淺談技工學(xué)校檔案建設(shè)與管理

摘 要：檔案的作用從時(shí)間上看具有滯后性，因此，在技工學(xué)校的日常管理中，檔案建設(shè)和管理的重要性往往被忽視。但是，檔案管理工作又是技工學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，它從一個(gè)側(cè)面深刻地反映了技工學(xué)校管理建設(shè)水平。本文試圖從正確認(rèn)識(shí)和理解學(xué)校檔案建設(shè)與管理的意義入手，分析目前技校檔案管理所存在的一些值得注意的問題，并就這些問題的解決提出一些個(gè)人的建議和想法，以期拋磚引玉，給技校管理者提供一些有益的幫助。

關(guān)鍵詞：技工學(xué)校；檔案管理；檔案建設(shè)

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。技工學(xué)校檔案建設(shè)和管理工作，無論是從歷史還是現(xiàn)實(shí)的角度來看都是不可缺少的，但是大多數(shù)學(xué)校對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，重視程度不高，日常工作中形成的檔案資料，沒有得到系統(tǒng)的收集整理和歸檔管理，致使學(xué)校在短期的發(fā)展過程中看起來似乎沒有受到多大影響、但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，沒有給學(xué)校以后的持續(xù)發(fā)展，留下一些較為詳實(shí)和可供借鑒的檔案資料，從而使學(xué)校后續(xù)發(fā)展乏力，難以為繼。如果能提高檔案管理的質(zhì)量與效率，就可以給技校的決策提供更多可參考和值得借鑒的信息，促使學(xué)校逐步做大做強(qiáng)，不斷邁上新臺(tái)階。由此可見，技校的檔案建設(shè)與管理已成了學(xué)校發(fā)展過程中很重要的一部分，必須引起決策層的高度重視和進(jìn)一步加強(qiáng)[1]。

一、技工學(xué)校檔案建設(shè)與管理的意義

技工學(xué)校檔案形成于學(xué)校的招生、教學(xué)、科研等活動(dòng)過程中，來源于各單位各部門或個(gè)人的各項(xiàng)活動(dòng)之中，隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而逐步的累積，它是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄，記錄著學(xué)校每一步成長(zhǎng)的軌跡，不論是學(xué)校的成長(zhǎng)歷程還是教師的教學(xué)記錄，可以說是學(xué)校全體教職員工的德、能、勤、績(jī)等全方面的呈現(xiàn)。在維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌方面有十分特殊的功能、對(duì)技校教育事業(yè)的發(fā)展具有很大的促進(jìn)作用。是保持學(xué)校管理建設(shè)工作連續(xù)性的必要前提，是學(xué)校日常黨政工作的查考依據(jù)，是教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和前提，是宣傳教育的資料，是編史修志的重要素材來源。

檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，它深刻地反映了學(xué)校管理建設(shè)水平。我們知道，學(xué)校管理建設(shè)是指學(xué)校為達(dá)到培養(yǎng)人才，服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)而采取的決策、計(jì)劃、組織、指揮、控制、實(shí)施等一切活動(dòng)。其中心是合理調(diào)配人財(cái)物，優(yōu)化資源配置，其目標(biāo)是培養(yǎng)更多更好的人才，服務(wù)于社會(huì)。其管理建設(shè)是由互相聯(lián)系的各個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成的一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使各個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，必依賴于管理信息的流轉(zhuǎn)，而這些信息最終就是以文件、材料、協(xié)議、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)等形式存在的，工作結(jié)果和工作成果往往也以文字材料的形式來體現(xiàn)。這些文件材料的處理和流轉(zhuǎn)過程真實(shí)的記錄了管理建設(shè)過程，也反映了工作成果，其中蘊(yùn)藏著豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和管理信息，有珍貴的保存和利用價(jià)值。要使這些材料的重要作用得到充分發(fā)揮，必有賴于檔案工作，否則，隨著時(shí)間的推移和人事機(jī)構(gòu)的變遷，這些極其重要的資料就很容易流失。高水平的檔案管理工作不僅能為學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)提供滿意的服務(wù)，而且也說明學(xué)校的管理建設(shè)，工作規(guī)范，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，成效顯著。當(dāng)然，沒有高質(zhì)量的檔案工作，學(xué)校管理建設(shè)水平的高低就無法體現(xiàn)出來。因此，檔案工作水平反映了學(xué)校的管理建設(shè)水平，學(xué)校管理建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是學(xué)校管理建設(shè)的一面鏡子[2]。

規(guī)范的檔案管理工作，能促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)工作的規(guī)范化。如果各部門的工作都能按照檔案管理辦法執(zhí)行，能促使各部門職工在日常工作習(xí)慣中，把辦事程序和工作成果等形成具有規(guī)范形式的文件材料，并加以收集保管，這樣，才能對(duì)學(xué)校管理建設(shè)具有參考價(jià)值，起到憑證作用并能提高工作人員的責(zé)任意識(shí)。因?yàn)闄n案是各項(xiàng)工作的歷史記錄，一目了然的描繪了事情的來龍去清脈并反映了教學(xué)、科研等工作成果。因此，檔案工作，不僅能促使學(xué)校管理建設(shè)工作的規(guī)范化，而且對(duì)提高學(xué)校的綜合實(shí)力有極其重要的作用。

檔案工作做好了，既可以為本單位或部門的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。又能為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解本單位工作開展情況，科學(xué)合理決策提供有力依據(jù)，必須引起我們的高度重視。

綜上所述，技工學(xué)校的檔案就是這所學(xué)校的歷史和財(cái)富，它記錄著學(xué)校每一步成長(zhǎng)的歷程。學(xué)校檔案反映的是這所學(xué)校的發(fā)展軌跡、管理水平、辦學(xué)特色、文化積淀等方面的獨(dú)特之處；也是評(píng)價(jià)這所學(xué)校的憑證和參考。只有建立健全學(xué)校的檔案，重視檔案的管理，才能獲得系統(tǒng)的、全面的學(xué)校資料信息。

如果一所學(xué)校的檔案建設(shè)與管理成系統(tǒng)、成規(guī)律，則說明了這所學(xué)校的管理建設(shè)水平高，其工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，各方面的工作規(guī)范有序，其管理建設(shè)成效自然是卓著的。建立健全學(xué)校的檔案管理工作，能有效提升學(xué)校的綜合實(shí)力，并為學(xué)校的評(píng)估工作提供有力的材料依據(jù)。詳實(shí)的的檔案資料能為單位的科學(xué)有續(xù)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。同時(shí)也把這所學(xué)校的歷史的厚重感和濃郁的文化氣息展現(xiàn)在人們的面前。使人們對(duì)這所學(xué)校的豐富內(nèi)涵和文化底蘊(yùn)有了更深層次的認(rèn)識(shí)和了解，更愿意把自己的子女送到這里來深造、學(xué)習(xí)和提高[3]。

一個(gè)沒有記錄的學(xué)校是存在缺憾的，一個(gè)沒有歷史的學(xué)校是缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的。學(xué)校的檔案建設(shè)與管理顯示出這所學(xué)校對(duì)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)態(tài)度，也反映出學(xué)校工作人員對(duì)過往歷史的反思。體現(xiàn)的是學(xué)校管理者的歷史責(zé)任感和使命感。檔案的建立與管理，不僅是一項(xiàng)工作，更是完善學(xué)校建設(shè)的一種先進(jìn)的理念，一種前瞻性的睿智?？梢姡龊脵n案管理工作，對(duì)提升技工學(xué)校的實(shí)力，促進(jìn)其健康持續(xù)發(fā)展有著極其重要的意義。

二、目前技工學(xué)校檔案管理存在的問題

目前，雖然很多技工學(xué)校已逐步認(rèn)識(shí)到了檔案管理建設(shè)對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，并對(duì)檔案的建立和管理工作陸續(xù)重視起來[4]。但是，由于提高檔案管理質(zhì)量不是一朝一夕的工作，其中的復(fù)雜和繁瑣程序決定了，必須對(duì)其高度重視并持續(xù)投入大量足夠的人力和物力，所以能夠長(zhǎng)期堅(jiān)持建立并有條不紊地管理好檔案的技工學(xué)校并不多。在建立和管理檔案的進(jìn)程中，也出現(xiàn)了一些問題，值得我們重視和思考：

第一，各級(jí)管理層面上的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)建檔和歸檔的意義重視不夠。學(xué)校往往將主要精力投放到學(xué)科建設(shè)和設(shè)施建設(shè)中，在教學(xué)和行政兩方面的建設(shè)上下功夫。著力打造實(shí)際的、短期的效益，而忽視了對(duì)長(zhǎng)期“財(cái)富”的積累和經(jīng)營(yíng)。這種觀念上的缺乏導(dǎo)致學(xué)校在檔案管理方面建設(shè)力度不夠，影響了學(xué)校的整體發(fā)展。

第二，檔案建設(shè)和管理人員的意識(shí)和素質(zhì)有待提高。學(xué)校缺乏檔案管理和檔案研究的專業(yè)人才，專門從事檔案管理工作，學(xué)校的檔案管理工作一般都由一些非專業(yè)的人員來完成的，檔案管理專業(yè)技能缺乏。這些人對(duì)檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)和優(yōu)化能力。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)其他任教老師或行政人員，也沒有進(jìn)行檔案收集和管理的專業(yè)培訓(xùn)和強(qiáng)制性要求，致使大多數(shù)教職工沒有收集、積累工作記錄的意識(shí)和習(xí)慣，往往工作做完了就完了，什么文字資料都沒有留下，這自然對(duì)今后的檔案管理工作形成一種潛在障礙。就連從事檔案工作者對(duì)檔案工作的重視程度也不高，只做一些日常的接受、分類、保管等常規(guī)性的工作，即使建立起來的檔案資料也缺乏系統(tǒng)性和完整性。

第三、技校學(xué)生檔案管理具有本身的特殊性。一是技校學(xué)生和中專、職高、普通高校相比，在招收形式、辦學(xué)形式、學(xué)制、專業(yè)設(shè)置等方面都有很大差別。二是招生對(duì)象主要是初中和高中及以上學(xué)歷層次的人員，生源不同，學(xué)業(yè)程度參差不齊。三是技校是為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)培養(yǎng)各類技能型、應(yīng)用型、實(shí)用性的場(chǎng)所，更注重實(shí)踐技能的提升，這就決定了其學(xué)生檔案的內(nèi)容較之普通學(xué)生有很大不一樣，不僅包括學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、成績(jī)材料等，還包括學(xué)生技術(shù)水平、實(shí)際操作本領(lǐng)的信息，比如技能鑒定材料、工廠實(shí)習(xí)材料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等。另外，技校學(xué)生進(jìn)入私企、自謀職業(yè)的情況較多，加之學(xué)生自身和用人單位的檔案意識(shí)度比較薄弱，很多學(xué)生離校后并未及時(shí)遷轉(zhuǎn)檔案，滯留的檔案越積越多。我們說檔案管理的根本目的在于檔案利用，檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段。滯留的檔案既沒能發(fā)揮檔案的作用，又難以清理，給檔案管理工作帶來了極大的不便。這眾多情況使得技校學(xué)生檔案具有復(fù)雜性、實(shí)用性、滯留性等特點(diǎn)。

第四，由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校的辦公設(shè)施日漸先進(jìn)，先進(jìn)的辦公條件和設(shè)備為檔案建設(shè)與管理打開了一扇方便之門。但是，有些學(xué)校卻沒有很好地利用這些設(shè)施，還是以最簡(jiǎn)單的方式記錄學(xué)校的信息。很多技校檔案管理方法仍很落后，依然停留在曾經(jīng)的手工管理模式，沒有一套完整的學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)，也沒有創(chuàng)建相應(yīng)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，形式單一，可應(yīng)用信息少，難以及時(shí)提供詳細(xì)信息。這樣既不利于教師對(duì)不同志趣、能力的學(xué)生因材施教，也不利于用人單位全面了解學(xué)生，因才任用。記錄煤介的落后不僅增加了檔案管理工作的難度，更導(dǎo)致記錄信息的短少缺漏，對(duì)檔案的保存也不利。當(dāng)前，檔案管理部門存在著檔案管理滯后于辦公自動(dòng)化的問題，檔案人員不能參與到電子文件的編目、錄入、計(jì)算機(jī)掃描等具體工作中去，更談不上進(jìn)一步深入地做好檔案現(xiàn)代化管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)給檔案工作帶來的影響和變革，否則，難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作[5]。

三、對(duì)技工學(xué)校檔案建設(shè)與管理問題的幾點(diǎn)建議

針對(duì)以上問題，通過一下措施努力加以改進(jìn)。

第一，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)校的檔案管理工作，將檔案管理工作做為學(xué)校管理工作的重要組成部分，納入到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，并對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行糾正和總結(jié)。同時(shí)，檔案管理者要充分認(rèn)識(shí)到自己所從事工作的重要性，要熱愛檔案事業(yè)，激發(fā)工作熱情，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，檔案工作不僅是在為學(xué)校積累寶貴的資料，而且也是為社會(huì)創(chuàng)造不可估量的知識(shí)財(cái)富[6]。

第二，建立健全檔案管理制度。（1）實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化，靠制度建立硬約束，用制度規(guī)范管理。建立完善的檔案管理制度，制定一套科學(xué)、完善、系統(tǒng)的檔案管理制度，將檔案工作理順，使之規(guī)范化?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)建立一整套適應(yīng)不同單位管理的檔案法律法規(guī)，學(xué)校應(yīng)完善檔案管理制度和檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確規(guī)定檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔等程序，明確各職能部門形成的文件材料中那些屬于立卷歸檔的范圍，并按利用價(jià)值規(guī)定相應(yīng)的保管期限；以及對(duì)檔案管理者的工作范圍、職責(zé)都做出明確的要求，從制度上保證檔案材料的有效收集、保存和查閱，為檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮作用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[7]。（2）加強(qiáng)宣傳力度，使檔案的重要作用深入人心。積極開展《檔案法》的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)全體師生的檔案意識(shí)，使每一位工作人員工作做完就能及時(shí)整理，收集檔案成為一種自覺行為，這樣，既是對(duì)工作的總結(jié)和再認(rèn)識(shí)的過程，也是作為以后升職晉級(jí)的資料；每一位學(xué)生都重視檔案材料的填寫，每個(gè)人的檔案是自己書寫的，只有對(duì)自己嚴(yán)格要求的人，有自律精神的人，才能書寫出精彩人生。學(xué)生檔案不但應(yīng)包括政治表現(xiàn)、學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績(jī)方面的內(nèi)容以及反映身體狀況的各種體檢表等，而且應(yīng)拓寬學(xué)生檔案收集渠道，使之多樣化，班主任及相關(guān)老師要了解觀察學(xué)生在校期各項(xiàng)活動(dòng)中的表現(xiàn)，用具體事例客觀公正表現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性、能力和成績(jī)，全方面呈現(xiàn)學(xué)生德、智、體、美、勞及 心理素質(zhì)等各方面的信息，及時(shí)裝入檔案，成為學(xué)校針對(duì)性培養(yǎng)學(xué)生，用人單位因才任用人材的有力依據(jù)。（3）確保技校學(xué)生檔案收集的全面性、實(shí)用性。技校旨在培養(yǎng)一線實(shí)用型技術(shù)人才，更注重實(shí)踐技能的提升，因此，技校生檔案還包括技術(shù)水平，實(shí)際操作能力的信息，學(xué)生檔案應(yīng)將操行手冊(cè)、獲獎(jiǎng)審批、處分情況，取得的各種技能證書等收集齊全，保證用人單位打開檔案就能了解學(xué)生在校各個(gè)方面的表現(xiàn)。對(duì)于品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生學(xué)校應(yīng)積極向社會(huì)推薦，使其學(xué)以致用。招生安置科對(duì)每一屆畢業(yè)生，根據(jù)每個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)，應(yīng)提早多方聯(lián)系就業(yè)單位，做好安置就業(yè)工作。檔案工作者要明確學(xué)生檔案收集范圍，提出具體要求，確保質(zhì)量，如學(xué)生基本情況一覽表、學(xué)籍卡等，禁用非耐久的字跡填寫等。提醒學(xué)生及時(shí)遷轉(zhuǎn)檔案。另外，還應(yīng)收集學(xué)校歷年來優(yōu)秀畢業(yè)生到社會(huì)后的發(fā)展情況及成功范例，以便教育在校學(xué)生，宣傳提升學(xué)校的自身形象[8]。

四、總結(jié)

提高檔案管理者的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案利用率。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案管理的必然方向。因此，檔案管理者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)更要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)，信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為掌握信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型管理人才。一方面，學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)思想過硬，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，專業(yè)過硬并且愛崗敬業(yè)的高素質(zhì)檔案工作者，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，繼續(xù)教育，知識(shí)更新，提供更多進(jìn)修機(jī)會(huì)，關(guān)心他們的職稱晉升，工作業(yè)績(jī)，使管理人員的辛勤勞動(dòng)得到回報(bào)，促使檔案工作者，在日常工作中，主動(dòng)多做業(yè)務(wù)調(diào)研，多了解學(xué)校發(fā)展對(duì)檔案信息的要求，不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作方法，推動(dòng)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。另一方面，檔案管理者要樹立有所作為思想，要有擔(dān)當(dāng)精神和與時(shí)具進(jìn)思想，力爭(zhēng)成為高品位的檔案管理者。在工作中要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，用實(shí)際行動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，加強(qiáng)館藏基礎(chǔ)建設(shè)。技校檔案管理工作者應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理信息處理上的優(yōu)勢(shì)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，將檔案文件中的文本、影音材料等進(jìn)行數(shù)字化處理，做出科學(xué)規(guī)范、高水平的檔案材料，方便檔案的查閱，提升檔案的應(yīng)用率。

隨著網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的日益普及，社會(huì)對(duì)檔案綜合利用和需求日益增多，檔案館（室）作為提供信息服務(wù)的部門，不僅要保留傳統(tǒng)的提供利用方式，而且要在服務(wù)內(nèi)容和方式上進(jìn)行以利用者需求為目標(biāo)的變革與創(chuàng)新。在服務(wù)方式上，應(yīng)充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，既要利用館藏文獻(xiàn)資料，又要營(yíng)造現(xiàn)代化的信息傳遞，交流環(huán)境，千方百計(jì)拓寬信息渠道與交流渠道，因此檔案部門要積極參與到機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建議。采用多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)科研服務(wù)。

技校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的管理工作。技校的檔案管理不僅關(guān)系到每位教職工的切身利益，也關(guān)系到每位學(xué)子的合法權(quán)益，也是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的客觀反映。在社會(huì)信息化，全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，檔案工作越來越顯示出其重要作用與地位。如何科學(xué)地管理檔案并適應(yīng)檔案信息化的新型管理的需要，成為檔案管理者面臨的課題。我們只有努力學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技術(shù)，不斷提高自己的綜合素質(zhì)和職業(yè)技能，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，立足崗位，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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