基于信息化的設備備件管理

[摘 要] 闡述企業在實施設備備件信息化管理過程中采取的步驟和方法，以及取得的成績。

[關鍵詞] 設備備件；信息化；費用管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 046

[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0079- 02

多年來，齊齊哈爾裝備公司設備備件費用管理一直采用以設備使用單位為主、部門監控為輔的管理模式，各設備使用單位為了從自身利益出發，經常超量儲備備件，導致設備備件費用逐年增長，其增長幅度遠遠高于產量和設備原值的增長。為了扭轉設備備件費用管理中設備使用單位各自為政、管理部門事后統計數據的被動局面，企業將SAP ERP信息系統引入設備備件管理，實現了設備備件費用的有效管控。

1 優化流程，開展信息化工作

1.1 做好藍圖設計

流程的設計，是信息系統流程開發成功的關鍵。公司以往也曾購買過備件管理軟件，因適用性不強，軟件使用壽命非常短。此次開發ERP信息系統，公司借鑒了以往的經驗教訓，調集基層設備管理人員、大維修調度員、備件采購人員、技術工藝、預算結算等所有與備件管理相關的專業骨干，組成ERP信息系統項目組，負責ERP信息系統的流程設計。由于工作人員都是從業10年以上的業務主管，設計的流程能夠全方位地再現各種生產場景、保證了信息系統上線后的可操作性。

1.2 評估、優化備件管理環節

首先是評估流程，列出備件管理過程的所有環節，并進行逐一評估；其次簡化操作流程，備件申請信息化管理，取消了紙質單據，使備件需求單位由原來挨個部門跑審批、給每個專業的備件采購人員報送計劃，變為只需要在系統內提交一個申請，即可完成相關工作，方便快捷；第三，優化流程，實現科學管控。例如通過信息系統，可以了解在途備件已發生的費用，比財務部門更及時、更準確的預測費用發生情況；通過對庫房領料的查詢，隨時了解費用消耗情況，杜絕備件管理漏洞；通過備件申請審批與實際消耗的對照，可以追溯所有違規現象，將備件、價格、供應商、更換周期等等信息公開，為設備運維成本管理提供科學依據。

2 固化流程，實施有效管控

2.1 制定管理標準、開展培訓、組織檢查與考核，固化管理流程

為了保證設備備件費用專業化管理的有效實施，企業完善了相關管理制度，規范了系統操作流程，先后下發了《設備系統費用管理辦法》、《委托修理流程》、《規范設備系統ERP操作》等11個管理標準以及配套的流程文件，重新規范設備備件管理工作；同時，不斷地總結ERP系統操作經驗，組織培訓與講評、檢查與考核。通過采取上述一系列措施，ERP信息系統對備件業務的管控能力由上線初期的30%提高到98.7%。

2.2 樹立技術人員成本意識，實現費用的目標管理

將ERP信息系統內植入備件管理的三級審批流程（使用單位業務主管領導一級審批、專業技術人員二級審批、主管部門領導三級審批），是ERP信息系統實施備件管理的關鍵，強化了專業技術人員“設備部件以修為主”的成本意識，大大減少了設備在大修、維修、改造過程中零部件的更換數量。在信息系統中，每一項備件費用必須經過專業技術人員的確認，才能進入下一環節；對于為緊急搶修開通的綠色通道，也增加了費用發生后的統計、核對功能。每一個環節所發出的指令均可追溯，每個項目發生的費用額度都是透明的。這種成本管理的本質改變，提升了設備運維成本的管理水平。

3 深化信息管理，實現備件科學儲備

企業設備備件管理經歷了經驗管理、成本管理和科學管控三個階段。在2011年之前，采用的是以滿足生產需求為目標的經驗管理。為保證設備運行購置了大量備件，在有限的空間內備件儲存越多，管理難度越大。備品備件重復提報、盲目儲備、超量儲備現象大量存在。2011年引入成本管理理念，將費用審批環節強制納入備件采購流程中，沒有通過費用審核的備件就無法采購。管理人員為了控制費用，甚至人為將一些備件降到零儲備。雖然，這樣在短期內設備備件費用控制效果非常顯著，但是，經過一段時間的運行，發現設備故障經常因無備件而延長停臺時間，反而降低了設備使用效率，對生產影響非常大。2013年，采用現代管理手段對設備備件實施了科學管控。以ERP信息系統備件的消耗周期為依據，幫助企業重新設計備件安全庫存方案；以TPM設備故障監控數據為基礎、以六西格瑪預測分析結果為依據，幫助企業減少應急采購的頻次，提高計劃采購的合理性；以備件庫房實施5S管理為要求，徹底整頓庫房，制定備品備件庫存定額，實現了設備備件科學合理儲備，滿足了成本控制和生產的需求。

4 利用信息資源，實現備件共享

企業利用信息系統，建設小型通用設備備件、昂貴備件資源共享平臺。通過資源共享平臺，生產單位可以隨時查詢設備備件的動態信息，有效利用這些信息，從而滿足生產需求。2013年企業將設備維修業務進行了整合，成立了機電車間。機電車間將公司電動機等設備零部件進行了資源整合，實行統一管理，進一步避免了設備備件的重復購置，實現了資源的有效利用。

5 結 論

齊齊哈爾裝備公司針對設備備件管理工作中計劃、采購、驗收、領用、消耗統計等環節，運用ERP企業資源計劃系統，實現了設備備件管理與成本控制、預防維修相結合，經過四年多的實踐，將管理要求和業務流程控制固化到軟件中，避免人為的違規操作；利用系統提供的信息進行判斷，技術上保證閉環操作、管理上杜絕手工傳遞紙質單據引發的漏洞，提高了工作效率；增加了管理控制指標，不僅規范了費用管理人員的操作行為，也為企業管理部門提供了管理控制手段，實現了設備備件費用的目標管理，同時有效地提高了設備預檢預修質量。