提升人事檔案在人力資源管理中的功能

施政

摘 要：在進行人力資源管理的過程中，人事檔案的管理是其中不可或缺的一部分，其重要性也在不斷凸顯出來。加強人事檔案的管理可以為企事業單位更加規范的運行提供基礎性的保障。因此本文重點對人事檔案的管理問題進行了論述，闡述其在人力資源中所提供的功能是什么。希望在本文的論述下，能夠令相關工作者的工作水平得到進一步的提升，為人事管理事業的發展做出突出的貢獻。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；管理；功能

要想進一步提升人事檔案的功能在人力資源管理中的應用，首先就應該認識到二者之間存在緊密的聯系，二者之間的關系是相輔相成的，都是不可或缺的存在，作為人力資源管理中的重要組成部分之一，人事檔案的地位是相當主要的。如果沒有人事檔案源源不斷的為人力資源管理提供信息依據，那么人力資管管理的工作就無法正常有序的進行下去，所以應該說人事檔案在人力資源管理中的功能主要是以支撐以及服務為主，本文重點對相關的問題加以論述，希望在今后的工作中為相關工作人員帶來一定的經驗與參考價值。

1 人力資源管理中人事檔案的地位

前文中已經提到，人事檔案為人力資源管理提供重要的信息，這樣才能保證人力資源管理能夠順利的進行，可以說人力資源管理主要是由人事檔案所提供服務的，沒有人事檔案的服務功能，人力資源管理就不能順利的開展各項活動。作為其主要載體之一，要想加強對人力資源更加高效的管理，就需要選拔出優秀的人才，一切活動以人為出發點，并且遵循尊重人與重視人的原則，選拔出適合企業發展或者其他各個行業的人才。而實現這一目標的前提條件就是要以人事檔案為基礎，通過人事檔案對人才進行全方位的調研，人才的相關信息都是以人力資源為主要依據的。可以人力資源管理能夠如此順利的發展，這與人事檔案具有密不可分的關系。當前，人事檔案在人力資源管理中得到了更加廣泛的開發，功能不斷凸顯，這也為更加科學化以及規范化的人力資源管理提供了重要的契機，進而逐步提升人力資源管理的發展水平。

2 加強人事檔案的管理就要凸顯其功能

人事檔案在人力資源管理過程中主要起到支撐與服務的功能。首先，其是以現代化的信息手段為人力資源管理提供數據支持的。過去的人事檔案管理主要是以紙質檔案為主。不僅容易損壞，還極容易丟失，因此影響到人事檔案管理的效率，進而對人力資源管理造成極大的影響。在現代化的發展環境下，紙質檔案逐步朝著電子檔案的方向發展，電子檔案的功能不僅可以提供更加高效的管理，也不會出現破損的現象，可以說我們又向信息化管理的方向邁進了一步，這也是當前的一個主要發展趨勢。人事檔案的信息化管理水平也越來越高。在對人事檔案進行管理時，主要依靠的是檔案管理系統，并且這一系統的功能也在不斷完善中。檔案管理系統中又分為了幾個子模塊，例如查詢系統、檔案原件管理系統以及檔案管理系統等，各部門通過對這一系統的應用，可以實現數據共享的目標，運用計算機進行管理可以令工作效率變得更加高效。同時對人事檔案管理人員的專業水平也提出了更高的要求。

建立起專業化的人才隊伍在當前的工作中是相當重要的一個任務。因為各行各業的發展都離不開人才，但是各個行業要如何才能組建起有效的隊伍為行業提供服務呢？這就需要人事檔案提供必要的信息，令各個行業充分的了解人才的個人情況，這樣才能選擇出合適的人才為各個行業源源不斷的輸送新鮮的血液。基于這一功能在人力資源管理中的重要作用，更加需要各行業根據自身實際情況的需要建立起相應的人才隊伍，將不同的人才按照特點與能力的不同進行劃分，令他們可以在工作崗位上各盡其職，各司其用，這樣才能從根本上完成人才隊伍的建設。人才培養需要一個長時間的過程，如果不及早進行這方面的管理與建設，尤其是高層次人才的培養，是當前社會上急需的人才，那么就會的影響到各行業在自身道路上的發展，進而造成不必要的損失。因此，加強人才隊伍的建設實際上也是人事檔案對人力資源管理所提供的功能之一。

人事檔案的管理理念應該得到進一步的凸顯，尤其是在新時期，新環境的發展契機下，需要令更多的工作者認識到人事檔案管理的重要性，令人人都具備對人事檔案的知情權，因為人事檔案主要的功能是為人力資源管理提供源源不斷的信息，可以說起到載體的作用，其所提供的信息也是屬于公共信息資源的重要組成部分，所以應該為人們所利用，也應該服務于人民。作為人事檔案的管理者要站在科學發展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務意識。在開發檔案信息資源的同時，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權的實現。

創新服務方式，構建利用平臺，實現資源共享。為推進人事檔案工作向資源建設型、服務網絡型、開發利用型轉變，必須加快人事檔案信息網絡化步伐，以實現網絡化為切入點，創新服務方式，徹底改變人事檔案利用現狀，利用網絡平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面的服務。這樣才能提高人事檔案利用服務效率，實現了人事檔案信息資源的有效共享，為人力資源管理提供便捷高效的服務。

結束語

綜上所述，在對人力資源進行管理的過程中，加強對人事檔案功能的認識是十分必要的。人事檔案主要為人力資源管理提供了支撐以及服務的功能，在今后的人事檔案管理過程中，為了要將這一功能得到進一步凸顯，就要不斷加強信息化水平的提升，加強檔案管理人員專業隊伍的建設，對人事檔案的管理理念予以進一步的認識，同時將服務方式得到進一步的創新，這樣才能真正的將人事檔案的功能發揮出來，為我國人力資源管理的進一步發展提供重要的支撐。

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