新形勢下機關事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與策略

摘 要：隨著我國改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，對強化政府公共服務職能以及服務體系提出了更高的要求。為了應對這種新形勢，機關事業(yè)單位的管理模式在不斷的摸索和實踐中逐步進行著體制改革，其中對機關人事工作尤為重要的人事檔案管理工作也提出了新要求，如何通過一系列措施進行行之有效的人事檔案管理，以及采取哪些措施是本文大家一起探討的方向。

關鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 問題 策略

一、人事檔案及人事檔案管理的含義

首先讓我們先來認識什么是人事檔案，它記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報等相關證明時，都需要使用檔案。尤其是在機關事業(yè)單位工作的人來說調(diào)崗、晉升、辭職、退休等每一個環(huán)節(jié)都需要通過人事檔案中記錄的相關數(shù)據(jù)作為有利的評判支撐。那么什么是人事檔案管理呢？人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。具體針對機關事業(yè)單位來說，加強政府系統(tǒng)機關事業(yè)單位工作人員人事檔案管理工作，就是要在原有的基礎上，結合干部職工的人事檔案現(xiàn)狀，通過全面清理等方法，逐步完善、補充，在管理模式上進行調(diào)整，并在今后逐步形成檔案管理常態(tài)化、制度化、規(guī)范化，為規(guī)范人員管理奠定堅實基礎，進一步推進人事檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化。

二、機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要作用

機關事業(yè)單位的檔案管理工作可以說是千頭萬緒，關系復雜。每一個干部職工檔案的形成和整理都是按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的。這些信息不僅記錄了干部職工的教育情況，還包括了榮譽獲得，工作能力等，人事檔案管理部門是機關組織中的一部分，通過對其的認真分析，可以對組織架構中的人員組成有更清晰的認識，以便今后做好相應的培訓和素質(zhì)提升工作。機關事業(yè)單位人事檔案管理工作強度效率不亞于競爭激烈的企業(yè)單位，并且所有的檔案后續(xù)都要嚴密保管，層層審批有著很高的專業(yè)性要求，是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現(xiàn)代化建設服務的。因此這項工作應該受到高度的重視，并不斷在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，加強和改進人事檔案管理工作與時俱進，提高效率，只有這樣才能保證人事檔案管理工作的正常運行。

三、當前機關事業(yè)單位人事檔案管理中面臨的問題

近些年，隨著科學技術的進步，改革大潮的趨勢中機關事業(yè)單位的工作效率有了相應的改善，人事檔案管理工作也逐步在向檔案管理常態(tài)化、制度化、規(guī)范化前行，但事業(yè)單位人事檔案管理制度等相關工作在實踐中依然還暴露出一些問題。

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠。由于人事檔案管理工作的性質(zhì)決定了工作內(nèi)容具有很大的瑣碎性，并且屬于長期維護的工作，業(yè)績體現(xiàn)十分不明顯。因此大多數(shù)機關干部職工對于人事檔案工作不重視，認為就是一些簡單的記錄、整理和抄寫，未把人事檔案管理工作納入到正常的機關議事日程中，從而導致意識層面的松懈，形成從上而下得忽視人事檔案管理工作的氛圍，檔案管理工作人員也喪失了工作積極性，消極怠工使檔案管理制度形同虛設嚴重阻礙了人事檔案工作正常的發(fā)展，難以為機關建設更好的服務。

2.機關事業(yè)單位人事檔案管理的信息化程度不高。由于保密性等原因，導致機關事業(yè)單位的人事管理信息化程度相對落后。雖然一直在推進無紙化辦公，但由于起步晚，龐大的紙質(zhì)材料讓信息化有一定難度。再加上工作人員思維慣性，信息化不是簡單的將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)為電子版，而是對在互聯(lián)網(wǎng)時代背景中研發(fā)出來的一系列辦公軟件的使用。例如：OA等辦公自動化的學習，這類軟件可以很好的幫助檔案管理人員歸納整理，并可以快速準確的任意調(diào)取某一部分內(nèi)容，提高工作效率。但又因人事檔案保密屬性的原因，加之事業(yè)單位尚未有自己專屬的檔案管理軟件，導致人事檔案信息化管理安全性能不高，這也是阻礙人事檔案管理信息化進程的一個重要原因。

3.人事檔案管理人員的專業(yè)水平不夠。由于機關事業(yè)單位對于檔案管理工作重視不夠，使得檔案室許多工作人員并非檔案專業(yè)出身，對于檔案管理的專業(yè)知識和基礎知識內(nèi)容掌握的較弱。人員調(diào)動過程中，新任的檔案管理人員自學能力差，工作中存在一定的畏難情緒，人事檔案業(yè)務主管部門組織舉辦系統(tǒng)專業(yè)的知識培訓較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位，并且部分檔案員對檔案的重要性、管檔要求和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應崗位的工作需求。

4.人員配備不到位，經(jīng)費得不到保障。機關事業(yè)單位由于編制緊張，經(jīng)常出現(xiàn)一人多崗、相互混崗等現(xiàn)象，專職不專，兼職不兼的情況。人手不夠直接影響了檔案管理工作的開展情況。此外，檔案管理專項經(jīng)費不到位情況也十分普遍，有些機關單位沒有專門的人事檔案管理場所，有的直接放在辦公室中隔離空間，直接影響了檔案的保密和保管，此外對于加強信息化中最基礎的計算機、檔案柜、刻錄機、掃描儀等設施設備的配備需求情況也十分明顯。

四、加強機關事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施

1.加強領導，增加投入。要改變機關事業(yè)單位人事檔案管理較為落后的狀況，首先應從領導層面加強對這項工作的重視程度，把做好該項工作列入單位工作日常議事日程中。從意識層面開始認識檔案工作的重要性，建立相關的監(jiān)督小組，定期對檔案管理人員進行審核，并建立績效考核機制，在有獎有罰的規(guī)定中激勵工作人員的積極性。其次是要加大資金投入的力度，為更好的開展工作提供必要的條件，根據(jù)單位的實際情況配備檔案所需的設備設施，例如檔案柜、獨立的檔案館、空調(diào)、電腦軟件等，提高檔案信息資源開發(fā)利用的速度。定期檢驗維修庫房內(nèi)必要設備設施，努力改善檔案管理的保管保護條件。

2.提高機關事業(yè)單位中人事檔案管理隊伍人員的素質(zhì)。機關事業(yè)單位的檔案工作，具有很強的專業(yè)和政治性，在選拔人才時需要將個人的素質(zhì)和政治素養(yǎng)考慮在內(nèi)，選擇中共黨員和優(yōu)秀干部來從事干部人事檔案工作。選拔出來后，還要不斷地加強檔案員的業(yè)務培訓，通過自學、走訪和請專家授課、參加各級舉辦的業(yè)務培訓班、檔案知識講座、經(jīng)驗交流會等多種方式來提高檔案工作人員的業(yè)務水平和工作能力。

3.建立健全機關事業(yè)單位人事檔案管理制度。所謂無規(guī)矩不成方圓，應盡快建立和完善機關事業(yè)單位人事檔案管理的各項制度，做到有據(jù)可依。不僅可以監(jiān)督管理工作人員，也讓人事檔案管理工作的推進更加系統(tǒng)化、精細化。與此同時還要在抓落實上下功夫，這些制度的制定不能僅僅流于紙張，需要工作人員一項項落實，真正運用到實際工作中完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

4.加強機關事業(yè)單位人事檔案管理的信息化程度。互聯(lián)網(wǎng)時代的大趨勢中，大數(shù)據(jù)、云計算正在被廣泛的推廣，創(chuàng)新是當下社會發(fā)展所需的新的要求。傳統(tǒng)的行業(yè)正在一點點被顛覆，那么作為檔案管理來說，也已經(jīng)要拋開紙質(zhì)文檔管理的時代，進入到信息化的科技時代。機關事業(yè)單位檔案管理部門要對人事檔案實行信息化管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、聲音、圖片等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)并存，并委托市場機構或者獨立開發(fā)適合自己的管理軟件，在保證安全的前提下，充分利用計算機網(wǎng)絡技術實現(xiàn)機關內(nèi)部人事檔案管理的信息化。另外，機關還可以通過此軟件做到與外界的溝通，做到信息公開，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，切實提高工作的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)人事檔案管理的價值。

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