醫院辦公室公文管理探究

何波

【摘要】醫院作為一種獨具特性的存在，相當數量的醫院或多或少會忽略公文管理。醫院面對行業新形勢，就需要在管理上做文章。現階段，醫院要真正實現高水平的公文管理，就仍需要對醫院辦公室公文管理進行探究，進一步提出行之有效的辦法。

【關鍵詞】醫院；辦公室；公文管理

醫院辦公室公文管理向來是醫院管理中較為薄弱的部分，多數醫院對公文管理的關注度不夠，導致辦公室公文管理水平難以真正上一個新臺階。面對行業新形勢，各大醫院要想更好地在行業中生存，就需要加倍關注醫院辦公室公文管理。

一、醫院辦公室公文管理的現狀闡述

（一）醫院對此重視不夠，辦公室從事公文管理工作人員的水平有待提高。醫院最為重要也是最主要的任務就是“救死扶傷”，因此，醫院的任何活動都應圍繞“醫”這個字眼。但醫院的管理水平上不來，醫院“救死扶傷”的本質作用就難以發揮。大多數醫院對辦公室公文管理的工作重視不夠，認為這是“細枝末節”的工作，這直接制約了醫院管理職能的發揮。另外，在醫院從事公文管理工作的人員，相當一部分水平不足，專業從事公文管理的人員較少，整體上看，學歷水平和綜合技能均有欠缺的部分，難以勝任醫院高水平的公文管理工作。

（二）由于醫院辦公室對科室公文的監督管理不夠，公文規范較難落實。醫院辦公室承擔著對醫院科室的公文監督責任，需要對職能科室的公文情況進行把控，但是就目前部分醫院的情形來看，多數院辦公室對科室公文的監督管理不夠，這種管理的缺乏使得公文的規范性難以保證。由于辦公室的監督管理職能未充分發揮，使得醫院公文在規范性上稍顯不足，標準在執行時仍難以落實，主要體現在文種使用混亂，公文的發文權限不夠清晰，沒能注意醫院某些公文的保密性，公文歸檔上難以做到規范等方面。

（三）醫院辦公室公文管理大多仍采用傳統方式，現代信息技術使用較少。受到傳統觀念的影響，醫院辦公室公文管理大多采用傳統方式，用傳統方式管理辦公室公文，一則是效率低，工作進行的速度慢。二則是容易出現人為的錯誤，公文的第二次查找也比較困難。因此，就當前形勢看，醫院需要脫離辦公室公文的傳統方式。再者，現代信息技術使用較少，難以提高醫院辦公室公文管理的效率。

二、醫院辦公室公文管理改進之辦法

（一）增強醫院辦公室公文管理的意識，引進并培養高素質公文管理人才。醫院既作為行政部門也作為公共服務窗口，承擔的任務較為艱巨，做好醫院日常公文的管理工作，既是在提高醫院的辦公效率，簡化內部辦公流程，也是在節約最大的醫療資源為廣大患者服務。因此，醫院要加強對辦公室公文管理工作的重視，從領導到普通人員都應該樹立公文管理的意識，把公文管理當成一個重要的工作來做，真正提高醫院辦公室公文管理的水平，最終服務于整個醫院系統。 此外，引進并培養高素質公文管理人才也是提高醫院公文管理水平的重點工作，醫院可以有針對性地招聘專門的公文管理人才，利用高素質人才提高公文管理的效率和水平。對已有公文管理人員，醫院應加強對這一部分人員的培訓，可通過宣傳、培訓會、講解等方式，增強其公文管理的能力。

（二）醫院辦公室應加強對科室公文的監督管理，做好辦公室公文規范工作。前文已經提過，醫院辦公室充分發揮監督管理職能，才能使科室的公文進一步規范。辦公室公文本就是一個需要有相當規范性的公務文書，規范性是公文的主要特點之一，特別是對于醫院這類特殊組織，公文的規范性就顯得尤為重要。醫院辦公室加強其監督職能，更有利于公文規范化的實現。醫院辦公室難以做到對科室每一份公文進行監督管理，其監督管理職能的發揮，應依靠定期或不定期的檢查和清算工作。因此，根據事實情況，院辦公室可采取抽查等方式對科室的公文進行查閱，檢查其公文是否合乎規范，最大程度加強對科室公文的監督。具體來說，醫院辦公室監管需要關注的部分有：是否以醫院規定的統一的辦公室公文的格式行文，是否嚴格按照公文的發文權限發文，是否注意醫院某些公文的保密性，是否明確公文的閱辦權限等。

（三）轉變觀念，加大醫院辦公室公文管理現代信息技術的使用比重。在辦公室公文管理方式上，醫院急需轉變觀念，采用更為先進的管理辦法，加大醫院辦公室公文管理現代信息技術的使用比重，提高醫院辦公室公文管理的效率，提高其管理水平。具體來說，就是進一步使用辦公自動管理系統，將需要告知于眾的公文在這個平臺上發出，使辦公室公文的受眾更多，這不僅減少了公文的傳送時間，也能使公文能及時地通知到收文部門。而需要更為注意的是，醫院辦公室公文中有相當一部分是需要保密的，這部分的公文并不適合在辦公自動管理系統中發布。此外，建立計算機檢索公文系統也是醫院需要關注的一部分。醫院辦公室公文的數量眾多，類別繁雜，若想找到某一公文十分困難。而利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率，真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、結語

醫院辦公室公文管理在醫院管理中扮演著重要角色，只要將辦公室公文管理提高到一定的水平，達到一定的水準，醫院整體的管理才能得到進一步提升。關于醫院辦公室公文管理的探究始終在路上。

【參考文獻】

[1]劉芳.如何做好醫院公文的規范化管理工作[J].民營科技，2014（09）：113.

[2]張媛.淺析如何做好醫院文書檔案管理工作[J].經濟研究導刊，2012（19）：207-208.