工作流技術在電子文件管理系統中的應用研究

李娟 夏敏捷

摘要：工作流技術如今已快速滲入到各個行業的管理系統中，論文將工作流技術引入至檔案行業的電子文件管理系統（ERMS），分析了電子文件的業務流轉過程，采用JBPM6作為工作流開發工具，以處置業務為例進行了流程分析和定義，并初步研究與分析了系統的體系結構，從而為實現不同參與者業務流程的自動流轉，和高效控制與管理業務的執行過程提供基礎研究。

關鍵詞：工作流技術 ERMS 電子文件 工作流引擎 JBPM

中圖分類號：TP393.09 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）08-0092-02

Abstract：Today workflow has been seeped into the management system of all trades.With the introduction of workflow in the archives work， this paper analyses the transfer process of electronic records in ERMS， defines the process of disposal business based on JBPM5， and studies the system architecture of ERMS. This research provides the experimental foundation for realizing the automatic flow of different participants and controlling the implementation process.

Key Words：Workflow； ERMS； Electronic records； Workflow Engine； JBPM

1 引言

工作流與電子文件從產生之初就存在著必然的聯系。對工作流的研究起源于辦公自動化領域，它是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個比較抽象的概念。目的是通過將一個具體的工作分解成多個任務、角色，通過一定的規則和過程，約束這些任務的執行和監控，以達到提高企業生產經營管理水平[1]。而電子文件也形成于辦公自動化領域和信息化的網絡環境之中。電子文件管理系統（以下簡稱ERMS）的關鍵管理過程中如：捕獲、登記、歸檔、處置等，也需要進行嚴格的流程控制和管理，因此是一個典型的流程化的處理過程。將工作流技術應用于ERMMS系統中，可以使系統中相互獨立且具有一定執行順序的任務和活動能夠協調、高效并在正確的時刻由正確的資源執行，以達到任務的目標。從而實現ERMS對業務的執行過程的高效控制與管理。

本文在分析電子文件管理系統業務流程的基礎上，引入工作流的相關概念，以ERMS中處置流程為例，進行了基于工作流的過程定義，并初步分析與設計系統的體系結構，為最終實現通用、可信的ERMS提供基礎。

2 ERMS整體業務流程分析

電子文件在ERMS中的業務流轉過程可用如圖1所示的流程表示。

（1）文件的生成業務：電子文件的產生是從各業務系統納入ERMS加以管理的過程，主要包括了捕獲和登記兩個過程要素。捕獲是按照國家相關標準，將業務系統中產生的各類電子文件及其元數據一同納入到ERMS中的過程，該過程可由授權用戶進行，并可指定被捕獲的文件范圍與捕獲方式。登記是為證明文件在ERMS系統中存在而進行簡要著錄，并分配給文件唯一標識符的過程，它標志著捕獲到的文件正式進入管理系統。

（2）文件的分類組織業務：分類是電子文件對ERMS管理范圍內的對象，包括類目、案卷、文件等按分類方案在層級上進行整理的過程。分類可以確定電子文件所屬的類別，并能與其元數據和關聯文件建立聯系，也可通過預定義的保管期限為不同層級分配保管期限。

（3）文件的保管業務：目的是確保電子文件在保存期限內，在保障“四性”的基礎上得到有效地利用。包括文件的存儲介質、存儲設備、存儲格式等，應選擇可靠的載體和文件格式。

（4）文件的鑒定處置業務：ERMS隨時依據保管期限與處置表，自動或手動調整電子文件的保管狀態，對文件實施相應處置的過程。該過程需要嚴格進行審批及審計跟蹤來記錄文件的處置活動。文件處置通常包括移交、銷毀和續存等類型。移交是指將電子文件移交到檔案館、第三方機構或者本機構中的其他系統。移交過程包含了文件格式的轉換、“四性”檢測、文件的封包等。銷毀是指ERMS不但刪除文件的存放位置指針，而且從存儲系統中將文件的實體刪除。銷毀過程必須經過審批方可執行，并且不能銷毀被銷毀文件的元數據以及相關操作日志。若文件移交之后還需在ERMS中續存一段時間，系統可將該文件進行續存操作。

3 基于工作流的ERMS開發研究

通過對ERMS的一般業務流程分析，雖然各個業務模塊從功能上講是相互獨立的，但不能滿足信息共享的“信息孤島”問題，因此，對于整個體系來講這些“信息島”卻是不可分割的。在ERMS中引入工作流技術，使管理過程實現全程的、可預知的控制顯得十分必要。

3.1 工作流概述

工作流管理聯盟（WFMC）將工作流定義為：業務流程的全部或部分自動化，在此過程中，文檔、信息或者任務按照一定的過程規則流轉，實現組織成員間的協調工作，以期達到業務的整體目標[2]。WFMC發布的工作流參考模型如圖2所示。

它詳細描述了工作流管理系統的有關概念，并在此基礎上給出了WFMC的各主要組成部分、各部分的功能及相互之間的接口[3]。包括工作流執行服務、過程定義工具、工作流客戶端應用、直接調用的應用、工作流管理工具等幾部分。其中，工作流執行服務是核心組成部分，負責工作流的管理機制。它由一個或多個工作流引擎組成，用于創建、管理和執行工作流實例，為過程和任務實例提供運行環境，負責解釋、激活全部或部分過程定義。工作流引擎是工作流管理系統的核心軟件[4]。

3.2 基于工作流的ERMS系統結構設計

基于工作流的ERMS將工作流定義為一個獨立的模塊，完成業務流程的定義、調用和處理等工作。基于工作流的ERMS系統結構圖如圖3所示，其中文件的生成模塊是輸入模塊，流程模塊為輸入輸出模塊，統計信息為輸出模塊，安全控制模塊負責電子文件的完整性、真實性等，并提供系統的備份及審計跟蹤工作。通過流程模塊與各模塊的信息交互，實現數據的聯系與共享。

3.3 數據庫的選定

由于ERMS所捕獲的電子文件來源于系統之外的各企事業單位的辦公自動化環境，因此常常含有大量的結構不確定的、類型各異的非結構化數據文件，如文件、報表、影像等。本系統采用非結構化數據庫進行數據存儲，不但可以使用數據庫管理系統本身的功能進行統一管理，也可利用非結構化數據庫進行跨平臺及全文檢索，提高了系統的利用效率。

由于非關系數據庫完全沒有表的概念，因此設計原則是庫與庫之間的關聯越少越好。本系統擬定義7個數據庫，主要用于存儲電子文件、元數據、分類方案、用戶等相關信息，其中專門設計一個工作流數據庫，用于存儲系統中工作流引擎、流程定義所需要的流程實例、任務定義等信息。

3.4 基于JBPM的文件處置流程定義

流程定義是對業務過程進行計算機所能識別的形式化描述，從而得到計算機化的形式表示，用以支持運行過程的自動化[5]。本文采用的JBPM6 （Java Business Process Management）是基于J2EE的、開源的、易擴展的、輕量級的工作流管理系統，包含了工作流、業務流程管理、服務協作等功能。它采用輕量級XML結構的流程描述語言JPDL，擴充了建模能力，顯得更加簡單易懂。

下面僅以文件處置流程為例，使用JBPM6作為工作流開發工具，定義ERMS的業務流程，如圖4所示。

按照工作流的過程定義，將處置業務流程描述為一個抽象的“過程定義”。處置業務流程有四個步驟，分別為：文件管理人員設置處置行為、審查單位審核、電子文件處置、及處置后的再審查，分別抽象為四個“活動”，均需要人工直接或間接參與完成。在這四個活動之間由若干流程線連接，用來表示活動的流轉，我們將這些流程線描述為“變遷”。當“文件管理設置行為”活動出發，一條變遷將流轉到后繼活動。“審查單位審核”活動一經發出，按照變遷條件即審核是否通過，發生兩條變遷。這個變遷條件可以使用變量flag代表 “是否通過”，flag的值不為0表示“通過”，反之，flag為0表示“不通過”。“電子文件處置”活動發出的變遷有四條，由系統自動完成，變遷條件來源于設置的不同處置行為，對于個別重要的處置需要“處置的再審查”活動完成。這四個活動分別對應于不同的業務邏輯應用，對于人工參與的活動，可以使用表單頁面進行數據處理。

3.5 ERMS與工作流的整合

采用工作流技術的好處是，當業務流程發生變更時，只需要對流程進行改進即可，從而避免了對原有系統的改動[6]。但是，ERMS既龐大又復雜，且必須保證電子文件的真實可靠性，因此不可能把ERMS系統都建立在工作流引擎之上，所以只有在需要工作流引擎的時候才使用它。這就要求必須解決工作流引擎與整個系統的開發框架的整合問題。

本系統擬采用JBPM6作為工作流開發工具，利用Structs2和Spring框架。采用典型的四層B/S架構， 分別為客戶層、web層、業務邏輯層和數據訪問層。

其中客戶層基于ExtJS RIA庫構建。ExtJS是一個與后臺技術無關的前端ajax框架。

web層負責web控制，運行在開源的Web容器TomCat上，采用Struts2框架實現。

業務邏輯層負責處理業務需求。JBPM 用于處理所有與流程相關的數據操作。

數據訪問層中DAO用于數據庫直接部署操作，采用象關系映射框架Hibernate實現數據持久性。

4 結語

將工作流技術應用于ERMS系統，可以在最大程度上集成現有的軟硬件資源、人力資源，實現資源的充分利用，提高電子文件管理的規范化程度，提高電子文件流轉的效率，降低管理成本。

本文件通過分析ERMS的業務流程，僅以電子文件處置業務為例，使用JBPM的進行了流程分析和定義，已經為實現ERMS進行了初步規劃，下一步將結合工作流技術進一步研究ERMS中的系統安全及可靠性問題，使ERMS真正符合檔案學的技術特征，為保證電子文件的控制力、證據力和服務力提供技術保障。

參考文獻

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[3]段潤英，薛錦云，呂明琪.基于軟構件技術的OA系統的設計與實現[J].計算機技術與發展，2007，17（8）：95-98.

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[6]顧文軒，王搖瓊，徐汀榮. 基于JBPM 的工作流管理系統的研究與設計[J].計算機應用與軟件，2009，26（5）：104-106.