淺析沈陽萬科城小區檔案管理問題

摘 要：檔案作為一種信息的載體，是直接的，原始的歷史記錄，在現代社會有著非常重要的作用.本文針對萬科城小區對物業檔案管理工作中存在的問題提出了解決的思路和對策。

關鍵詞：物業檔案管理 形成和收集 問題 對策

一、問題與研究的目的

隨著物業檔案管理這一新興行業日益興起，沈陽萬科城小區也建立了自己小區的物業檔案管理體系，對檔案管理的要求也不斷提高，但檔案管理方面還不夠成熟，對檔案管理的水平普遍較低，在新的形勢中物業管理檔案中還有突出的問題，萬科城小區如何進一步做好物業檔案管理工作，提高工作人員的素質，如何將檔案材料收集完整，如何加強檔案的管理等問題，都是迫切需要解決的問題。解決和制定沈陽萬科城小區物業檔案管理的問題及方案，建立本小區自己的管理體系，及時調整管理思路，積極改進物業檔案管理的方法，使沈陽萬科城小區的物業檔案管理工作進入正式軌道，與時俱進，適應形勢的要求。

二、沈陽萬科城小區物業檔案管理存在的問題

1.沈陽萬科城小區物業檔案材料損失嚴重。健全業主檔案信息是重要的工作，現社會對檔案管理的要求普遍增高，但萬科城小區的檔案材料缺失嚴重。例如物業的前期開發資料，物業的全部建筑和驗收資料、圖紙，物業平面圖和道路綠化及驗收資料，業主清冊及收費臺賬等。其次，業主個人檔案材料收集整理歸檔不及時，整理的相關資料并未形成物業檔案資料，導致業主住房信息，業主車輛的信息，業主變動表等檔案材料的缺失，使得檔案不齊全，信息不完整，例如：新業主到物業過戶后，工作人員應將檔案及時歸放在檔案室原業主的檔案袋里。但由于排序不明確導致工作人員查找困難。其次由于工作人員未能及時歸還檔案袋導致業主車位信息在檔案室里無法查找針對此類問題，園區應做到后續對相關人員進行培訓。

2.沈陽萬科城小區物業檔案管理制度不健全。沈陽萬科城小區的檔案管理管理方面比較分散，不集中。公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定健全的檔案管理制度，如檔案管理人員的工作職責和義務，檔案的分類和歸檔的規定，檔案人員的業績考核，檔案管理的目標等。沈陽萬科城小區的檔案管理制度不健全，保密性差，不利于萬科城小區的可持續發展，在小區物業檔案管理中會存在著一小部分‘只存不管’的現象。

3.沈陽萬科城小區物業檔案管理人員自身業務素質欠缺。沈陽萬科城小區對檔案管理人員的培訓沒有達到標準，沒有將更深一層的業務向工作人員滲透，檔案管理工作是一項非常專業性的工作，對工作人員的專業性及職業道德要求高。但是萬科城小區部分檔案管理人員是由客服人員或前臺兼任的，他們對檔案的形成收集，整理，歸檔，保管等方面的業務了解不透徹，檔案管理水平低，很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集，歸檔，有的工作人員甚至都不知道哪些材料需要歸檔，哪些不需要歸檔。而且，在檔案的流轉過程中，由于手續不健全，一旦出現檔案的丟失，破損現象，經常會出現大家互相推卸責任的現象，因為在檔案管理工作中不是固定一人來管理，這不利于萬科城小區管理效率的提高。

4.沈陽萬科城小區對物業檔案管理意識較差。在沈陽萬科城小區物業檔案管理部門中是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，沒有將檔案管理與企業建設同步規劃，同步發展，很多中層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業管理近期與遠期規劃中，一般對管理規模，設施設備，人員結構等都做了比較詳盡的規定，而對檔案管理，檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，沒有認真的態度。

三、 沈陽萬科城小區物業檔案管理的解決對策

1.加強沈陽萬科城小區物業檔案收集的保管。所有紙質客戶資料頁腳含電子編成頁碼“第X頁共X頁”及發放日期；每頁加蓋受控章、所有頁加蓋騎縫章（公司或服務中心公章）。檔案室存放的客戶資料需由項目資料員上鎖管理，備用鑰匙需留存控制中心，其他部門有特殊情況需要使用，需項目資料員同意并填寫《借閱登記表》。當持有客戶信息的職員調離原工作崗位時，由資料管理員將客戶信息資料回收，并在交接手續表上記錄清楚。每月客戶資料更新所涉及的頁面，更新完后原稿應交由資料員保留一個月后再銷毀，新頁面同時打印下發給其他部門使用。

2.完善沈陽萬科城小區物業檔案工作的管理制度。沈陽萬科城小區沒有健全的管理制度，管理者對檔案管理工作重視度不高。針對此現象公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。（1）設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理（2）按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，并做好提供利用。（3）凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。（4）形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。（5）物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。（6）物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計，凡需銷毀的檔案，必須經過物業檔案所有權人。（7）任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業檔案。（8）借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

3.加強沈陽萬科城小區物業檔案管理人員自身業務素質。沈陽萬科城小區要加強檔案管理工作隊伍建設，要改變工作人員對業務與管理制度不明確的情況，應至少每月兩次對他們進行業務和專業技能的崗位培訓，并擬定考核標準，執行優劣淘汰制度，例如項經理不定期對檔案管理人員進行抽查，查看檔案是否完整，如抽查兩次以上不合格者將予以考核，若檔案室由兩人監管，需做到互相監督，此目的是為了不斷提高檔案人員的專業素質和職業道德修養，提高檔案管理水平，為以后更標準完善的開展工作。

4.強化沈陽萬科城小區物業檔案管理意識。沈陽萬科城小區對物業檔案管理意識較差，沒有意識到檔案管理的重要性，要加強檔案管理意識，領導要對物業檔案管理工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作為重點工作之一，通過組織參加檔案知識培訓，答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到每個工作人員重視檔案管理工作，將檔案管理納入每年的工作計劃中，將其分解落實到各個部門的工作目標中，所有人員在工作日常中都要意識到檔案管理的重要性，增強檔案管理意識，在一定程度達到檔案管理人員的保密意識，降低了物業檔案泄密的風險，增強檔案管理意識有利于物業檔案收集質量與效率的提高，從而提高萬科城小區全體工作人員的檔案管理意識。

四、結語

檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業管理從業人員只有正視現實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。通過在萬科城小區工作一段時間內，我充分了解認識到了檔案管理的工作性質，了解了管理處開展的物業管理工作的相關特點，方式和規律，作為一個從業者，要對物業管理法規，條例要有些了解，同時也要不斷的豐富自己的物業管理知識，這樣才能有更好的應變能力。

參考文獻：

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