設(shè)備監(jiān)造的文件管理淺析

摘 要：通過對設(shè)備監(jiān)造中文件管理進(jìn)行分析，從文件管理的建立、在質(zhì)量控制中的作用、存在的問題等方面做了綜合整理。論述了文件管理在設(shè)備監(jiān)造中建立的必要性，闡述了文件管理在設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量控制中的重要性，總結(jié)了文件管理存在的問題及解決方法。監(jiān)造人員應(yīng)熟悉文件管理的全過程，在設(shè)備監(jiān)造過程中嚴(yán)格執(zhí)行，提升文件管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：設(shè)備監(jiān)造 文件管理 質(zhì)量控制

一、引言

在工程項(xiàng)目過程中的事故，很大一部分源于設(shè)備的事故，一旦出現(xiàn)了此類事故我們使用什么來分析判斷原因？答案是過程中的文檔。文檔的記錄和保存是設(shè)備監(jiān)造中極為重要的一部分，它保證了設(shè)備制造過程中質(zhì)量控制的基本。所以文件管理關(guān)系到工程項(xiàng)目的質(zhì)量、安全運(yùn)行和事后追源。能夠影響文件管理的因素很多，除加大規(guī)范性進(jìn)行控制和管理外，對文件檔案的接收、分發(fā)、整理等方面進(jìn)行有效管理，都是確保設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量的關(guān)鍵因素。做好文件的管理工作，能夠在工程項(xiàng)目的起始階段就保證設(shè)備監(jiān)造的質(zhì)量，從而保證整個(gè)工程項(xiàng)目的安全性。

二、文件管理的建立

一般來說，在工程項(xiàng)目起始階段，設(shè)備生產(chǎn)之前就已經(jīng)開始產(chǎn)生并積累了相關(guān)文件。設(shè)備監(jiān)造的文件是整個(gè)工程建設(shè)中確立、審批及決策的真實(shí)記錄，也是工程建設(shè)具體實(shí)施的根本依據(jù)。工程項(xiàng)目產(chǎn)生之初所形成的資料、項(xiàng)目進(jìn)行中設(shè)備生產(chǎn)形成的文檔，運(yùn)用目前網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)運(yùn)算及存儲，借助快捷高效的網(wǎng)上管理系統(tǒng)，可將文件永久的保存下來。這一系列的手段，也是目前較為先進(jìn)的科學(xué)管理方式。目前，設(shè)備監(jiān)造中的文件為文檔工程師管理。文檔工程師需按照國家文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定，對監(jiān)造中涉及的所有資料、文件進(jìn)行管理。對文件檔案的管理大致分為：接收、分發(fā)、歸檔、建立分類目錄、分類整理、編號等。文檔工程師還需要做到及時(shí)歸檔、定期維護(hù)、監(jiān)督檢查所有文件?？v觀整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)備監(jiān)造階段，除了實(shí)體設(shè)備的制造，還不可缺少的就是以文件資料為表征的記錄性檔案，二者交織在一起互不可分。因此，建立一套完整的文件管理體系是工程項(xiàng)目中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

三、文件管理基本形式

文件的接收：文檔管理工程師在接收到文件時(shí)，要仔細(xì)查看所接收文件的完整性和有效性。即：文件的編碼、總頁數(shù)等是否齊全，文件名稱與內(nèi)容是否相符，文件的完好程度、清晰程度、標(biāo)識狀況等。若文件編碼不完整、簽署手續(xù)或內(nèi)容不完整、不清晰并影響使用的應(yīng)拒收。文件接收后應(yīng)按文件類別進(jìn)行登記。接收的文件登記信息應(yīng)完整。文件的分發(fā)：文件分發(fā)工作要做到及時(shí)、準(zhǔn)確。所有需分發(fā)的文件在接收后應(yīng)登記，緊急文件應(yīng)隨收隨發(fā)。遇特殊情況，文件不能及時(shí)發(fā)出時(shí)，應(yīng)采用電話通知的方式通知有關(guān)人員，電話內(nèi)容、受話人等要做相關(guān)記錄。文檔管理工程師負(fù)責(zé)對文件收發(fā)工作進(jìn)行檢查控制，檢查內(nèi)容包括：（1）接收文件的登記信息是否準(zhǔn)確、完善；（2）分發(fā)文件是否及時(shí)、準(zhǔn)確；（3）存檔文件是否按存檔要求進(jìn)行分類存檔。

四、文件管理與設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量的關(guān)系

隨著工程項(xiàng)目的廣泛實(shí)施和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量更為嚴(yán)格的定義，即設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量是指滿足業(yè)主的需要，并符合國家法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性。包括：適用性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)型、與環(huán)境協(xié)調(diào)性等方面。設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量多數(shù)是以設(shè)備設(shè)計(jì)、設(shè)備施工等檔案為基礎(chǔ)，以統(tǒng)計(jì)分析為手段，從而進(jìn)行綜合測評。由此說來，設(shè)備監(jiān)造文件檔案直接反映了設(shè)備監(jiān)造的質(zhì)量。從實(shí)際運(yùn)用的角度來說，在設(shè)備監(jiān)造過程中，大量的操作步驟被覆蓋，形成了隱蔽工程。此種情況下，在設(shè)備制造竣工后我們是無從看到的，更難以通過技術(shù)手段檢測。這時(shí)，我們要對設(shè)備做出評價(jià)，必然要通過分析監(jiān)造過程中的文件檔案、照片、錄像、檢測報(bào)告等記錄得出結(jié)論，此時(shí)的文件管理就突顯了重大的實(shí)際作用。從管理的角度來說，設(shè)備監(jiān)造文件管是較為科學(xué)規(guī)范的管理形式，是設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量的構(gòu)成部分。監(jiān)造過程中的文件檔案的資料齊全、完整，可以有效的反映出監(jiān)造水平及管理能力的高低。從目前運(yùn)行的情況來看，設(shè)備質(zhì)量較好的工程在文件管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性都做得較為精細(xì)，尤其是在設(shè)備制造、現(xiàn)場安裝時(shí)文檔的收集、編制和整理等方面做得認(rèn)真細(xì)致。

五、文件管理與設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量控制的關(guān)系

設(shè)備監(jiān)造中的文件管理并不是一個(gè)獨(dú)立的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目設(shè)備監(jiān)造管理的一部分。文件管理的目的就是建立一套真實(shí)、完整、系統(tǒng)性的工程檔案，它是一個(gè)具有過程性、操作性的管理動作。在對這一動作的深入分析和研究中，我們得知文件管理在設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量控制中也扮演著重要的角色。設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為設(shè)備質(zhì)量控制，影響質(zhì)量控制的因素有：人力、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境。其中從人力來看，文檔工程師都是經(jīng)過培訓(xùn)后上崗的人員，他們都有較高的職業(yè)素養(yǎng)，是設(shè)備監(jiān)造中的技術(shù)型人才；從材料來看，設(shè)備材料的制造資料、出廠檢測、使用注意說明等都是設(shè)備質(zhì)量的基本保證；從機(jī)械來看，在設(shè)備制造中使用的機(jī)械是否合格、是否在有效期內(nèi)等重要內(nèi)容；從方法來看，設(shè)備在加工過程中使用的工藝、焊接的方法、加工的流程記錄等；從環(huán)境來看，設(shè)備制造在加工過程中所處的環(huán)境照片、錄像等。以上提到的幾個(gè)因素的相關(guān)資料都在文件管理的范圍內(nèi)，都是需要在設(shè)備監(jiān)造過程中進(jìn)行收集及編制的。所以我們說，文件管理是設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量控制的基礎(chǔ)部分。當(dāng)設(shè)備監(jiān)造過程中出現(xiàn)問題的時(shí)候，我們可以從文檔中提取相應(yīng)的資料來還原過程、發(fā)現(xiàn)問題，這就是質(zhì)量控制的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。例如：在工程現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)高中壓焊接轉(zhuǎn)子鍛件不合標(biāo)，除了現(xiàn)場環(huán)境因素以外，我們要找的其他原因，如實(shí)驗(yàn)報(bào)告、圖紙等進(jìn)行分析，這些分析手段就是查看當(dāng)時(shí)設(shè)備的文件檔案。這些文件就給我們提供的充足的分析問題解決問題的基本依據(jù)，這就是質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

六、文件管理存在的問題及解決辦法

設(shè)備監(jiān)造是工程項(xiàng)目建設(shè)中核心的部分，因其地位的重要性決定了文件檔案在整個(gè)工程建設(shè)中的關(guān)鍵作用。一個(gè)設(shè)備從開始生產(chǎn)到竣工驗(yàn)收，產(chǎn)生的過程文件是呈累計(jì)性增長的，具有批量性、多樣性、復(fù)雜性等特點(diǎn)。日益增加的電子文檔及紙質(zhì)文檔產(chǎn)生的問題已不容忽視，隨之產(chǎn)生的不規(guī)范、不專業(yè)、甚至是泄密、丟失的問題也突顯出來。兩種文件的存在問題也不盡相同：電子文檔對環(huán)境的依賴性極強(qiáng)，需要通過介質(zhì)保留，一旦過程中有損毀，就會造成不可修復(fù)性的損失；紙質(zhì)文檔雖然可長時(shí)間的保留，但因其實(shí)體的性質(zhì)決定了其必然存在占地廣、不易查詢查找的缺點(diǎn)。兩類文檔的特性決定了，在設(shè)備監(jiān)造中兩者應(yīng)相互輔助、互為補(bǔ)充。因此，設(shè)備監(jiān)造中應(yīng)制成紙質(zhì)文檔與電子文檔存儲載體一同歸檔。因工程項(xiàng)目的性質(zhì)決定了設(shè)備監(jiān)造過程中部分文件具有保密性，保護(hù)好這類文件的完整性是極為重要。在設(shè)備監(jiān)造中，文檔工程師作為文件的接口人必須做到專人專用。其中，紙質(zhì)文檔要做到閱覽用戶的登記、查詢等工作；電子文檔則相對復(fù)雜，因其空間和技術(shù)范疇，不易做到保密。當(dāng)電子文檔在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，易被人截獲。為此，為了防止設(shè)備監(jiān)造文件檔案在網(wǎng)上運(yùn)行時(shí)泄密，要求我們加強(qiáng)對信息防范技術(shù)增加投入，不斷完善技術(shù)保障，使設(shè)備監(jiān)造文件管理具有統(tǒng)一性、規(guī)范性。

七、結(jié)語

一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、設(shè)備制造、配套施工、安裝調(diào)試、竣工驗(yàn)收，這是一個(gè)相當(dāng)長的周期。設(shè)備監(jiān)造中的文件是這一過程的唯一真實(shí)記錄，也是這一過程的憑證。對于設(shè)備監(jiān)造文件管理的重要性使我們研究死開的重點(diǎn)，更是為了整個(gè)工程項(xiàng)目的安全性的重要考量。在條件允許的情況下，設(shè)備監(jiān)造單位應(yīng)加強(qiáng)行政管理，對促進(jìn)設(shè)備監(jiān)造質(zhì)量有積極的作用。在多次的設(shè)備質(zhì)量事故的教訓(xùn)中我們知道，加強(qiáng)設(shè)備監(jiān)造文件管理具有一定的緊迫感和責(zé)任感，促使相關(guān)人員加強(qiáng)責(zé)任心，主動推進(jìn)工程設(shè)備監(jiān)造的科學(xué)性管理，提高設(shè)備制造質(zhì)量，高質(zhì)量完成工程項(xiàng)目。提高設(shè)備監(jiān)造文件管理更能提升我國設(shè)備監(jiān)理興業(yè)的核心競爭力，促進(jìn)設(shè)備監(jiān)理業(yè)健康發(fā)展。