淺談住房公積金檔案的特點及檔案管理

摘 要：隨著住房公積金在解決人民群眾住房、促進經濟社會發展上越來越發展重要的作用，住房公積金制度日益深入人心，受到了社會各界的廣泛關注。其中住房公積金檔案管理工作顯得尤為重要，其具有自身的諸多特點，必須要結合先進的管理理念和實際情況，做好住房公積金檔案管理工作。本文主要講述了住房公積金檔案的作用，住房公積金檔案的特點以及相應的管理措施。

關鍵詞：住房公積金 檔案特點 管理措施

隨著我國住房公積金制度的發展，導致我國住房公積金檔案管理的數量與日俱增，在管理的過程中逐漸地暴露出一些問題，為了能夠保障住房公積金檔案管理的質量和水平，必須要積極的采取先進的管理方法對其進行管理，及時的解決可能存在的問題，保障我國廣大人們群眾的切身利益。

一、住房公積金檔案的作用

1.防范住房公積金貸款風險的憑證。住房公積金檔案是在貸款的過程中逐漸形成的文件材料，其能夠有效的保留人們的歷史真跡，其本身具有著原始性和相關的法律效應。如果當事人并不能按照約定履行自身責任和義務的時候，就會導致住房公積金存在著一定的還貸風險，進而可以憑借檔案為依據，采取相應的行為，最終將風險控制在最小的范圍內。另外，住房公積金檔案的完整程度也會直接影響到逾期還款的催收力度。

2.住房公積金規范化管理的需要。住房公積金與廣大人們群眾的切身利益息息相關，所以，必須要不斷的規范住房公積金檔案管理工作，其主要包括的業務就是歸集、提取以及貸款等業務。及時做好因為住房公積金業務而產生的各種材料而形成的檔案管理工作，是住房公積金檔案管理工作的基礎條件。住房公積金檔案管理的規范化會直接影響到住房公積金管理工作的規范化、科學化。

3.加強貸款后跟蹤管理的依據。由于個人在進行住房公積金貸款的時候其時間比較長，并且經辦人會出現變動，所以，在進行檔案管理的時候必須要以原始檔案為依據。如果沒有按照原始檔案為依據，就會導致后續的跟蹤管理工作就無法及時的進行。必須要不斷的強化風險意識，但是目前我國大部分檔案管理機構依然選擇了貸款責任終身制。

4.社會誠信體系的一部分。通過住房公積金檔案管理工作能夠對當事人進行及時、真實的記錄，更能夠直接體現出當事人的誠信度。目前，我國積極的打造一個良好的誠信氛圍，相關部門在積極的構建誠信體系。住房公積金繳存和使用的本質就是個人信用履行的具體過程，住房公積金管理機構必須要充分的利用住房公積金檔案管理工作，不斷的完善和健全誠信體系的構建。

二、住房公積金檔案的特點

1.整理立卷具有時效性。住房公積金檔案是前臺窗口留存的業務資料，因每個業務辦理環節緊密相連，環環相扣，每種業務的辦理數量又具有不確定性，必須隨時進行整理、立卷、復核，材料不能積壓，以免影響下一步的業務工作。因此，其檔案整理具有時效性。

2.特殊性。住房公積金檔案材料本身具有一定的特殊性，個人在進行住房公積金貸款的時候往往會涉及諸多部門，所以導致文件材料沒有得到統一性，在進行住房抵押貸款的時候，借款人提出申請之后往往還需要對其進行貸前的調查、房地產評估等諸多業務的開展，甚至還需要辦理公證等手續，這些程序都要有書面材料。另外，貸款人本身還會對首付款憑據以及銀行出具票據等方面進行詳細的檢查。由于這些材料本身并沒有統一的格式和紙質要求等，會從根本上提高住房公積金檔案整理和保管工作的難度，進而對住房公積金檔案保護工作提出了更高的要求。

3.住房公積金檔案使用的頻率高。由于個人住房公積金貸款工作本身就是一項長期性的工作，所以導致其使用的頻率比較高，會被當事人經常的使用，相比于其他檔案來講所使用的頻率比較高。

4.住房公積金檔案保管的責任大。由于住房公積金檔案本身所涉及的金額比較大，會直接關系到借款人的利益，所以必須要做好相關的風險防范措施。其中檔案管理工作本身就具有一定的防范風險的作用，進而導致檔案管理工作往往需要承擔比較大的風險和責任，另外，由于住房公積金檔案形成的材料比較復雜，保管的時間比較長，也會從一定程度上增加檔案保管工作的責任。

5.查閱和使用具有針對性。住房公積金的業務檔案，因其職能性質，一般為上級監管部門和本單位業務部門查閱和使用，同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務。住房公積金檔案有嚴格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個人均不得隨意查閱檔案。

三、加強住房公積金檔案管理的對策

1.提升檔案管理人員的專業素質。住房公積金檔案管理工作的主體就是管理人員，所以管理人員本身的綜合素質和專業技術水平會直接影響到檔案管理工作的質量和水平，應該選擇具有檔案管理專業技術知識的人員來從事檔案管理工作，從而才能夠提高住房公積金檔案管理工作的層次和質量。必須要不斷的加強檔案管理人員的培訓工作，聘請專家對其進行指導，從而才能夠真正的提高管理人員檔案管理相關的知識，更好的促使其能夠適應住房公積金檔案工作朝著高度知識化以及集約化方向發展的趨勢。

2.住房公積金檔案進行規范化管理。為了能夠保障住房公積金檔案管理工作的質量，必須要在相關主管部門的領導下，結合當地的實際情況，從而制定一套科學、合理的住房公積金檔案管理制度，制定詳細的檔案收集、整理以及具體的流程，才能夠從根本上保障住房公積金檔案管理工作的規范化、標準化。

3.安全保管檔案。公積金檔案涉及金額比較大，同時還關系廣大繳存職工的切身利益，必須要做好相應的硬件安全管理工作。必須要保障檔案庫具有防霉、防水以及防盜等基本條件，如果進行了數字化管理，必須要保障信息的安全性。

4.嚴格執行查閱審批制度。住房公積金檔案本身具有一定的特殊性，所以要求其查閱審批制度必須要十分的嚴格。首先要保障當事人檔案信息的保密性，所以要求相關的管理人員必須要嚴格的按照相關規定和標準進行檔案借閱，不允許其他單位、組織和個人進行隨意的借閱，在進行借閱的時候必須由住房公積金檔案管理部門的批準。如果出現由于檔案泄密而造成的經濟損失，必須要積極的尋求法律途徑加以解決，嚴肅處理和追究當事人的責任。

5.規范整理檔案。住房公積金檔案并不如個人檔案那么多，但是必須要嚴格的按照相關規定和標準對其進行整理，并且要定期的進行資料的核對和整理，避免出現損壞以及丟失等現象的存在。另外，隨著信息時代和網絡時代的來臨，必須要加快檔案管理的數字化和信息化，從而才能夠保障住房公積金檔案管理工作與時俱進。

6.加強檔案的信息化建設。數字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對紙質檔案進行掃描，實現文書檔案向電子檔案轉換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現有的住房公積金管理系統，把檔案管理工作前移，在住房公積金業務前臺把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復輸入信息，對檔案資料可以實現快速、高效的管理。隨著我國社會經濟的快速發展，人們的生活水平質量日益提高，人們對于住房公積金檔案管理工作十分的重視，其直接會影響到人們的切身利益。所以，必須要不斷的完善和創新住房公積金檔案管理模式，才能夠從根本上提高住房公積金管理質量和水平，促進我國社會經濟的可持續性發展。

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