試論基于大數據時代背景下的檔案管理方略

摘 要：我國現代化建設的今天，檔案管理可謂是關系到每一個公民的切身利益，因此是非常重要的事項，做好檔案管理和檔案儲存工作是我國的基礎性保障。本文將針對大數據時代的背景，分析探討檔案管理工作的方式方法，對今后一個時期的檔案管理工作提供參考價值。

關鍵詞：大數據 檔案管理 方略

信息技術廣泛發展的今天，大數據時代普及到各行各業，作為檔案管理這一領域，也被信息技術所影響，為了適應新的時代背景，檔案管理呈現出全新的工作方略。

一、檔案管理在大數據時代背景下面臨的挑戰

所謂大數據，一般的傳統軟件進行統計已經無法滿足較大規模的數據，它超出了傳統軟件的儲存、管理能力，由于大數據的規模大，且數據運轉速度非常快，也具有多變的數據形式，這些顯著的特點都給檔案管理帶來了諸多挑戰。歸納起來有如下幾個方面：

1.理念及流程上的帶來的巨大挑戰。過去的傳統檔案管理上，通常是根據檔案的類型做出不同的標記，按類別歸納，以備今后查閱時方便查找。但是隨著大數據時代的到來，越來越多的數據需要交叉處理，如果還按照過去傳統的方式將檔案進行簡單歸納，則帶有交叉性的數據無法妥善處理，且無法按照傳統的方式進行保存管理。

2.檔案管理的保存形式提出了新的要求。如今的很多檔案資料不再停留在紙質版的階段，很多諸如電子圖片或音頻、視頻等方面的文件也是檔案的組成部分，如果想保存這些內容，僅按照過去傳統的保存方法遠遠不能滿足檔案管理的基本需求。這就要求檔案應當不斷豐富保存形式，不僅保留原有紙質檔案的保存形式，還應當增加檔案管理的其他保存形式，讓更多信息能夠根據需求歸納整理，特別是電子檔案的管理，可以通過查找關鍵詞方便今后查閱。

3.對從業人員的綜合素質提出更高的要求。面對大規模復雜化的數據信息，如果從業人員還是按照過去的檔案管理理念進行最基本的操作顯然已經不符合時代發發展的需求。檔案管理的從業人員應當與時俱進，不斷更新觀念，同時掌握多種技術，不僅應當具有過硬的傳統檔案管理技能，還應當熟練掌握檔案的數據信息整理方面的軟件運用，方便對數據信息進行歸納、錄入、查閱等。這也要求從事檔案管理的工作人員要不斷提高自身的綜合素質，這是符合時代發展需要的必由之路。

二、檔案管理在大數據時代背景下面臨的機遇

如前文所述，在大數據時代的背景下，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，但是大數據時代又給檔案管理工作帶來了諸多機遇，具體表現為以下幾個方面：

1.便捷了檔案的存貯工作。如今，很多政府部門、事業單位、企業等地，越來越多的人事檔案給他們的管理工作帶來挑戰，不斷增長的檔案數量以及有限的存儲空間，使很多單位不得不將古老陳舊的檔案數據進行銷毀處理，但是大量的珍貴資料一旦銷毀將無法復原，這無疑給單位帶來一定的損失。面對檔案管理的存貯問題，大數據時代的到來就顯示出在存貯方面的顯著優勢。可以利用數據技術，將檔案信息電子化，這樣可以節約空間，并且方便查閱，即使檔案資料很古老，但在龐大的電子空間面前，這些數據資料可以保存完好，有效保證了單位檔案的完整性。

2.方便快捷的檔案應用優勢顯著。過去的檔案管理，大多采取的是紙質和電子相結合的檔案管理方式，這樣的管理方式通常較為被動，一旦要利用檔案中的某些內容時，需要耗費大量的時間和精力去翻閱查找或搜索，這些工作也很難調動起從業人員的工作積極性。但是大數據時代的到來，大規模的數據被存儲到相關的軟件中，這些軟件并不是簡單的存儲數據，而是對這些數據進行分析和計算，幫助人們提取所需信息，并從中挖掘相關的有效信息，在對大量古老檔案數據進行提取再利用時，這樣的信息處理技術可以發揮檔案的有效價值。

三、優化和提高檔案管理工作的對策

面對大數據時代到來的外在環境，對檔案管理工作來說，既是機遇，又是挑戰，因此應當針對這樣的外在環境不斷優化和提高現代檔案管理工作的水平，筆者認為可以重點從如下幾個方面開展工作：3.1提高檔案管理從業人員的綜合素質，優化人員結構。

大數據時代的到來，作為檔案管理的從業人員，應當不斷更新觀念，以迎合時代發展的需要，應當不斷提高自身的綜合素質，首先扭轉傳統的檔案管理觀念，開始掌握大數據時代背景下應當具備的專業技能，在過去的傳統檔案管理工作中解放雙手，逐步引進具有先進的檔案管理理念的專業人才，提高從業人員的整體素質，這是針對大數據時代給檔案管理工作帶來挑戰的積極應對措施。

1.將先進技術引進檔案管理工作中。為了使檔案管理工作與當前大數據的時代背景相結合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術引進到檔案管理的實際操作中來。無論是政府機關還是事業單位，亦或是企業，檔案管理工作都應當主動謀求與大數據公司合作，針對單位的實際研發符合自身情況的檔案管理技術和工具，由于大數據環境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺電腦就能完成相關工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運用現代化的大數據技術，就勢必需要采用多種技術手段，將虛擬技術、云存儲等相結合。

2.檔案管理監管制度的建設。大數據時代下，檔案管理工作既有機遇又有挑戰。面對大數據時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產生危機。因此，在實行大數據時代時，檔案管理的監管制度應當進一步加強，嚴格相關數據的準入制度，并對各類檔案信息加強監管，實行檔案數據的保護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統漏洞入侵檔案管理系統，盜取相關信息。在加強對檔案管理監管的同時，可以降低檔案信息丟失的風險，使檔案信息的相關數據安全性得到保障。除此之外，還應當加強政府部門及相關單位對檔案信息安全性的重視程度，加大對大數據時代建立現代化的檔案管理工作的資金投入，利用更先進的技術和專業人員，定期維護和更新檔案管理工作的技術，這也是提高檔案管理工作安全性的有效舉措。

四、結語

檔案管理工作在大數據時代背景下，應當把握好機遇，積極應對挑戰。如何應對新形勢，這是未來一個時期提高檔案管理工作值得探討的問題，也是值得業內人士不斷開創的全新領域。現階段，我國的大數據技術水平還不高，還有很大的完善和提升空間，隨著大數據技術的不斷發展，它會給我國的檔案管理工作提供更強有力的技術支持，勢必會給檔案管理工作開創更加廣闊的空間。檔案管理工作也會在這樣的新型技術下，不斷得到突破，探索和發現更符合時代需要的檔案管理技術，從龐大的檔案信息資源中，不斷發掘新技術，充分開發和利用大數據時代的有利環境，將檔案管理工作的技術水平不斷革新，為今后檔案管理工作的發展，貢獻技術支持。

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