高校電子檔案管理的優(yōu)化策略分析

摘 要：隨著我國的信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，高校的檔案管理也進(jìn)入了電子管理的時(shí)代。電子檔案管理能夠有效提高高校檔案管理的工作效率，但是高校的電子檔案管理從無到有、從有到運(yùn)用熟練是需要一個(gè)過程的。本文基于完善高校電子檔案管理工作，提出了優(yōu)化高校電子檔案管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：高校;電子檔案;管理

收稿日期：2015-08-25

1.目前高校電子檔案管理工作中出現(xiàn)的弊端

（1）各高校之間缺少交流學(xué)習(xí)。當(dāng)前，我國各大高校在電子檔案管理這塊缺少相應(yīng)的交流學(xué)習(xí)，沒有對(duì)這一塊進(jìn)行深入研究探討，缺乏統(tǒng)籌發(fā)展的觀念，總體來說就是一盤散沙。高校的電子檔案管理籌備工作，不能夠?qū)崿F(xiàn)資金共享、技術(shù)共享，各大高校的電子檔案管理技術(shù)水平參差不齊。

（2）管理模式不規(guī)范，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制。不同的高校所使用的電子檔案管理軟件是不一樣的，其檔案分類也各有差異。長此以往，這樣的管理模式必定會(huì)導(dǎo)致全國高校的檔案銜接出現(xiàn)問題，增加檔案管理上級(jí)工作的壓力。

（3）電子檔案管理安全性能低。目前的高校電子檔案管理在每一個(gè)工作階段所使用的安全防護(hù)軟件不配套，而且在短時(shí)間內(nèi)頻繁更換安全密鑰，安全防護(hù)軟件缺少自動(dòng)升級(jí)功能。這就使得電子檔案管理的每一步流程銜接不恰當(dāng)，容易在信息交接的時(shí)候出現(xiàn)安全問題，造成整個(gè)管理網(wǎng)絡(luò)陷入癱瘓。

（4）管理人員缺乏管理意識(shí)、技術(shù)水平不到位。高校電子檔案管理人員的技術(shù)水平和管理意識(shí)直接影響了高校電子檔案管理工作進(jìn)程。然而，在實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，某些高校的電子檔案管理人員的技術(shù)水平達(dá)不到要求，但是學(xué)校缺少對(duì)管理人員的相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，工作人員的管理意識(shí)也不強(qiáng)，不能實(shí)現(xiàn)自我提升。

（5）缺乏對(duì)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。高校的電子檔案管理除了應(yīng)該有安全軟件防護(hù)，還應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，預(yù)知檔案管理中將會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，減少安全漏洞，并且做出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的多個(gè)應(yīng)急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體制，無形中增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

2.高校電子檔案管理的優(yōu)化策略

（1）提高管理人員的素質(zhì)。要提高管理人員的素質(zhì)必須加強(qiáng)工作人員的思想政治建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)。學(xué)校一方面要開展關(guān)于檔案管理工作人員的思想政治教育學(xué)習(xí)活動(dòng)，樹立愛崗敬業(yè)模范，提高工作人員的工作積極性以及對(duì)職業(yè)的熱愛程度;另一方面，要給檔案管理人員提供職業(yè)技能培訓(xùn)渠道，加強(qiáng)他們的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，要求他們掌握相應(yīng)的軟件運(yùn)用方法、數(shù)據(jù)管理方法，使之能夠滿足高校電子檔案管理的工作需求。

（2）加強(qiáng)電子管理軟件的技術(shù)研究和共享。各個(gè)高校應(yīng)該建立一個(gè)電子管理軟件研究開發(fā)中心，創(chuàng)新出適用于自己院校使用的電子檔案管理軟件，增大對(duì)這一研究項(xiàng)目的資金投入。各個(gè)高校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該轉(zhuǎn)變從前狹隘的思想觀念，踴躍分享自己學(xué)校的基礎(chǔ)成果和管理經(jīng)驗(yàn)，給資金緊張的院校提供經(jīng)濟(jì)支持，整體提高高校的電子檔案管理水平。

（3）做好基礎(chǔ)的檔案管理工作。地基打得好樓才建得高，高校電子檔案管理的基礎(chǔ)工作就是高校電子管理的地基。所以院校應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作，這也在一定層面上提高了電子檔案管理的安全性，在電子數(shù)據(jù)丟失的時(shí)候，能夠有原始檔案的支持。

（4）加強(qiáng)電子檔案管理的相關(guān)設(shè)備管理。高校需要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案的存檔途徑，給各個(gè)部門配備齊全相應(yīng)的電子設(shè)備，提供設(shè)備技術(shù)支持。采用統(tǒng)一的格式對(duì)信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，接洽好電子檔案管理的每一步流程，減少接洽過程中的風(fēng)險(xiǎn)。購進(jìn)具備自動(dòng)升級(jí)功能的安全防護(hù)軟件，采用配套的管理軟件，減少電子檔案的后期整理工作問題。

（5）加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理。安全密鑰是打開電子檔案的一把鑰匙，是破解安全防護(hù)軟件的重要工具。高校應(yīng)加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理，要本著確保信息安全的目的，減少檔案的提取流程。高校可以采取指紋認(rèn)證方式，采取指紋認(rèn)證后能夠確保提取人身份和證件統(tǒng)一，然后實(shí)行一人分管多個(gè)安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認(rèn)證信息就可以了。

電子檔案管理是高校檔案管理的有效方式，機(jī)器管理不可避免地會(huì)有一些漏洞或者缺陷。因此我們要不斷提升改進(jìn)軟件的科技含量，在提高安全性能的基礎(chǔ)上降低軟件的操作難度，方便檔案管理工作人員使用，同時(shí)提高電子檔案管理的工作效率。

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