地鐵工程建設項目檔案管理的探索與實踐

陳競?cè)A

【摘要】本文從檔案機構(gòu)和網(wǎng)絡、管理規(guī)章、管理體系、管理人才和管理現(xiàn)代化等幾個方面，對地鐵工程建設項目檔案管理進行了探索和實踐。

【關鍵詞】地鐵工程；建設項目；檔案管理

城市地鐵工程建設是一個系統(tǒng)性的工程，從規(guī)劃設計到施工運營涉及到多專業(yè)、多學科，形成的檔案成千上萬卷，有效的地鐵工程建設項目檔案管理能夠保證檔案的齊全、真實和有效，對于更好地服務地鐵建設，推進城市發(fā)展有著重要的意義。基于以上，本文簡要研究了地鐵工程建設項目檔案管理的探索和實踐。

一、建立檔案管理機構(gòu)和網(wǎng)絡

城市地鐵建設工程是一項系統(tǒng)性的工程，其涉及到的專業(yè)和學科眾多，形成的檔案多種多樣，且數(shù)量較大，這就給檔案管理帶來了較大的困難，因此應當建立專門的地鐵建設工程檔案管理機構(gòu)來負責檔案管理，不同部門設立一名檔案管理員來對本部門檔案進行收集和管理。此外，地鐵建設工程涉及到的參建單位眾多，各個參建單位也應當設置一名或多名檔案員來負責對本單位檔案的收集、整理以及移交等工作，保證有專人來進行檔案管理，以此來確保檔案管理工作的有序開展。

二、建立檔案管理規(guī)章制度

首先，應當以地鐵建設工程實際為基礎，進行積極的調(diào)查、研究和學習，編制《地鐵工程檔案分類大綱及編碼規(guī)則》。地鐵建設工程檔案眾多，涉及到的專業(yè)和學科十分復雜，分類編碼進行管理是保證地鐵工程檔案管理系統(tǒng)性和完整性的基礎，地鐵工程建設周期一般較長，在檔案管理的過程中，參建單位各業(yè)務室很難在工程結(jié)束后及時進行立卷歸檔，大量的檔案在業(yè)務室存放不僅不安全，且需要較大的空間，因此需要對檔案進行周期性的歸檔，及時整理文件，對檔案進行編碼上架，留做備用。

第二，應當以國家級省市檔案管理規(guī)定為基礎編制《地鐵建設工程檔案管理辦法》《地鐵建設工程竣工文件歸檔整理細則》等檔案管理規(guī)定，在相關規(guī)定中明確地鐵建設工程檔案管理的歸檔內(nèi)容、時間、案卷質(zhì)量、組卷形式、移交驗收細則等等，保證地鐵建設工程檔案管理的有章可依，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性和完整性。

三、建立檔案管理體系

地鐵建設工程檔案管理工作的業(yè)務性較強，從本質(zhì)上來講，其是一種信息資源的管理工作，涉及到的管理環(huán)節(jié)眾多，這就需要建立檔案管理體系來保證地鐵建設工程檔案管理的有序性和規(guī)范性。

首先，地鐵總公司應當成立檔案管理部門，設置專職檔案人員進行管理。第二，各部門以及直屬單位設立檔案管理部門，設置兼職檔案人員進行管理。第三，各參建單位應當根據(jù)實際情況設置兼職檔案人員進行管理。從上至下建立完善的檔案管理體系，層層落實，多級負責管理，確保地鐵建設工程檔案的有序管理。

此外，應當將地鐵建設工程檔案管理工作納入到各部門及參建單位的考核項目中，按照具體的考核評分標準來進行考評，主要考核的方面包括檔案管理人員素質(zhì)、檔案管理制度建設、檔案管理工作成效、領導重視程度等等，并針對考核結(jié)果來進行獎勵和懲罰，以此來促進地鐵建設工程檔案管理的有效性。

相較于普通檔案來說，地鐵建設工程檔案管理有著一定的特殊性，普通檔案只需要在當前階段于本單位檔案管理室中保存即可，其主要供本單位使用，但對于地鐵建設工程檔案來說，其有著成果性和資料性的特點，注重檔案信息的交流，之后進行信息交流和成果轉(zhuǎn)讓才能夠充分發(fā)揮地鐵建設工程的檔案的重要價值。地鐵建設工程檔案是一種創(chuàng)新性成果，在管理的過程中要注重保密性，但需要注意的是，不恰當?shù)谋Ｃ苡謺绊懙綑n案資料信息的交流，從而制約檔案價值的實現(xiàn)，因此應當建立地鐵建設工程檔案監(jiān)督機制，保證檔案管理的科學性和合理性。

四、建立一支高素質(zhì)檔案管理隊伍

相較于其他檔案管理而言，地鐵建設工程檔案管理有著一定的特殊性，其依賴于高素質(zhì)的檔案管理人才，因此，打造一支高素質(zhì)檔案管理隊伍是十分必要也是十分重要的。

（一）以人為本，加強人才培養(yǎng)。地鐵建設工程檔案管理歸根結(jié)底是一種人的管理活動，因此應當遵循以人為本的原則，加強檔案管理人才的培養(yǎng)。對檔案管理人員進行繼續(xù)教育培訓是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要手段，地鐵建設工程檔案管理有著一定的特殊性，其涉及到的內(nèi)容較多，專業(yè)性較強，因此應當積極加強對檔案管理人員的培訓，通過培訓讓檔案管理人員取得管理資質(zhì)，提升管理能力和業(yè)務素質(zhì)，從而保證地鐵工程檔案管理工作的標準化和專業(yè)化?？偟膩碚f，地鐵建設工程檔案管理工作的效果取決于人，應當積極充分發(fā)揮人才潛力，樹立責任意識，提升專業(yè)素質(zhì)，打造一支專業(yè)的人才隊伍，以此來做好檔案管理工作。

（二）促進地鐵工程檔案管理現(xiàn)代化。計算機技術(shù)的應用越來越廣泛，其方便了人們的生活和工作，對于地鐵建設工程項目檔案管理來說，利用計算機進行管理，促進管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)至關重要。地鐵工程檔案管理涉及到的檔案種類眾多，檔案數(shù)量成千上萬，用計算機進行管理有著省時省力、高效精確的特點，因此應當積極打造一支具備高超計算機操作技術(shù)水平的檔案管理隊伍，讓檔案管理人員能夠靈活地操作檔案管理軟件，從而提升檔案管理效率。

五、結(jié)論

綜上所述，地鐵建設工程的檔案管理涉及到立項文件、招投標文件、施工設計圖紙、施工過程記錄、竣工檔案等多方面內(nèi)容，管理工作十分繁重。應當設立專門的檔案管理機構(gòu)、建立完善的管理規(guī)章制度和管理體系、打造一支高素質(zhì)管理隊伍，只有這樣才能夠做好地鐵建設工程的檔案管理工作。

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