對人事檔案信息化管理的探析

[摘 要] 隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，在各個行業(yè)中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效地提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。

[關鍵詞] 人事檔案；信息化管理；途徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 093

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0180- 02

人事檔案信息化管理有利于人事檔案利用率的提升，有利于人事檔案管理效率的提高，人事檔案信息化管理是必然趨勢。信息化發(fā)展已成為當前社會發(fā)展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐?，F(xiàn)就人事檔案信息化管理的途徑分析了幾點。

1 加強學習，建立一支高素質人事檔案管理隊伍

要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此，加強對檔案管理人員素質和業(yè)務素質的培訓，提高管理水平有工作能力，認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務知識，又懂得機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才，熟悉本單位基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開展；檔案人員要加強自身素質的培養(yǎng)，要努力學理論、學業(yè)務、學技術，以適應單位建設和發(fā)展的需要。 2 加強基礎建設，為信息化建設打下基礎

近幾年來，很多企事業(yè)單位開始走上信息化人事檔案的建設進程中，為實現(xiàn)人事檔案信息化建設，首先就是要加強人事檔案信息化建設的基礎。一方面，要強化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設備提供環(huán)境基礎。針對新建的檔案庫房制定新的標準，加大其信息化的設備建設，針對已有的建房應著重其改造。對紙質檔案的庫房管理應保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對于信息化的檔案，應加強對信息化設備運營要求的環(huán)境建設，對網(wǎng)絡中心機房、服務器、電子檔案庫房等基礎設施進行完善。包括一些基本的防靜電設施、防磁等基本設施，更要完善防信息泄露以及保密技術等。而對已建成的庫房和已有的紙質檔案，一定要分區(qū)進行保存，做好功能型結構的改造，并逐步完善相應設施。其次，對于檔案信息化建設來說，網(wǎng)絡環(huán)境是非常關鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡布線凌亂、設備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學措施進行改善。

3 制定網(wǎng)絡標準和相應的規(guī)則制度

網(wǎng)絡檔案具有開放性特征，人事檔案在很長的時間內需要具有保密性，這就要求制定有關的法律法規(guī)和指標，不斷規(guī)范人們的行為。因此，需要盡快地頒布檔案信息數(shù)據(jù)輸入的相關法規(guī)，規(guī)定軟件的使用標準、信息數(shù)據(jù)的編排規(guī)則和流程等基礎性工作。

4 要強化檔案管理的信息化建設

干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進人事檔案管理信息化進程。依托干部人事檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現(xiàn)檔案全面、動態(tài)化長效管理。五是注重對系統(tǒng)管理與維護，提升使用價值

在日常管理維護中，本著方便、快捷、有效、實用的原則，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動生成干部任免、調動審批表、干部名冊等功能，及時將干部的基本情況、人事變動、工作調動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進行改動，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)干部信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標準。為縣委了解干部隊伍現(xiàn)狀、干部政策決策、干部隊伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質高效的服務，提高工作的質量和效率。

5 增強檔案信息化管理的安全意識

在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，如何防止計算機的安全問題是一個老生常談的話題，這就需要對通用的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)依據(jù)不同的使用權限進行分門別類的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關系。要摒棄以往懶惰、不思進取的老觀念，也要規(guī)避設限太多、思想隨便的狀況。二要優(yōu)化檔案審核流程。干部人事檔案審核是順利進行檔案管理的基礎。要從源頭抓起，及時組織好檔案收集工作，加強與有關部門的聯(lián)系，疏通材料來源渠道，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動性，以積極主動和高度負責的工作態(tài)度，形成檔案材料收集的長效管理。要嚴把入檔關，對入檔材料鑒別真?zhèn)?、查漏補缺，強力保障干部人事檔案的真實性、權威性。人事檔案是經(jīng)組織審查或認可的集中保存的“原始記錄”。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續(xù)不全的材料退回補充信息，虛假信息堅決禁止入檔，保障人事檔案內容的真實性。

6 實現(xiàn)信息資源共享

人事檔案管理的覆蓋面較廣，人事檔案的來源趨于復雜。人事檔案的應用范圍廣泛，像畢業(yè)生的就業(yè)、公務員的考核等都與人事檔案息息相關。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放的交流模式。

主要參考文獻

[1]劉英.檔案管理信息化的探討[J].辦公室業(yè)務，2016（8）.

[2]黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2016（8）.