電大開放教育學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新實(shí)踐研究

[摘 要] 隨著開放教育管理過程的不斷改革和深化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要。從檔案管理的模式出發(fā)，提出一些看法，旨在通過對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新探討來促進(jìn)開放教育的管理和建設(shè)。

[關(guān) 鍵 詞] 開放教育；學(xué)籍檔案管理；創(chuàng)新；實(shí)踐

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）15-0042-01

開放教育學(xué)生的學(xué)籍檔案主要表現(xiàn)為紙質(zhì)文字檔案和計(jì)算機(jī)電子檔案兩種形式，是學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過程中各項(xiàng)活動(dòng)的記載，也是審核學(xué)生畢業(yè)資格的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式已無法適應(yīng)開放教育學(xué)籍管理的信息化、系統(tǒng)化、規(guī)模化的需要。因此，開放教育學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新和實(shí)踐研究就顯得尤為重要。

一、開放教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員不夠重視，對(duì)管理認(rèn)識(shí)不到位

受工作、家庭等諸多因素的影響，個(gè)別學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視，檔案資料的采集和填寫不完整、不準(zhǔn)確；部分工作站、點(diǎn)把開放教育作為學(xué)校的創(chuàng)收部門，部分管理人員在思想上輕視，認(rèn)識(shí)上模糊不清，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問題，檔案信息的采集不嚴(yán)謹(jǐn)，相應(yīng)的要求執(zhí)行不到位，檔案的收集與管理比較混亂。

（二）信息化手段沒有得到充分利用

開放教育已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)過程的網(wǎng)絡(luò)化與遠(yuǎn)程操作。隨著招生的規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)員檔案數(shù)量的增加，加上存放的時(shí)間不統(tǒng)一，管理上的流動(dòng)性和動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，中間的過程很大程度上都是由管理員自己手工運(yùn)作，還未達(dá)到“電子化”的高度，相應(yīng)的信息資源還未被充分的開發(fā)和利用。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺

學(xué)籍檔案的管理是一項(xiàng)浩大、復(fù)雜而又系統(tǒng)化的工程，不僅需要管理人員熟練的技術(shù)操作能力，更需要管理人員具備一定的管理知識(shí)，擁有極強(qiáng)的計(jì)劃性和前瞻性，還需要有善于協(xié)調(diào)各個(gè)方面的工作能力。目前一些學(xué)校，在這個(gè)方面人才不足，也沒有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行必要的管理培訓(xùn)。管理人員素質(zhì)不高，年齡偏大、業(yè)務(wù)處理能力薄弱、計(jì)算機(jī)操作能力不強(qiáng)。這樣會(huì)影響工作效率，甚至一些不當(dāng)?shù)牟僮鬟€會(huì)導(dǎo)致資料的丟失。

（四）資本投入少，軟、硬件跟不上

開放教育學(xué)生檔案主要以電子化的方式存儲(chǔ)，很大程度上依賴于一定的介質(zhì)、設(shè)備和相應(yīng)的安全保護(hù)措施。如果處理不當(dāng)、保護(hù)不力，很容易丟失和損壞，造成無法挽回的損失。這就要求我們在這個(gè)方面投入一定的人力、物力和財(cái)力，來保證檔案的存儲(chǔ)安全。但目前部分站、點(diǎn)不僅不夠重視，也不愿在這個(gè)方面投入，硬件缺失，軟件跟不上，設(shè)備陳舊不說，數(shù)碼信息的采集更無從談起。可見，檔案管理在這個(gè)方面還有極大的缺陷。

開放教育已經(jīng)成為高等繼續(xù)教育比較重要的一種形式，對(duì)于學(xué)生檔案的管理依然存在上述的諸多問題，改進(jìn)檔案管理模式、創(chuàng)新檔案管理方法，成為我們必須重視的問題。

二、強(qiáng)化開放教育學(xué)生檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式

（一）加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)

學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)過程的重要資料，是開放教育的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到開放教育的質(zhì)量。因而檔案管理人員要深刻地認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，認(rèn)真做好每一項(xiàng)檔案管理工作，高質(zhì)量、嚴(yán)要求做好每一個(gè)環(huán)節(jié)，使學(xué)籍檔案全面、客觀、真實(shí)地反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和要求，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，把學(xué)生檔案管理提到“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切，為了一切的學(xué)生”高度去工作和管理就成為檔案管理的重心。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，引導(dǎo)他們擁有對(duì)應(yīng)的職業(yè)道德，形成良好的內(nèi)部工作環(huán)境。定期或不定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和教育，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)他們更好地工作；邀請相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人士進(jìn)行知識(shí)講座，傳授檔案管理的理論知識(shí)，進(jìn)行相關(guān)層次的學(xué)術(shù)交流；采取走出去，請進(jìn)來的辦法，組織人員與檔案管理成績突出的單位進(jìn)行交流。不斷完善檔案管理人員的配備制度，因地制宜，依據(jù)每個(gè)學(xué)校的大小，在不同崗位引進(jìn)不同的管理人員，以便管理工作更為高效地開展。

（三）健全檔案管理制度，強(qiáng)化信息手段

電大開放教育檔案管理的諸多問題存在的根本原因，是管理機(jī)制不夠完善。加強(qiáng)檔案管理，就必須做到建立行之有效的檔案管理制度，不斷完善相應(yīng)的機(jī)制。工作站、教學(xué)點(diǎn)要根據(jù)自身情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，來確保檔案管理的制度化。另外，還要重視對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用，加大對(duì)檔案管理的投入，配置完善的軟、硬件設(shè)備和安保措施，防止學(xué)生的信息泄露。

學(xué)籍檔案管理是開放教育的重要組成部分，學(xué)籍檔案管理的工作人員要強(qiáng)化自己的管理理念，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新自己的管理理念，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，根據(jù)開放教育的特點(diǎn)適時(shí)調(diào)整自己的方法，認(rèn)真做好檔案管理工作，才能促進(jìn)開放教育健康、快速地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳惠鋒.關(guān)于電大開放教育學(xué)籍檔案管理研究[J].商情，2014（17）.

[2]姜華.探究新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）.