關(guān)于電子檔案風(fēng)險管理探討

摘 要：電子檔案管理對檔案管理帶來的便捷性、多功能性，讓檔案得到了價值的充分利用，但是運用電子檔案本身存在一定的風(fēng)險性，因此要針對現(xiàn)實情況做對應(yīng)的風(fēng)險管理，將風(fēng)險系數(shù)降低到最低水平，促進電子檔案管理的安全有效性。

關(guān)鍵詞 ：電子檔案 風(fēng)險管理

電子檔案當下主要是通過計算機相關(guān)設(shè)備做實體儲存，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行有效的配合，可以將有關(guān)聯(lián)的電子圖像文件做有效集合運用，一般管理以案卷為基本單位。其電子文件所運用的載體主要運用光盤、磁帶與磁盤，隨著技術(shù)的發(fā)展，還可以建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫作為信息儲存載體。總體而言，主要以磁帶與光盤為主要歸檔形式。而對于相關(guān)管理所存在的風(fēng)險性，要做好對應(yīng)管理，從而有效提升管理有效性。

一、電子檔案中的風(fēng)險管理定義

風(fēng)險管理最初源于金融領(lǐng)域，而應(yīng)用在電子檔案管理中，主要強調(diào)針對電子檔案特點做其風(fēng)險發(fā)生規(guī)律以及管控技術(shù)的研究，做好風(fēng)險的識別、評估，從而有效的提升風(fēng)險管理能力，對風(fēng)險做有效的預(yù)防與控制，減少風(fēng)險帶來的不良影響。運用最小的成本投入來達到更高的安全保障。在風(fēng)險沒有出現(xiàn)時，能夠通過多種識別技術(shù)做有效的發(fā)現(xiàn)預(yù)測，從而有效的減少風(fēng)險發(fā)生率，或者將風(fēng)險做對應(yīng)轉(zhuǎn)移。當風(fēng)險產(chǎn)生時，需要運用多種措施作出快速的處理反應(yīng)，減少風(fēng)險帶來的損失。當風(fēng)險產(chǎn)生后，需要對風(fēng)險問題做總結(jié)分析，吸取教學(xué)來調(diào)整管理中的漏洞與滯后問題。

二、信息技術(shù)的安全風(fēng)險

電子檔案主要通過計算機系統(tǒng)與相關(guān)配套硬件與軟件設(shè)置來有效操作，雖然其具有較強的功能性，為檔案管理工作帶來的較大的便捷性，但是其文件載體也存在一定脆弱性，有不同程度的安全隱患。在硬件條件上，計算機硬件屬于高精電子儀器的構(gòu)成，對于所使用的外部環(huán)境有一定的要求。如果外部環(huán)境產(chǎn)生異常變化，會導(dǎo)致系統(tǒng)硬件產(chǎn)生多樣性的故障，而磁盤、光盤等電子檔案載體也會因為計算機運用或者日常保管不佳而導(dǎo)致?lián)p毀或者破壞，在一定程度上與紙質(zhì)檔案所存在的風(fēng)險具有相似性，容易因為火災(zāi)、化學(xué)腐蝕或者摩擦擠壓而導(dǎo)致電子檔案損毀。同時其檔案也可以通過計算機等技術(shù)進行拷貝，容易導(dǎo)致信息流失。并且其拷貝如果上傳到網(wǎng)絡(luò)，容易導(dǎo)致信息大面積擴散，保密性與完整性面對更高的管理考驗。對于聯(lián)網(wǎng)性的電子檔案其危險性也相對更大。在軟件方面，計算機軟件具有較為強大的功能性，同時結(jié)構(gòu)也較為繁復(fù)，但是由于認識與操作技術(shù)的有限性，會導(dǎo)致系統(tǒng)技術(shù)存在一定漏洞，進而為軟件的正常運行潛藏了一定隱患。通過專業(yè)技術(shù)研究統(tǒng)計，在程序設(shè)計中在1000行代碼中就存在1個誤差率，而對于當下的操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)，程序應(yīng)用率高，量較大，代碼數(shù)量一般為幾萬、幾十萬行，因此存在漏洞的可能性較大。在計算機的操作系統(tǒng)在不斷升級的過程中，可以給人們帶來較多的功能，但是也會導(dǎo)致更多的程序漏洞問題，因此需要不斷的發(fā)布補丁做對應(yīng)的修復(fù)。而電子檔案所運用的技術(shù)需要得到長期穩(wěn)定的維持，而技術(shù)的不斷發(fā)展帶來了較大的不確定，因此導(dǎo)致在計算機技術(shù)支持下的電子檔案管理存在一定風(fēng)險性。同時計算機系統(tǒng)需要人為操作，同時基于人的不確定性，也為電子檔案管理埋下的隱患。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)表明，計算機系統(tǒng)中存在的安全問題有7成左右與管理問題有關(guān)。技術(shù)層面上的漏洞容易受到不法分子的侵入或者病毒的損害，進而導(dǎo)致計算機安全問題的發(fā)生。與國外先進技術(shù)相比，我國信息技術(shù)仍舊有較多核心技術(shù)沒有得到全面掌握，從而導(dǎo)致相關(guān)安全問題更為凸顯。

1.做好電子檔案風(fēng)險的預(yù)防管理。在電子檔案風(fēng)險管理上，首先要做好風(fēng)險預(yù)防管控，從而降低管理成本。具體操作上需要通過先進的技術(shù)、完善的制度、及時消除潛在風(fēng)險，做好預(yù)防保護處理。應(yīng)與時俱進的引入新技術(shù)是對計算機風(fēng)險防控的最有效方式，技術(shù)保障是電子檔案安全管理的有力手段。例如運用專業(yè)的密碼設(shè)置，可以有效的減少檔案信息受到外在因素的影響干擾。其次，要不斷的完善相關(guān)電子檔案管理制度，將可能存在的風(fēng)險問題做有效分析調(diào)研，將電子檔案管理進行程序化、規(guī)范化，避免不當操作而導(dǎo)致的檔案管理風(fēng)險問題。在制度上，一方面要給風(fēng)險因素進行一定約束性，另一方面要為檔案安全保護工作與技術(shù)提供便利，有效的促進檔案管理安全效果提升。最基本的要求是只有對授權(quán)人員才能提供允許檔案資料調(diào)取與操作的權(quán)限，讓檔案數(shù)據(jù)資料管控處于一定封閉狀態(tài)，避免開放性帶來的管理不安全性因素。其三，需要及時有效的消除風(fēng)險隱患，日常要做好相關(guān)設(shè)備與系統(tǒng)的維護管理，隨時消除風(fēng)險影響，將風(fēng)險因素縮減在更低的狀態(tài)。聘用專業(yè)的技術(shù)維護部門，提供更為專業(yè)的計算機硬件與軟件系統(tǒng)維護工作。提升風(fēng)險預(yù)防管控的意識，投入足夠的人力、物力支持，做好設(shè)備維護的基礎(chǔ)保障。在風(fēng)險管理上，要依據(jù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相關(guān)經(jīng)驗，要做好防火、防盜、防水、防化學(xué)與物理性 損害等措施。在一定程度上要進行專業(yè)檔案室管理，避免人員復(fù)雜而導(dǎo)致資料被盜取或者被拷貝，保證檔案室合宜的溫度與濕度。

2.風(fēng)險分散。電子檔案管理中運用風(fēng)險轉(zhuǎn)移屬于自身安全管理的有效防護，其操作就是通過多角度做風(fēng)險的轉(zhuǎn)移，進行外包或者保險購買等方式是最為常見的。相關(guān)處理可以有效的達到復(fù)雜問題的簡化處理，依據(jù)具體管理情況做電子檔案管理的具體化處理，建立更為完善的檔案管理系統(tǒng)。同時要強化單位與供應(yīng)商的關(guān)系，促進良好溝通，從而有效的獲取更和諧的配合效果，提升電子檔案管理應(yīng)有的管理需求。但是通過風(fēng)險轉(zhuǎn)移方式也容易產(chǎn)生一定風(fēng)險性，特別是外包處理，如果外包管理無法滿足合同標準，其存在的風(fēng)險將無法有效彌補。因此，需要強化操作人員素質(zhì)，確保相關(guān)操作依照規(guī)范標準進行。

3.風(fēng)險評估。在風(fēng)險即將發(fā)生時，要做出第一時間的反應(yīng)措施，有效及時的處理風(fēng)險，將風(fēng)險管控在更小的范圍與更低的嚴重程度上，同時需要通過綜合手段來達到實際的管控效果，對多種手段做相互性優(yōu)劣勢補充運用。風(fēng)險評估主要是確保風(fēng)險預(yù)防工作的有效性，讓預(yù)防措施更適合實際情況。對危險系數(shù)做對應(yīng)的成本投入，制定對應(yīng)的管理措施。同時對于管理人員與基層執(zhí)行人員，需要強化風(fēng)險意識培訓(xùn)管理，依據(jù)實際情況制定合理的風(fēng)險預(yù)防計劃。對于管理中已經(jīng)存在的問題做有效的正視與控制，則可以達到風(fēng)險管控的有效性。從整體來說，對風(fēng)險管理的重視程度影響了風(fēng)險管理的有效性，風(fēng)險意識缺乏是導(dǎo)致電子檔案管理風(fēng)險事件發(fā)生的重要原因。需要對操作的各環(huán)節(jié)做嚴格管控，制定完善的制度流程，做好日常監(jiān)督評估，不斷提升管理人員學(xué)習(xí)能力與專業(yè)知識積累量，能有效的提升風(fēng)險的識別與防控能力。

4.建立單位自有風(fēng)險防護團隊。與風(fēng)險分散處理方式相配合，需要建立單位自身的電子檔案技術(shù)管理維護部門，對單位電子檔案的硬件與軟件設(shè)施做對應(yīng)的日常維護，避免外包單位所帶來的風(fēng)險性，同時提供了單位電子檔案管理維護更為及時有效性，提升了日常電子檔案管理運行效率。由于是單位內(nèi)部工作人員，在管理與利用上更為便捷高效，能夠促使管理人員對檔案管理技術(shù)工作有更高的忠誠度，避免外包單位人員流動不負責任的狀態(tài)產(chǎn)生。雖然外包方式可以讓風(fēng)險轉(zhuǎn)移，表面上單位將責任進行了分散，但是對單位而言并沒有得到風(fēng)險的有效降低，一旦產(chǎn)生風(fēng)險問題，最終受到損失的是單位自身，因此構(gòu)建專業(yè)的電子檔案技術(shù)團隊更為重要。不僅要強調(diào)團隊計算機技術(shù)與系統(tǒng)的專業(yè)技能，同時要強調(diào)專業(yè)的職業(yè)責任感與對單位的歸屬感，提升工作謹慎程度。技術(shù)團隊需要依照單位實際情況展開，按照檔案價值的做對應(yīng)的投入，提供技術(shù)、人才、物質(zhì)的支持，加強檔案管理整體業(yè)務(wù)能力。從整個單位的管理制度與氛圍入手，提升領(lǐng)導(dǎo)層對該問題的重視，加大對相關(guān)工作的協(xié)調(diào)配合，促進整體人員對相關(guān)工作的支持。

三、結(jié)語

電子檔案風(fēng)險管理勢在必行，特別是信息化技術(shù)發(fā)展不斷普及化的當下，各種電子檔案使用操作較為頻繁，其中存在的技術(shù)漏洞與技術(shù)攻擊導(dǎo)致電子檔案存在較大的風(fēng)險性。技術(shù)人員專業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)的缺乏，風(fēng)險管理意識缺乏，技術(shù)的滯后都是面臨的重要問題，需要針對單位實際情況做內(nèi)部調(diào)整改善，同時要充分發(fā)揮政府部門相關(guān)監(jiān)管能力，給單位電子檔案管理提供更為優(yōu)勢的外圍環(huán)境。

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