試述建筑工程檔案資料的管理

周曉敏

【摘要】建筑工程檔案是建設過程中形成的具有歸檔保存價值的各種形式的信息記錄，由工程準備階段文件、監理資料、施工資料、竣工圖和工程竣工文件組成，做好建筑工程檔案管理意義重大。

【關鍵詞】建筑工程；檔案資料；管理

一、工程檔案資料的管理

工程開工前，工程檔案管理人員應依據工程合同、設計圖紙等相關文件，對工程檔案資料的管理進行策劃和準備，針對建設工程資料的填寫、編制、審核、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔制定工作細則和執行標準。

工程資料應與工程建設同步形成，并真實反映施工過程和工程質量的實際情況，工程竣工驗收后按規定及時移交、歸檔保存。相關單位應依據工程進度和歸檔要求，做好建設工程施工過程的照片、影像的拍攝工作。

二、各主責單位對工程資料的收集、整理與組卷

工程準備階段文件和工程竣工文件由建設單位負責收集、整理與組卷；監理資料由監理單位負責收集、整理與組卷；施工資料由施工單位負責收集、整理與組卷；竣工圖由建設單位負責組織，也可委托施工單位或其他單位完成；上述工程資料應收集齊全，檔案人員根據資料的性質把資料進行分類，分別建檔存放于不同的資料盒中，并在資料盒外貼上具體分類標簽，以便規范管理和提供利用。

三、施工資料的收集、整理、分類

施工資料包括：施工管理資料、施工技術資料、進度造價資料、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質量驗收記錄、竣工驗收資料。

在收集整理工程資料中應注意幾點：一是及時收集整理設計變更、洽商記錄。設計變更、工程洽商是工程竣工圖編制工作的重要依據，對竣工圖的繪制質量至關重要，因此要求：分專業整理；注明修改圖紙的圖號。若出現重新修改的情況，則須在已修改的條款上注明“作廢”字樣。收集時應注意設計變更通知單需有建設（監理）單位和設計專業負責人簽認方可有效。二是做好施工試驗資料的收集、整理。在施工前，應根據施工組織設計做好鋼筋、水泥、砼等原材料取樣試驗計劃。原材料送檢批量及留置組數應符合規范和標準要求。進口材料和設備應有商檢證明和中文版的質量證明文件、性能檢測報告以及中文版的安裝、使用、維修和試驗要求等技術文件。三是認真做好施工記錄和隱蔽工程檢查記錄。施工記錄的填寫應具可追溯性。隱蔽工程檢查記錄是對隱蔽工程進行檢查，并用填寫表格的方式將隱檢內容、質量情況、檢查意見、復查意見等記錄下來。凡未經隱蔽工程驗收或驗收不合格的工程，不得進行下道工序施工，隱檢合格后方能進行下道工序施工。四是認真做好分部分項工程質量驗收記錄。分部工程的質量驗收是在分項工程質量驗收基礎上進行的。除了對該分部工程中所含各分項工程進行評定外，還要檢查該分部工程中所涉及到的質量控制資料、安全和功能檢驗（檢測）報告，對分部工程進行觀感質量驗收。五是做好技術交底和施工日志的記錄。技術交底作為一項技術性很強的工作，對保證工程質量至關重要，技術交底必須滿足設計和施工規范、規程、工藝標準和質量驗評標準的規定，所有技術交底必須為書面形式，并有交底人和被交底人的簽字，技術交底資料須列入工程技術檔案。施工日志是項目施工的真實寫照，是施工質量驗收的原始記錄，也是竣工總結和工程施工質量原因分析的依據。填寫施工日志要求：逐日記載，若施工過程有間斷，應在日志中加以說明，可在停工最后一天或復工第一天進行描述；施工記錄不能記流水賬；施工日志的記錄內容應有針對性。

四、施工竣工資料的收集、整理、組卷要求

參與工程建設的各單位及相關人員應及時對工程資料進行確認，并確保工程資料真實有效、齊全完整。不得對工程資料隨意撤換、涂改、偽造。工程資料應為原件。若為復印件時，應加蓋申報單位公章，注明原件存放地，由經手人簽字。工程資料可根據數量多少組成一卷或多卷；竣工圖可按專業分類組卷。工程資料應經工程質量監督機構檢查，各單位對檢查提出的問題應及時進行整改、完善。編制竣工圖，在頁面空白處加蓋竣工圖章，并按竣工圖章的填寫要求逐張簽字完成竣工圖。

五、竣工資料的歸檔與移交

工程資料的歸檔文件必須是能反映工程建設活動全過程的文件材料，必須經過分類整理，并組成符合要求的案卷。工程資料的移交：工程檔案一般不少于叁套，一套移交城建檔案館，一套由建設單位保管，一套由施工單位保管。應確保移交城建檔案館的資料為原件，以便今后查閱。其中需要向本單位歸檔的文件，應單獨立卷歸檔。工程資料應做到及時、準確、真實、完整，符合竣工圖、資料的整理、編制要求：資料簽字齊全，字跡清晰，紙質優良，保持整潔；分類分項明確，封面、目錄清單齊全，排列有序。

六、工程竣工資料的質量及管理中存在問題及原因分析

存在問題：一是施工技術管理文件原件不齊全。二是施工資料填寫不規范，字跡潦草或有錯別字。三是竣工資料移交不及時，甚至導致竣工資料丟失。

原因分析：一是檔案意識薄弱，存在重建設、輕檔案的現象。二是檔案管理制度不健全。三是資料保管、移交手續不嚴謹。四是過程控制不到位，資料員在資料編制過程中存在“閉門造車”現象。

七、提高工程資料質量的措施與對策

一是加大宣傳力度，提高檔案意識。二是加強資料管理和整編方面的培訓。三是建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確職責，規范工程資料的管理；四是嚴格執行工程資料編制工作“三同步”：即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。