整合、為檔案事業(yè)長遠發(fā)展奠定堅實的人才智力基礎(chǔ)。

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