提高檔案管理體系新思考

摘 要：在科技水平不斷進步的同時，各行各業的工作水平也在不斷的提高。為了追趕上時代的步伐，檔案管理也必須擺脫傳統的桎梏，優化、提高檔案管理體系必不可少。對于檔案管理工作來說，將傳統的紙質管理模式轉型為數字化、信息化是檔案管理向前邁進的一大步。但是為了讓檔案管理隨時代一起走的更遠，更高，我們必須解決現在檔案管理工作存在的弊端，對檔案管理體系提出更高的要求。對此，本文針對現代化檔案管理體系的發展情況，詳細闡述例提高檔案管理體系對策及建議。

關鍵詞：檔案管理 體系 新思考

隨著互聯網通信技術的不斷發展、成熟，我國檔案管理工作在近些年也有了較為明顯的加強，但是在發展過程中仍然存在一些解決的問題，這些問題的存在嚴重阻礙例我國檔案管理事業的進一步發展，所以在現階段我國必須加強對檔案管理體系的監管與完善。

一、現代檔案管理工作基本概況

1.檔案管理工作內容。檔案管理工作是一項枯燥乏味的工作，由于他的工作大多數是和文字進行打交道，需要細心和耐心。在檔案管理的過程主要包括檔案的整理，將現有的當那進行分類，定期的整理檔案，做好檔案的除塵和防火工作，防止造成檔案的意外損失，還要做好檔案的借閱工作嚴格的對檔案的借閱人員進行登記，當借閱的檔案歸還時要及時的把檔案放到指定的位置，便于下一個人的借閱，隨著電子計算機技術的普及與傳統的檔案管理工作相比，現代的檔案管理工作已經逐漸地趨于簡單化了。現在的檔案管理人員只需坐在計算機前就可以進行檔案管理工作了，但是檔案管理人員依舊要加強對檔案管理工作的重視，防止重要的檔案資料出現泄密的情況，保證檔案的安全，避免檔案的遺失是檔案管理人員工作的重要組成部分，隨著我國管理水平的不斷提高，我國的檔案管理工作將發展的越來越好。

2.檔案管理體系現狀。我國目前的檔案管理還處在傳統相現代管理過渡的階段，在檔案管理體系中存在著一些問題，我國目前各級部門的檔案都是有各部門自行管理的，這種管理方式不利于檔案的調閱，給我國的檔案管理工作的總體發展帶來了阻礙。我國檔案管理體系目前的現狀是，檔案的存檔過于分散，檔案管理工作松散，需要使用檔案是查找困難，檔案管理中缺乏借閱制度的約束，存在著逾期不還的現象，時間久了就造成了檔案的遺失，給檔案管理工作帶；歸檔的資料不夠全面，導致使用中出現了各種問題；檔案的保密措施做得不夠好，導致檔案泄密情況的出現；企業不重視檔案管理工作，檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識 ，檔案管理的過程中經常出現問題，導致我國的檔案管理工作混亂，不利于我國檔案管理工作的發展。檔案管理體系是檔案管理工作的保障，如果檔案管理體系不完善的話，我們何談檔案管理工作，就更不要說做好檔案管理工作了。

3.優化管理體系的必要性。優化檔案管理體系對檔案管理工作的發展是非常的重要的，檔案管理體系是檔案管理工作的保障，約束著檔案管理人員的行為，對檔案管理工作是非常有利的。檔案管理體系的優化可以減少檔案管理工作中問題的出現，減少檔案的遺失和泄密，推動檔案管理工作朝著健康的方向發展。現階段我國的檔案管理體系是不完善的，通過優化檔案管理體系可以減少檔案管理工作中的漏洞，保護檔案的安全，推動檔案管理工作的進步。

二、檔案管理體系的完善措施

1.創新檔案管理模式。我國大部分的檔案管理工作還在沿用傳統的檔案管理模式，這種傳統的檔案管理模式已經適應不了社會發展的需要了。隨著我國社會經濟的不斷發展，企業中的檔案管理工作的內容也在不斷的增多，面對工作量如此巨大的檔案管理工作，企業中的檔案管理人員不得不加班加點的進行工作，檔案管理工作存在的弊端已經逐漸地凸顯出來了，這些不斷影響了我國檔案管理工作的正常發展，因此，在21世紀的今天我國要對檔案管理工作進行改革，建立創新性的檔案管理模式。檔案管理工作在今天社會的發展中已經變得越來越重要了，企業的許多決策需要對前人的經驗進行借鑒，檔案為企業的發展提供了歷史資料，也是記載企業發展史的重要工具，對檔案的管理模式進行創新，可以改變我國企業檔案管理的現狀，增強企業的管理著對檔案管理工作的重視，也是保護企業文化的重要手段。檔案在許多企業的管理中收不到到重視，對于檔案管理工作更是可有可無的一個工作，但是檔案對于企業的發展是非常的重要的，在當今社會企業的發展中要做好企業檔案的管理工作，創新檔案管理模式，完善檔案管理體系，促進我國檔案管理工作的可持續發展，為企業的發展提供更多的便利推動企業的又好又快發展。

2.完善管理制度。檔案管理是一份需要耐心的工作，在進行檔案管理的過程中要遵守檔案管理的制度，但是在我國企業相關的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理制度是約束檔案管理人員行為的一種的一種制度，也是檔案管理工作的基本原則。在檔案管理工作中我們不是隨心所欲的，而是要遵循一定的管理制度對檔案進行管理，但是我國大多數企業的檔案管理中缺乏完善的管理制度，隨著企業發展的不斷擴大，為企業的檔案管理工作提出了新的要求，在檔案管理工作中要制定完善的管理制度，在檔案管理制度要對管理人員的行為進行約束還要制定檔案管理的相關原則，如：檔案要遵照一定的標準進行分類；檔案管理分為普通檔案和機密檔案；對于破損的檔案如何進行處理等，這些原則在檔案管理制度中都要有明確的體現。完善的管理制度對檔案管理工作的順利進行時非常重要的，隨著我國企業快速的發展，規模的不斷擴大，企業的檔案也變得越來越多，制定完善的檔案管理制度，保證企業檔案管理工作的有序進行，推動企業檔案管理工作的不斷進步。

3.加快檔案管理的信息建設。第三次科技革命以來社會有了巨大的進步，在飛速發展的過程中互聯網技術營運而生，存進了社會朝著信息化的方向發展，在社會不斷發展的過程中信息技術也在不斷的發展，現在信息技術已經的廣泛的應用到我國的眾多領域中，為我國經濟的發展做出了重要的貢獻。在檔案管理的過程中，企業也應該與時俱進將傳統的檔案管理技術與現代的信息化技術結合起來，加快檔案管理的信息化建設是企業順應歷史發展潮流的一個重要的表現，檔案管理的信息化建設可以減少檔案管理人員的工作量，紙質檔案在管理的過程中經常回出現損壞遺失的想象，給檔案管理工作造成了嚴重的阻礙，不利于企業的正常發展，信息化建設可以從根本上解決檔案損壞和檔案遺失的問題，維護檔案安全。加快檔案管理的信息化建設時我國當那管理工作進步的重要變現，信息化的檔案管理給我國企業的檔案管理工作提供了許多的便利，減少了檔案管理人員的工作量，借閱檔案變得簡單化，通過信息化的管理可以對檔案進行備份防止檔案的意外丟失，保證檔案的安全。信息化的建設對檔案的管理工作來說是非常的有利的，在社會高速發展的今天，信息化建設將應用的越來越管泛，為社會的發展做出更大的貢獻。

三、結語

檔案管理體系是對檔案進行系統性管理的一個體系，在檔案管理體系中檔案可以得到更好的管理，讓檔案的使用變得透明化，也是檔案管理工作得以順利的進行。檔案管理很多人認為不重要，但事實并非如此，在企業的發展過程中，要加強企業檔案管理工作的建設工作，完善我國的檔案管理體系讓檔案給企業的決策提供了更多的幫助，推動企業不斷的向前發展，在競爭激烈的社會中占據一席之地，促進社會經濟的飛速發展。

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