高校教學秘書工作中的檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：現(xiàn)今高校工作中，教學工作是非常重要的一個部分。面對現(xiàn)實教學工作的多層次性及復雜性，除了直接管理的負責人之外輔助工作人員即教學秘書的工作也是非常重要的。教學秘書主要為教學任務服務，而在秘書工作中，最重要的工作方式就是檔案管理。本文寫作的關(guān)鍵是對高校教學秘書工作中檔案管理工作的創(chuàng)新進行簡要的分析。

關(guān)鍵詞：高校教學秘書 檔案管理 創(chuàng)新研究

在現(xiàn)今高校工作中，由于工作任務的繁多，主要依靠主任等管理人員進行相關(guān)工作的管理這無疑加大主要負責人的工作壓力。所以，教學秘書的存在在一定程度上對高校各項管理工作起著非常重要的幫助作用。教學秘書的主要工作就是在主要負責人的帶領(lǐng)組織下，對本系的教學工作進行輔助管理。因為高校教學工作在教學任務的完成、科研工作、班級管理等各項工作中面臨的狀況是非常復雜的。檔案管理對于幫助其整理工作，促進相關(guān)工作的順利進行有著重要的作用。教學秘書的主要工作就是進行檔案管理工作，對于學校有關(guān)的文字、圖片等材料收集起來，以便于今后工作的進行。所以，檔案管理在高校中進行工作創(chuàng)新是非常重要的。

一、教學秘書與檔案管理工作之間的關(guān)系

1.教學秘書對檔案工作的重要性分析：檔案管理工作的直接負責人就是秘書。所以，教學秘書必須對檔案管理的相關(guān)程序、規(guī)則熟悉到位。而且教學秘書必須熟悉將要歸檔的教學業(yè)務，并能夠憑借著自己的專業(yè)素養(yǎng)進行整合，然后將其歸檔。所以，在整個工作過程中教學秘書的素質(zhì)是非常重要的。在現(xiàn)今許多高校中，對于教學秘書的工作的重視程度非常的欠缺，對于其崗位管理同樣也很欠缺。最重要的一個表現(xiàn)就是檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，且人員的流動性非常的大，檔案管理工作非常注重連續(xù)性和穩(wěn)定性，頻繁的人員流動在一定程度上不利于檔案管理工作的進行。綜上所述，教學秘書的素質(zhì)對檔案管理工作有著重要的影響作用。

2.檔案工作對高校秘書工作的重要性：高校建立檔案工作最明顯的作用就是用于今后工作的查證和參考，同時為今后相關(guān)工作的進行積累經(jīng)驗。檔案首先能夠為師生服務，特別是在有關(guān)教師查閱教學任務完成的情況、科研工作的進行程度等工作中其有著重要的作用。而且教學秘書在日常工作中也會涉及到教學工作的管理，所以如果能夠建立科學的比較完善的檔案工作，那么將會對其工作的進行起著極大的幫助作用。此外，教學秘書可以通過查閱有固定記錄的檔案考察工作是否按照所規(guī)定的程序進行，并且能夠及時的發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問題及時的修補，在很大程度上促進教學秘書工作的規(guī)范化。

二、教學秘書素質(zhì)的創(chuàng)新發(fā)展

在現(xiàn)今現(xiàn)代化信息手段不斷發(fā)展的情況下，教學秘書的工作水平和質(zhì)量必須隨著時代的前進取得相應的進步，高校教學秘書的管理工作要求必須進行檔案創(chuàng)新，在進行實體創(chuàng)新之前，必須實現(xiàn)教學秘書素質(zhì)的創(chuàng)新發(fā)展，具體如下：

1.教學秘書所要求具備的素質(zhì)：①政治素質(zhì)：教學秘書在綜合素質(zhì)中，政治素質(zhì)的提高是首要的。檔案管理創(chuàng)新工作的進行要求教學秘書必須具備較高的政治覺悟、責任意識、大公無私，嚴格遵循相關(guān)程序和規(guī)則進行檔案管理工作。②專業(yè)素質(zhì)：檔案管理對教學秘書的專業(yè)要求比較高，特別是在當前進行檔案管理工作的創(chuàng)新的要求下，更加要求教學秘書必須具備專業(yè)的建檔與管理知識。③知識素質(zhì)：在高校中由于存在不同的專業(yè)，所以檔案的管理工作必定也是面向不同專業(yè)知識進行的。這就對教學秘書提出一個更高的要求就是在專業(yè)素質(zhì)的增強之外，還必須熟悉其他學科知識，這樣才能避免在建檔工作時出現(xiàn)錯誤。④業(yè)務素質(zhì)：新的發(fā)展條件下，教學秘書要想實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須有足夠強的業(yè)務能力。具體表現(xiàn)在教學秘書能夠利用現(xiàn)代化管理手段如：利用計算機信息技術(shù)進行管理，能夠使檔案的收集與整理方面都能夠在短時間內(nèi)完成，而且必須保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。而且檔案管理工作為管理工作中重要組成部分，其創(chuàng)新發(fā)展必須引導管理人員掌握現(xiàn)代管理意識，學會在現(xiàn)代化發(fā)展情況下，運用現(xiàn)代化方式進行檔案的創(chuàng)新管理。⑤檔案意識：回顧以前部分高校教學秘書的檔案管理工作，由于沒有受到應有的重視，在檔案管理工作中一直在固化的模式發(fā)展中，所以導致其質(zhì)量和水平的低下。所以，為了能夠保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，首先必須加強高層管理人員的檔案意識，其次重點加強教學秘書的檔案管理意識。教學秘書在檔案意識的加強中，必須加強對于建檔工作的進行，而且在建檔工作中必須做到“有憑有據(jù)”，堅決避免建檔工作中的造假現(xiàn)象的出現(xiàn)。最重要的就是要保證人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性，最大限度的保證檔案管理工作的連續(xù)性和完整性。

2.教學秘書在當前迫切需要加強檔案管理的創(chuàng)新工作，所以必須促進人員主觀能動性的提高，尤其是檔案管理能力和相應素質(zhì)的培養(yǎng)。在這樣的發(fā)展形式下，一方面要求加強高校教學秘書的學習，高校管理人員要定期的組織教學秘書進行相關(guān)知識的學習和專業(yè)能力的培養(yǎng)，重點提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力；另一方面為了保證人員的穩(wěn)定，高校各個院系要建立能夠適應現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的自上而下的檔案管理系統(tǒng)以及個人和科室責任制，對人員作出明確的安排，在此項工作中最重要的是將教學秘書的檔案管理工作納入到評價體系中，力圖從制度上加強檔案管理的水平，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

三、檔案管理創(chuàng)新工作的發(fā)展對教學秘書的要求

1.教學秘書應做好檔案的收集與建檔工作。教學檔案工作的建立發(fā)展最重要的就是教學秘書在日常工作中進行的有關(guān)文字、圖像、材料的收集，總體來講就是現(xiàn)場第一手材料的匯總。教學秘書在檔案相關(guān)材料等的收集階段工作質(zhì)量和水平的高低直接關(guān)系到今后檔案的創(chuàng)新發(fā)展。所以，教學秘書必須秉持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，嚴格遵循檔案建設(shè)的工作標準和程序進行此項工作。具體而言就是考試考查試卷的收集，學校每年舉行活動的記錄，教學科研活動的進度及工作的完成情況，教師教學任務的完成程度以及每年畢業(yè)生工作事宜的安排程度等工作，教學秘書必須針對這些方面的工作密切的進行管理，定時的組織資料的抽查，優(yōu)化建檔的資料。

2.教學秘書要具備檔案規(guī)范化管理意識：在高校檔案管理工作中，要想能夠?qū)崿F(xiàn)其管理的創(chuàng)新，最重要的就是加強教學秘書的檔案規(guī)范化管理意識。教學秘書在加強檔案管理工作規(guī)范化的過程中，首先要針對檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問題及時的彌補，在新的要求下，建立規(guī)范化的能夠被教學秘書適應的檔案管理環(huán)節(jié)。其次，也是最重要的就是檔案管理的規(guī)范化要求檔案管理的質(zhì)量必須規(guī)范，這就要求教學秘書打破批傳統(tǒng)的資料收集及整理方式，充分運用現(xiàn)代化管理知識，運用現(xiàn)代化管理手段，擴充資料收集及整理的方式?？傮w而言，檔案的創(chuàng)新管理必須實現(xiàn)教學秘書規(guī)范化的檔案意識。

3.教學秘書要充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段加強檔案的創(chuàng)新管理：在現(xiàn)今信息技術(shù)高速發(fā)展的情況下，必須切實促進信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用。首先，教學秘書要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)版建檔的方式，建立能夠適應現(xiàn)代化發(fā)展的電子檔案。電子檔案只需要對文件一次性的輸入，然后整理、統(tǒng)計等方面的工作不需要浪費大量人力，計算機可自行完成。而且應明確的意識到電子檔案的建立管理是未來發(fā)展所必須的，避免排斥意識的出現(xiàn)。所以，加強教學秘書的計算機業(yè)務能力，能夠熟練的利用計算機進行相關(guān)工作。綜上所述，高校教學秘書檔案創(chuàng)新工作最重要的方向就是促進檔案管理的自動化即利用信息手段進行此項工作。

四、結(jié)語

綜上所述，高校教學秘書的檔案管理工作是非常重要的，在新的發(fā)展條件下，必須實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新工作。這就需要從人員素質(zhì)的提升和具體的管理兩方面共同協(xié)調(diào)促進檔案管理創(chuàng)新工作的進行。

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