淺談檔案管理現代化

鄭盛楠

【摘要】檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢， 本文主要從檔案管理現代化的含義、必要性、實現有效途徑三方面進行簡單分析。

【關鍵詞】檔案管理；現代化

一、檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是相對于傳統手工管理而言的，是指通過現代管理科學的指導，充分運用現代管理方式和模式，積極采用更先進的管理技術和設施，充分調動員工檔案管理的積極性、知識性、技能性和科學性，對傳統檔案管理模式和實踐進行改革，逐步實現檔案管理的科學化、現代化的動態發展，最終為實現社會現代化服務。

簡單來說，主要涉及三方面：一是最大限度地保證檔案的保存時間。二是通過現代科學技術手段，使檔案信息資源為社會所用，盡可能發揮檔案的作用。三是通過對檔案從收到管到用的過程的現代化演變，形成豐富的電子檔案館藏。這三者是相輔相成的關系，缺一不可。

二、檔案管理現代化的意義

檔案工作現代化是檔案工作進一步發展的強大推動力。新中國檔案工作經過了多年來的發展歷史，從整體上看已經建立了比較完善的檔案事業體制，在一定程度上具備了滿足社會需要的能力，并且正在逐步通過采用現代化的技術手段和科學管理方法提高服務能力。

第一，檔案工作發展需要而出現的自身矛盾問題和具體管理問題將得到有效解決。社會不斷發展必然延及檔案管理工作，通過檔案資料來了解國內外的發展動態也是社會主義現代化的一項重要內容。社會現代化建設的快速發展導致檔案數量急劇增加，而亟待接收進館的檔案數量也很大，傳統的檔案保管手段已不能適應這種高強度的工作任務。而將現代科技手段運用到檔案的收集、整理、保管等一系列過程中，檔案的存儲載體也由單一的紙質檔案向多元化發展，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

第二，檔案工作現代化更便于人們查閱、檢索和使用，使得檔案的利用率大幅提升。21世紀，計算機、互聯網的應用是實現檔案管理現代化的重要途徑和手段，相關配套軟件種類眾多，相對傳統檔案管理而言，系統性更強、效率更高、保存時間長、資源共享范圍更廣、更加便于檢索和利用。通過采用現代化的檢索服務手段，逐步實現檔案管理現代化，使其適應快速發展的社會。

第三，通過檔管理信息化建設，將快速推進檔案管理的現代化進程。利用信息技術手段的實施，從而實現合理配置和有效利用檔案資源。通過檔案管理創新，使檔案館成為保存和利用檔案信息資源、社會信息資源的共享中心。

第四，檔案管理現代化通過不斷改革和創新以適應社會發展的過程。檔案管理現代化與社會現代化是密不可分的。檔案工作是社會工作中必不可少的組成部分，檔案管理現代化是社會基礎工作的一部分，是社會現代化的重要組成部分。為了滿足社會發展需要，檔案工作應該有社會物質發展、科學技術、管理水平相適應的能力。

三、實現檔案管理工作現代化的有效途徑

檔案工作現代化是一個從管理思想、管理方法上的轉變到運用現代化技術手段全面提升的進程，在此基礎上還涉及提高檔案管理人員的技術素質和檔案工作的標準化問題，不是一蹴而就的，是需要大家共同努力穩步提升的結果。

（一）加強檔案管理思想上的現代化。要想實現檔案管理現代化，轉變檔案管理思想是關鍵，需要管理思想上的質的飛躍。據我國檔案工作目前的情況來看，大部分單位機構還存在著落后的觀念和管理上的缺陷，這就需要我們學習現代化的管理理論和思想，樹立正確先進的觀念，積極推進檔案工作的現代化發展。

通過現代化管理思想的指導，制定科學可行的實施計劃或方案，加大現代化技術手段的硬件設施，才能將檔案工作現代化落在實處。檔案管理者首先就要在思想上樹立科學、現代化的管理理念，堅持從自身實際工作出發，積極探索檔案管理現代化工作的新規律、新特點，努力創新檔案管理工作的方法手段，制定相應的現代化檔案管理方案，只有這樣才能使檔案管理現代化沿著正確方向發展

（二）注意管理方法的科學化、推行檔案工作標準化。檔案管理方法的現代化主要體現在使管理科學化、系統化，即根據本地區本部門實際情況，積極采用現代科學的管理理論與方法，建立新型管理體系，在管理方法中把行政手段與科技手段、社會需要等有機結合起來，形成縱向與橫向共同發展的檔案管理體制，以適應現代社會發展需要。在科學管理原理的指導下，以檔案工作的客觀規律為依據，從檔案工作的實際發展需要出發，研究修訂一系列的檔案管理現代化的標準。只有在各種標準比較完善配套的情況下，才能使現代化的技術措施收到相應的社會經濟效益。

（三）提升檔案管理工作技術手段的現代化。通過加快檔案的數字化進程，比如運用計算機及掃描儀等先進的科學技術設備將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案管理的數字化建設，創建綜合的、專業化的檔案數據庫。根據各檔案管理機構的具體情況，有選擇、有重點性地處理檔案信息，逐步實現檔案管理的信息化、數字化。

具體可以從幾個方面入手：1.建立早期檔案庫的檢索目錄，這樣調取早期數據時，可以使檢索的速度和準確度大大提升。2.按照檔案的種類分別進行歸檔，建立相應的檔案數據庫，使得查找各類信息十分快速方便。3.將重要的照片、字畫、圖紙等用掃描儀、數碼相機的方式，將這些資料轉化成多種格式的資料進行光盤刻錄或者計算機進行儲存，可以延長這種資料的保存時間。

此外，還應加強檔案管理人員現代化能力的培養，通過對檔案管理員的技術素養、業務知識和管理能力全方位的提高，進一步促進檔案管理現代化進程。

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