談談籌備展覽開幕式的注意事項與要求

鐘國文

【摘要】本文以國家博物館為例，論述了籌備展覽開幕式的注意事項與要求。

【關鍵詞】展覽開幕式；籌備；注意事項；要求

展覽是博物館向公眾弘揚優秀歷史文化藝術、傳播科學知識的主要業務活動，是博物館展現科學文化藝術的重要表現形式。舉辦展覽開幕式是展覽宣傳的重要方式和途徑，是博物館的重要活動，也是辦公室的重要工作之一。籌備好開幕式，做好對展覽開幕式的宣傳報道，對提升展覽的知名度、影響力有著重要的作用，對吸引社會各界和觀眾參觀了解展覽有著良好的宣傳效果。

一、全面籌劃，多方協調，明確分工

展覽開幕式如同一個系統工程，涉及的部門、人員很多，程序也相對復雜，辦公室工作人員籌備開幕式應該充分認識開幕式的重要性和復雜性，提前全面謀劃，多方溝通，認真準備。千萬不能馬虎大意，臨時抱佛腳，否則不僅影響整個辦公室人員的形象，對展覽開幕及博物館的整體形象也會大打折扣。

展覽開幕式的工作按照時間先后準備，一般可分為開幕前、開幕中和開幕后的工作。其中，開幕前工作是最重要的，也是最繁瑣的，主要包括：與主辦方溝通協調，請柬的制作發送，來賓接送，講話稿、主持詞、新聞稿等文字的撰寫，開幕式議程的落實，會場的布置，安全保衛，設備保障，宣傳推廣等方面，每個方面又包涵許多細節方面的工作。針對以上的每個工作，首先，辦公室人員與主辦方人員、策展方人員，應該安排一個專人作為聯絡人，相互之間形成有效聯絡，盡量多地利用新媒體等多種聯系方式。二，召開多方協調會，召集主辦方、策展方、辦公室以及與開幕式服務有關的部門，理清開幕式的具體環節和各環節的要求，確定開幕式的流程和細節問題，形成有效且一致的開幕式方案。其次，應該以工作任務列表的方式，將每項任務按照時間順序或重要程度，逐一排列，并將任務欄的工作分配到各部門、人員。對于暫時不確定和未知的事項，如邀請的主席臺嘉賓、嘉賓排序等，也應該落實到人，確保每項工作有人完成，辦公室人員還要積極負責督促檢查，能盡快落實的要抓緊落實。

二、把握繁簡，準備周全，提前落實

展覽開幕式能夠為展覽烘托氛圍，增添喜慶，擴大宣傳，但開幕式不是搞鋪張浪費，也不是搞相互攀比，無論是館內主辦還是外單位主辦，都應該按照中央八項規定精神，把握規格規模，提倡樸素隆重的原則，盡量避免不必要的鋪張浪費。譬如，展覽主席臺擺花籃、走道鋪地毯、開幕的音樂舞蹈、剪彩程序、開幕后舉行宴會等，都應該尊重簡樸大方的原則，按照規定要求來制定方案。

開幕式之前需要落實的事情很多，有時甚至需要倒排工作，將各個任務按照最新需要完成時間排序，盡量把工作安排得周全細致，保重工作任務無遺漏，無差錯，文字上無錯誤，秩序上無顛倒。有些工作是需要提前落實并完成的，有的甚至是要提前一周甚至二周完成的。如展覽請柬、嘉賓車證的制作與發放有的需要郵寄，有一個時間過程，有的涉及不同層級、領域、方面的領導專家出席，需要提前邀請和溝通。開幕式的講話稿、主持詞、新聞稿等需提前請領導審稿與確認，開幕式的橫幅制作、安裝，鮮花預定與擺放，涉及到人員服務的如安保、設備、物業、講解，都需提前聯系，確保開幕當天開啟電梯、水、電、空調、車場、音響設備、休息室啟用等，確認嘉賓入場秩序、安檢流程、現場講解、維持秩序人員到場等。提前通知館內出席的領導和相關人員出席，以及安排攝影、攝像、剪彩捐贈儀式的服務人員。

開幕前一天，是信息最準確、工作最繁忙的一天，可以說是關鍵時的關鍵。當天，主要工作包括：一是做好會場的布置，特別是主席臺嘉賓確認后，主席臺嘉賓椅子的擺放要按照國內慣例順序貼上醒目名簽，如果主席臺嘉賓是站立的，則應該在地毯上對應的數字順序號，還有觀眾席嘉賓的桌椅擺放，懸掛橫幅及背景畫面，話筒的擺放等。二是再次確認參加開幕的領導和服務人員。為了確保開幕式萬無一失，前一天應該再次通知所有參加開幕式，特別是開幕當天有任務的服務人員，如引導、講解、安檢、物業保障、電梯、休息室、攝影、攝像、錄音、設備保障、音響保障、剪彩捐贈服務人員、打印人員等。三是準備涉及開幕式其他事項的完成，如引導牌擺放、捐贈證書、捐贈托盤、簽到簿、開幕式相關電子文稿、輪椅、礦泉水等。

三、注重細節，善用設備，動態調整

開幕當天是最緊張的一天，也是變化多的一天。 要求高度集中，隨時關注周圍的變化，做到隨時變化，隨時反映，隨時調整。開幕當天，主辦方和承辦方應該提前2小時左右到場，發現問題，及時彌補。如主席臺嘉賓有更換，臨時增加、減少或調換，要做到及時調整秩序，及時告知主持人和相關領導，并打印人名簽，這就要準備電子版的人名簽，及時傳遞給辦公打印人員。辦公人員要隨身攜帶紙和筆、膠帶、剪刀等物品，準備多份議程和嘉賓名單，空白的人名簽亦要準備，防止主席臺嘉賓隨時變化，可以手寫添加，以備不時之需。主席臺嘉賓應該安排具體人員聯絡，告知站位號。辦公人員要善于用微信、QQ等較為便捷的聯絡方式，要善用手機等便捷設備，將準備的相關材料拍照以備查考，亦可以將最新信息拍照傳遞給相關人員，快速落實。開幕式主席臺與觀眾席之間要有安全秩序維護人員，確保會場不出騷亂等突發情況。如有發現有年齡較大或身體不適的人，提前準備好輪椅。在剪彩、頒發捐贈證書時，應該將話筒暫時移開，以利于拍照。開幕式結束后，要派人員向嘉賓索要講話稿或拍照，以便寫撰寫新聞稿件和歸檔。總之，會場上要隨時觀察身邊情況和領導吩咐，要注重每個細節，隨時變化隨時調整。

四、禮貌迎送，加強宣傳，做好歸檔

開幕式前，嘉賓的引導應該有所區分，主席臺嘉賓可以引導至休息室，一般嘉賓應該禮貌地引導至開幕式會場，禮儀服務人員待人要熱忱有禮貌。不同的入口都要有導引標識，方便嘉賓停車、進入。重要貴賓應引導至休息室，并準備簽名簿和筆。開幕式結束后，嘉賓們大多要參觀展覽，為防止擁擠踩踏發生，在展廳外安排人手，可以讓嘉賓先行參觀，亦可以先讓一部分人先行參觀。特別是領導嘉賓，有的需要講解員，辦公室人員要提前落實，直到參觀結束，將領導嘉賓送至車上，做到善始善終。開幕式結束后，應該及時做好宣傳工作。有些展覽是提前召開了新聞發布會的，有的是在開幕式結束后才開始對外發布消息的。本館的展覽，應該嚴格把好新聞關，邀請的媒體和新聞稿件，都應該征得領導審核。外單位主辦的展覽，可由主辦單位把好新聞關。開幕式結束后，辦公室人員應該在最快的時間內報道開幕式的信息，在網站、微信等媒體上發布，快速擴大影響。開幕式結束后，應該指定專人收集開幕式相關材料，包括簽名簿、新聞稿、講話稿、主持詞、出席嘉賓名單及秩序、照片、錄像等，并整理分類，確保檔案的完整齊全，及時歸檔。