大數據背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰

張冬梅

摘 要：隨著社會市場經濟的發飛速發展，我的檔案的原始數據不斷的增多，這在一定程度上，增加了檔案管理人員的工作難度，并對檔案管理人員的素質提出了較高的要求。可以說檔案的大數據管理是現代社會發展的一種產物，同時也會成為一種趨勢，并且大數據背景下的檔案管理工作既是一個挑戰，但同時其也是一個良好的機遇，只有檔案管理人員抓住這一機遇，就能夠實現檔案資源的合理開發和有效利用。現本文就大數據背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰進行探究，僅供交流借鑒。

關鍵詞：大數據背景；檔案工作；機遇；趨勢；挑戰

隨著社會發展的進程中，積累了大量的檔案原始資料，從而形成了現階段的大數據環境，在一定程度上，增加的檔案管理人員的工作難度，但是其也是一個良好的發展機遇，只有檔案管理人員抓住這個機遇，廣泛的應用現代技術在檔案管理過程中，不僅能夠提高檔案管理的效率和水平，還有利于實現檔案的現代化和規范化管理，對檔案資源價值和作用的充分發揮具有較大的促進作用。

1 大數據背景下為檔案工作帶來的機遇

1.1 信息化背景下檔案脹庫的現象得到有效的解決

現階段，電子文件受到了人們的廣泛認可，檔案管理單位降低檔案管理的成本，加之，人們對檔案歸檔重要性的認識有了較大的提高，促使我國檔案原始資料逐漸的增多，在此基礎上，隨之而來的是信息化背景下檔案的脹庫問題，新增數據失敗是其中一個較為明顯的表現，但是不僅僅會局限于新增數據的保存上，由于脹庫現象的存在，也極大的影響了檔案管理的服務水平，主要的表現是在案卷出現脹庫的過程中，案卷的歸檔工作效率就會受到影響，同時也會影響到檔案的檢索效率，這樣一來，檔案的服務水平就會受到較大的降低，檔案案卷之間的連續性和關聯性遭到了嚴重的破壞，使所提檔案的信息價值降低。存儲和計算資源的不合理是信息化背景下檔案出現脹庫的本質原因，所以在處理海量檔案數據的過程中，傳統的數據庫架構所具有的靈活性已經不能夠滿足需求。只有使用大數據框架中的云計算機，才能夠使這個問題得到有效的解決，對云計算機的設計的調配計算資源的能力充分的利用，立足于數據處理規模的實際需要，管理數字化檔案所需要的存儲設備和計算資源得以配置，有利于檔案服務效率的提高。

1.2 有利于管理電子文件

大數據背景下檔案管理工作從三個方面使電子文件的管理水平得到了較大的提升，這三個方面主要是有效性、真實性和及時性。首先立足于真實性的角度考慮，隨著計算機網絡技術在檔案管理過程中的應用，電子檔案的數量不斷持續的增加，而一直困擾該項工作的一個難題是電子檔案真實性的檢定，傳統檔案真實性的檢定方式會損耗大量的人力、物力和財力，但卻沒有取得較好的效果，影響了檔案資源利用效率的提升，因此需要使用大數據技術來處理海量數據和分析復雜數據，有利于保證電子文件的真實性；其次，立足于代電子文件的有效性角度而言，電子文件并不具有明顯的結構化特征，大部分的電子文件所呈現出的結構特征大多是半結構的非結構形態的，如果這種數據類型在處理過程中出現不穩定的情況，那么對處理數據的傳統單一的數據處理框架的駕馭是比較困難，但大數據技術框架下的數據結構大多呈現兼容性的結構特征，對這個問題能夠有效的解決的，有利于電子文件管理有效性的提升。最后，立足于及時性的角度考慮，電子文件指數的逐漸增長，使檔案管理者面臨一個那題就是及時的對電子文件進行及時處理啊，對海量的檔案原始材料進行整理和分類，是檔案管理工作人員以從來沒有經歷過的，因此需要利用大數據技術框架中通過云計算的方式提升數據處理的及時性，才能保證電子文件管理的及時性。

2 大數據背景下檔案工作的發展趨勢

從信息共享到信息價值共享，隨著大數據時代的到來，數據挖掘技術的應用進入了一個全新的階段，所有的信息管理者都面臨著同樣一個問題：將簡單而直接的信息共享活動轉換為更為高級的信息價值的共享，即需要對自身所掌握的信息的價值有清晰的掌握和準確的理解，對應到檔案工作者的現狀上，即檔案工作者僅僅了解自己在管理哪些檔案并提供服務利用，已經無法適應大數據時代對檔案服務利用的要求了，而需要能夠了解自己所掌握的檔案能做什么，所提供的檔案利用服務所實現的是什么功能，也就是要明確所掌握的檔案的價值。這需要對檔案利用服務的認識有更加深入的認識，在大數據時代的背景下，由于對信息價值提取效率的提升，對于信息價值的共享將成為所有信息服務利用的主流趨勢，這對檔案服務利用工作將是全新的挑戰，這不僅僅要求能夠靈活地運用大數據技術在整合檔案數據的基礎上挖掘其中蘊含的價值，更加需要檔案工作者對于信息價值有著更為敏感的“嗅覺”。

3 大數據背景下檔案工作所面臨的挑戰

3.1 如何保障檔案信息的安全性

大數據對于檔案信息的共享程度提出了更高的要求，只有在檔案資源高度共享的情況下，大數據技術框架下的云計算平臺才能發揮作用，真正實現檔案信息價值的利用。但隨之而來，就是檔案信息的安全性問題，如何解決在多類型、多結構、高共享程度狀態下的數據安全問題，已經顯得十分棘手。工作人員操作失誤、設備及網絡故障、計算機病毒、網絡黑客攻擊等對檔案信息安全構成威脅的因素，在大數據的技術框架下，所造成的威脅可能會被相應地放大。大數據時代的檔案信息的保密工作，其重心很有可能不再是保密體制的設計，而更有可能是信息安全技術的有效應用。

3.2 如何合理地進行系統建設投入

任何系統的建設，都遵循了螺旋式上升、波浪式前進的規律，這就意味著任何系統的建設都需要考慮投入是否合理，是否符合管理需求和技術發展規律。大數據技術發展到今天，應該說對于“大數據”這一概念的認識，清晰程度還遠達到預測其發展趨勢的程度，而檔案管理系統更為適應大數據的技術框架，無法避免地需要進行升級與開發，這就使得為適應大數據而進行的檔案系統建設陷入了一個兩難的境地：即不能故步自封，又要避免盲目投入。如何確定自身檔案管理工作的定位，謹慎地考慮是否需要提升硬件技術能力以接軌大數據環境下的信息管理需要，而非盲目地追新求變，是檔案工作者必須進行系統考慮的問題。

結束語

綜上所述，在大數據背景下，檔案工作面臨著機遇和挑，促進檔案管理工作向信息化和數字化的方向發展，對提高檔案管理工作的效率和質量具有較大的促進作用。大數據背景下，檔案原始資料的數量不斷的增多的，對檔案管理人員的專業素質提高了要求，但是這對檔案管理人員來說，是提升自身專業素質的一個有力的時機，有利于提高檔案管理人員的工作水平。對我國檔案事業的蓬勃發展具有較大的促進作用。

參考文獻

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