檔案信息化建設及檔案服務工作問題分析

朱鳳智

摘 要：近年來隨著經濟社會的發展，我國檔案信息化建設工作得到了有效開展，檔案服務工作的質量和水平也是越來越高，整個檔案工作呈現出良好的發展態勢。基于此，文章首先對檔案服務工作問題進行了較為全面的分析，然后闡述了檔案信息化對檔案服務工作的影響，最后就檔案信息化建設背景下檔案服務工作開展的具體方式進行了分析，旨在為檔案信息化建設和服務工作獻計獻策。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案服務工作；分析和探討

引言

在信息技術的不斷推動下，我國的檔案工作效率和質量都有了明顯的提高。當前社會全面進入了計算機時代，檔案工作要與時代發展同步，努力實現檔案工作的信息化。在這樣的發展背景下，文章作者結合工作實際，對如何有效開展檔案服務工作進行了分析。

1 檔案服務工作問題分析

檔案記錄各種社會生活方式，只有保障檔案工作的順利開展，才能使資料得以完好保存，足可見檔案工作的重要性。信息化時代的作用下，各項檔案信息數量呈現出迅速增長的態勢，要應用信息化的處理方式，進行檔案信息的處理工作，改善傳統檔案工作中的缺陷，這樣來看檔案信息化建設是檔案工作的未來發展方向。檔案工作的水平在社會的發展下有了提高，不僅如此，檔案工作的服務性質也要求檔案部門轉變固有的工作思維，不斷地提升工作質量。檔案工作其實具有的服務性很強，檔案工作人員除了要有正確的服務意識，明確自身的工作方向，不斷提高工作質量外，還要不斷提高軟硬件配置水平和檔案信息質量，使自身的工作能夠始終與時代發展同步。

2 檔案信息化對檔案服務工作的影響

檔案服務工作受到檔案信息化的影響往往是多方面的，包括基礎設備、人才隊伍建設、檔案服務理念等。近年來我國的計算機技術可謂是有了質的提升，可是很多最新的計算機技術卻沒有應用到檔案工作中。僅就現階段的發展而言，我國的檔案基礎設備還很落后，檔案管理條件不足，特別是在檔案服務中應用先進基礎設備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發展的主要因素，也是我國與發達國家的差距所在。

先進的基礎設施有利于檔案工作的有效開展，特別是檔案管理更加科學的今天，將先進的計算機技術應用到檔案管理中，是檔案工作未來的發展要求。基于此，檔案工作的相關部門就應加大基礎設施投資力度，不斷提升檔案信息化的水平，以便為檔案工作的順利展開提供足夠的物質支撐。在人們傳統的思想中對檔案工作缺乏足夠的重視，使檔案信息的利用率大打折扣。在當代社會，人們對信息資源的要求呈現出越來越高的趨勢，這就需要檔案部門定期組織各種檔案知識的宣傳活動，增強人們樹立檔案意識，使檔案服務工作的質量得到提高。檔案是一種重要的信息資源，利用得當才能成為生產力，檔案信息在人們傳統的認知上被看成是一種管理工具，而非服務方式。在經濟社會發展的推動下，檔案信息資源實現了大開發，人們發現檔案信息資源其實具有很強的服務性，這就需要檔案工作人員以正確的服務理念來對待工作，積極地轉變工作觀念，變被動為主動服務，使自身工作能夠更上一層樓。就現階段的發展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現出專業素質不高、科技能力不強的問題，所以檔案工作人員應不斷提高自身的綜合素質，不斷地學習關于檔案的新知識。另外，各級檔案部門應根據自身的情況，積極地組織相關人員進行培訓，還可以與兄弟單位進行經驗交流，使工作人員能夠認識到自身的缺點和不足，這樣不僅有利于自身素質的提高，更為深遠的意義還在于整體檔案工作隊伍也能夠得到提升。

現階段很多的檔案部門還使用的是傳統的檔案管理工作模式，它與信息化的時代發展不相適應，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進了較為先進的檔案管理設備，但卻沒有現代化的管理理念作為支撐，無法為社會提供最先進的檔案管理工作，不利于檔案服務工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點出發，輔助以現代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務水平，從源頭上提高檔案管理工作的質量。

3 檔案信息化建設背景下檔案服務工作開展的具體方式

要從思想上認識到先進的計算機技術為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動服務為主動服務，讓檔案工作的服務性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應展開多種形式的服務工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發揮，擴大信息服務的輻射范圍，以社會實踐的形式，來深入社會，對社會各個方面的需要做到心中有數，轉變傳統的單一化服務模式，使服務質量得到有效的提高。

在社會發展的推動下，檔案信息資源的服務對象和用戶使用特點有了一定的改變，為了適應這樣的發展，檔案工作應在服務內容、方式等方面積極地做一些調整。檔案服務工作要不斷加強和社會的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會。另外，檔案信息服務應突破已有信息資源的束縛，以社會的需要為風向標，積極擴大自身的業務范圍。檔案館的業務范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進行檔案管理和查閱，現如今很多城市的檔案館已經做了有關地嘗試，不僅擴大了服務范圍，而且還擁有了獨特的服務項目，這些都要歸功于檔案信息資源的海量性。檔案服務工作的信息化已經社會發展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發展，檔案工作人員的素質都是應始終被關注的重點和關鍵。在檔案信息化建設的大背景下，檔案服務工作越來越需要復合型人才，除了是一名優秀的導航員外，還應是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養建立擁有專業能力強，并且職業道德優良的檔案工作人員隊伍，也就是人們俗稱的"德才兼備"。這樣的隊伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識和計算機技術，使信息化時代下檔案服務工作的質量能夠在此基礎上得到更加穩固的支撐。

從資源共享的角度，我們發現，若想提高檔案服務工作的整體質量，需要加強各級檔案部門的橫向交流，促進檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻等各自獨立的情況，實行統一管理，并發揮集群優勢，將整個信息系統進行整合，從而建立龐大的聯合信息系統，最終實現資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務工作的最終目標。現在已經有許多城市運用先進的計算機技術進行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。

4 結束語

通過文章的分析使我們不難發現檔案信息化已經是經濟社會發展的必然趨勢了，所以必須得到應有的重視和關注，由于檔案信息化建設的需要，也要求檔案工作不斷地進行提高，特別是在設備、人才隊伍上，應將傳統的檔案工作進行徹底地轉變。這也就是說檔案信息化建設工作要不斷地進行深化，需要檔案工作人員轉變工作作風，以一種服務意識去工作，不斷地提高自身的專業技能，將檔案信息化工作建設得更好，以便為社會經濟的發展做出貢獻。

參考文獻

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