淺析事業單位人事檔案管理的效能提升方法

鄭安申

【摘要】本文通過對事業單位在人才培養、人力資源配置等方面存在的問題進行深入分析，總結提升企事業單位的人事檔案管理效能提升方法，并指出當前我國事業單位在檔案管理工作中存在的問題，旨在提高對單位員工檔案管理工作的認識程度，實現事業單位檔案管理的規范化、制度化。

【關鍵詞】檔案管理；強化；分析；效能

一、人事檔案管理工作的重要意義

在企事業單位的人才開發管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對人力資源起到優化的作用，而且能夠對單位的基礎管理起到促進作用，具體的重要意義如下：

（一）為人事管理工作提供真實信息。企事業單位管理者如果想要讓員工發揮出自身的作用，最大限度的使員工發揮出其自身潛力，使之在其工作崗位上有著高效的工作效率，第一步就是了解每一位員工最基本、真實的個人資料。例如，工作經驗、學習經驗、思想品德等信息。所以這時可以通過對其人事檔案的查詢，清楚了解這位員工的各方面信息，這些真實的個人信息可以為管理者提供參考，便于人事的管理工作。

（二）人事管理工作的重要依據。企事業單位的人事檔案，還對企事業單位管理工作有著重要的影響。因此在管理干部的考核和選用、單位未來人才梯隊的建設、對單位員工的績效考核等方面，都離不開人事檔案作為參考依據，通過人事檔案的信息進行全面綜合分析，能夠使得管理工作更具有科學化。

（三）對人力資源配置的優化作用。在人力資源的管理過程中，對人力資源配置優化是最大限度提高管理工作效率的有效途徑。在企事業單位的發展過程中，由于人力資源管理工作并不是一成不變的，隨著時間的變化，會出現人員的變動、崗位的變動，這個時候對人力資源配置進行優化就顯得尤其重要，并且還具有一定的現實意義。

二、人事檔案管理中目前存在的問題

（一）管理人員的責任意識淡薄，自身素質不高。由于在我國目前很多的企事業單位對于人事檔案管理工作不重視，沒有從管理角度對其有著正確的認識，甚至認為在企事業發展和人事檔案管理工作沒有關聯，所以很多企事業單位的管理人員將人事檔案管理工作流于表面，沒有進行落實，甚至有應付的現象產生。并且企事業單位的管理者對人事檔案管理工作也不重視，選用非專業的人員進行檔案管理工作，甚至將一些臨時工安排到這個工作崗位上。這樣就導致不但企事業單位的管理者對人事檔案管理工作不重視，而且從事人事檔案管理的工作人員素質不高，不利于進行人事檔案管理工作高效地進行。

（二）管理制度不完善。對于人事檔案管理工作而言，只有制定完善的制度，才能保障工作的有序進行。但是就目前我國的企事業單位而言，很多單位對于檔案管理工作都沒有設立相應的管理規章制度，所以如果想要提升人事檔案管理效能，就需要運行一套良好的管理辦法。

（三）管理方式落后。人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強的責任心，還需要具有較強的專業知識。但是在實際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員都是不具有專業素質的，這就導致在實際工作中會出現很多問題。而且由于科技發展迅速，信息化水平較高，很多地區都是采用無紙化辦公，通過電腦網絡進行工作的開展，然而仍然有很多地區的檔案管理工作中仍然采用傳統手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也阻礙了日常管理工作的進行。

三、提升人事檔案管理效能的有效方法

（一）提升管理者的管理意識和自身素質。第一，對于單位人事檔案管理的工作人員定期開展培訓。培訓的內容包含兩方面，分別是專業知識方面培訓和職業素養方面培訓。第二，和其他兄弟單位進行溝通交流。例如，讓企業自身人事檔案管理工作人員去工作效果比較好的單位進行學習，學習其先進的管理模式。第三，定期進行技能考核。不能將工作只落實到口頭上，在進行全方位的培訓后，還應該對從事人事檔案管理工作的員工進行專業知識和職業素養方面的培訓，從而提高其在工作中的實際運用能力，將理論轉化為實際。

（二）規范人事檔案管理制度。對于人事檔案管理效能的提高，不能離開健全的管理制度，只有規范人事檔案管理制度，才能高效的進行工作。要根據單位的自身特點，建立符合單位現狀的人事檔案管理制度，并且在實際的工作過程中不斷進行改善。在日常的工作過程中，要按照規定的人事檔案管理制度進行工作，對于在人事檔案管理工作中出現的問題做到及總結匯報。

（三）運用全新的工作方式和手段。由于傳統的人事檔案管理工作一般都是以手工形式進行的，在紙上進行日常辦公，這就導致了工作效率的低下。應該將信息化的科學技術運用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網絡建設。

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關工作可以有序進行的重要基礎，所以加強企事業單位的人事檔案管理工作，切實發揮出人事檔案對日常工作的服務效能，有著重要的意義。而進行人事檔案相關工作的部門，應該提升自身的管理責任意識，并在日常的工作中，提高對計算機網絡的應用，切實做到提高人事檔案管理工作效能。