關于信息時代下檔案管理工作的創新分析

[摘 要] 在信息時代快速發展背景下，檔案管理工作要想全面適應時代發展需求，獲得更好的發展前景，就必須緊跟時代發展步伐，開拓創新，積極采用先進、新穎的信息技術，探索出科學有效的管理方法與措施。

[關 鍵 詞] 信息時代；檔案管理；創新分析

[中圖分類號] G272 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）15-0064-01

信息時代的飛速發展，在為檔案管理帶來發展機遇的同時，也為其迎來了新一輪的挑戰。而信息化的檔案管理大幅度地提升了工作效率，但也提出了新的工作任務與要求。因此，檔案管理應結合自身特點與發展趨勢潮流，加強改革創新，從而在大幅度降低人力、物理財力消耗的同時，不斷提升管理水平。

一、規劃和設計方面

結合目前的檔案管理工作現狀來看，信息時代背景下，檔案管理工作改革創新過程中，在規劃和設計方面出現滯后問題的主要原因有：一方面，檔案信息資源在生產、管理方面是空間分割的，同時，再加上資金、規范和權限等種種因素的制約，往往難以制定出能夠在全國范圍實施的、統一的規劃方案；另一方面，檔案信息化自身若產生相應變化，也會在一定程度上對其信息化管理系統的設計產生不利影響。比如，產生電子文檔與電子檔案部門的信息化建設在進行過程中，本身就在不斷產生變化，在這種背景下，很容易會導致檔案信息化管理系統設計的不確定性，也使得檔案信息化資源的完整、真實性無法得到有力保障。

對此，一方面，對于檔案管理的信息化，可以將處于分隔狀態的歸檔數據進行整合，但對于現行文件信息起到的共享作用則非常有限。另一方面，對于數字檔案館的建設，應充分考慮到地方行政管理部門體制的改革以及職能轉變的實際需求，從而在電子文件產生之前實現檔案信息化，并將現行文件的管理融入檔案信息化管理范圍，以此來促進檔案信息資源一體化管理的實現。

二、服務理念與方式

近年來，對于檔案管理信息化來講，其服務對象雖然已經逐漸從領導向基層轉變，并從內部逐漸向外部拓展，服務對象的擴展極為迅速，但對于一些涉及保密、安全以及社會經濟效益方面的檔案信息化服務來講，在很多方面還存在諸多缺陷，不僅影響著各項檔案管理工作的順利展開，也在一定程度上制約著其管理水平的提升與改革創新。

對此，首先，應不斷增強管理意識，將檔案管理信息化各項工作的開展作為國家信息基礎建設的關鍵組成部分。除了一些要求必須給予保密的檔案外，應盡可能地拓展目前的檔案信息化服務范圍，同時，還要加強各地方檔案信息化管理的統一建設，并將其歸入國家信息化建設的總體規劃中，從而真正在人力、服務規模等方面實現最大化。其次，應強化管理指導，通過加大指導力度來促進檔案信息化建設與相關行政部門的和諧統一發展。再者，應結合各項管理工作需要，制定出完善的法律法規。這樣不僅能能夠為各種管理活動的開展提供重要保障，確保檔案信息的安全性與合法性，也能夠使檔案信息的積極作用得到充分發揮。

三、法規體系的建立

就目前信息化檔案管理來講，雖然制定了相應的法律法規，但在具體實施中還缺乏一定的系統性，需要進一步完善。針對這種狀況，要想實現檔案管理工作的創新發展，主要可以從以下幾個方面入手：（1）結合計算機、網絡等現代化信息技術的發展，其法規體系的建立應采用國際或國家標準。（2）在處理一些普通的檔案信息時，應運用國家標準來進行，而對于一些具有較高信息技術要求屬性的檔案來講，應制定出科學合理的行業標準。（3）應不斷加強信息化管理標準體系的建立，促進其規范化、標準化水平的不斷提升。

四、信息共享壁壘的存在

在信息時代背景下，共享壁壘是檔案管理工作創新發展中需要解決的重要問題。對于這類問題的解決，相關管理職能部門，可以通過將工作模式逐漸由管理型向服務型方向轉變，進而使傳統管理中，一些針對管理對象的多個職能部門的順序審批，逐漸轉變成同時進行的協同服務。另外，在檔案管理工作改革創新過程中，不僅要維護好公眾的權益，還要為使用者獲取檔案信息資源的相關工作提供一定保障，通過對復雜網絡環境的深入分析來明確綜合性檔案資源信息庫數據方面存在的缺陷，并實施有效的應對策略。同時，還要加強檔案管理信息化建設與社會信息化建設的協調統一。這樣不僅能夠進一步提升其信息化建設水平，也能夠在信息時代背景下，真正實現檔案管理工作的創新發展，進而在確保各項管理活動高水平、高質量開展的基礎上，不斷提升我國檔案管理水平。

在信息化時代快速發展背景下，作為重要的社會信息資源，檔案管理工作也引起了人們的廣泛重視。但就目前的信息化檔案管理建設來看，還處于發展探索階段，需要檔案管理工作人員進行不斷的探索與創新，加強信息技術的應用研究，并利用信息技術的發展來實現檔案管理的創新進步，真正做到與時俱進，在進一步提升管理水平的基礎上，為社會提供更優質的服務。

參考文獻：

[1]伍震.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].速讀（中旬），2015（10）：235-236.

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