醫院外事接待前期籌備的關鍵路徑

楊靚

【摘要】外事接待的細節能夠體現出醫院的管理水平和人員素質，所以在醫院的外事接待過程中，做好前期的籌備工作尤為重要，通過前期的籌備能夠為之后的接待工作打下基礎，從而使接待工作更加順利。在外事接待籌備階段需要遵循細致、周密、嚴謹的指導原則。本文將對醫院的外事接待前期籌備的路徑進行分析，希望能夠為醫院的外事接待前期籌備工作提供一些參考。

【關鍵詞】醫院外事接待；前期籌備；關鍵路徑

隨著我國改革開放的政策引導，國內外的醫學交流活動也逐漸的展開，醫院需要面臨著接待國外醫療專家的各項事宜。在外事接待中，嚴謹、周密的細節，不僅能夠突顯出醫院的實力和整體素質，也關乎國家的國民形象。而醫院的外事接待中如何能夠使來訪者有賓至如歸的感覺，還需要在前期做好接待的籌備工作。通過周密的前期籌備工作使外事接待更加順利，從而促進國內外的文化交流和學術交流，并為醫院在國際上贏得口碑。接下來本文將對醫院外事接待前期的籌備工作進行具體分析。

一、與外賓共同商討相關事宜

（一）接受來訪函，準確匯報

在接受對方的來訪涵后，要根據函的具體內容進行信息的提煉，將外賓的來訪時間、來訪目的等內容匯報給上級領導，根據領導的指示擬定回函，經領導確認簽字后，向外賓回復。

（二）確定航班信息

如果來訪的外賓是自行購買機票，那么外事接待人員需要詢問清楚航班的相關信息，其中包括抵達目的地時間、航班號、機場以及航站樓等。此外還需要外賓將護照通過掃描或者傳真的方式發送過來，以便定車票或者賓館等事宜。

（三）對來訪內容進行細化

對來訪內容的確定和安排需要以對方的意見為主，并通過對本院工作的協調來共同制定行程安排。如果在交流過程中有學術講座的安排，需要在事先將講座的主題、內容等向外賓進行交代，同時還要索要外賓的個人簡歷，以便在講座的宣傳和幻燈片播放中使用[1]。同時一些外賓習慣在交流和研討中使用自己的電腦或通訊設備，而不愿將自己的學術內容通過硬盤導出，所以需要事先向外賓詢問電腦的品牌和型號，從而準備好合適的連接線，防止出現外賓的電腦無法與投影儀連接的情況。

（四）對接待的計劃進行詳細的定制

對外賓的基本情況進行了解后，需要向醫院的領導進行匯報，等待領導作出指示，然后制定出嚴謹周密的日程表，表格需要兼有中英文。對于日程的路線設定需要充分考慮到外賓訪問的目的、性質、我方醫院接待的意義、外賓的興趣、路況以及時間等因素。同時在日程表中還需要表明，各項活動的時間、內容、地點以及接待的人員等事項。

在日程表制定完成后，外事接待人員需要對日程進行更為詳細的計劃，比如，外賓參觀的順序、在參觀前需要做的介紹、參觀途中需要的交通工具以及何時休息等問題。而且要對各個參觀地點的時間和交通路況進行準確的估計，防止出現紕漏耽誤行程安排，或者造成下一個環節的接待人員等待時間過長或來不及準備的狀況出現。

二、協調好各項接待工作

（一）對食宿的地點進行預訂

先為外賓預訂食宿的地點，防止時間倉促造成預訂困難。在賓館的預訂中需要注意以下事項：首先，賓館的位置要盡量靠近醫院，方便外賓來訪的接送工作，不會因為交通問題影響行程安排；其次，賓館周圍的環境要盡量安靜，使外賓能夠生活在一個良好的休息和工作空間內；然后，賓館的房間需要具有無線信號，方便外賓使用電腦、手機等電子產品。

餐飲的選擇首要考慮的就是衛生條件情況，最好選擇的餐廳具有民族特色，使外賓感受到異國風情[2]。同時在餐飲的安排中同樣需要注意幾點事項：首先，在魚品的選擇中要選擇少刺的魚塊或者魚片等，主要是因為一些外賓習慣使用刀叉，食用多刺的魚品不方便；其次，菜肴不能過于辛、辣、麻；然后，盡量不點動物的內臟，特別是大型動物的內臟，因為西方國家很少吃動物內臟；最后，在酒水準備中盡量準備一些紅酒、啤酒等，盡量少準備名貴的白酒，因為外國人對我國的白酒文化了解少而且很少有品鑒的經驗。此外，還要注意菜肴數量的適度，既要滿足就餐人數的要求，又不能過于鋪張浪費。

（二）進行講座通知的發布

外賓的來訪多會有講座的安排，在講座前需要先發布通知，使醫護人員都能夠得到學習的機會。可以通過發放宣傳單或宣傳冊的方式、也可以通過院周會的方式逐層通知；還可以通過醫院的公共平臺發布。

（三）協調各科室的接待任務

外事接待是面對全院來開展的，所以需要各科室的參與，需要在接待前為各科室分配好接待任務，這樣才能夠在接待過程中做到有條不紊。在各科室的接待計劃擬定后，外事接待人員需要在此基礎上對接待流程進行細化，確定接待的各環節，以及各科室的接待人員、聯系人的電話、會場以及車輛安排等信息，防止在接待中出現紕漏。根據每個科室的接待名單，分配好任務，使各部門人員能夠各盡其責。

（四）饋贈禮品的挑選

對于饋贈的禮品必須要具有我國的民族特色和地方特色，并具有紀念意義。比如，我國的景泰藍陶瓷、名人書畫、茶葉等。國際的禮品饋贈的價值不在于價格，而在于特色。在禮品饋贈的過程中切記不可贈送現金、營養品、有明顯廣告標識、有傷風化、妨礙社會公德以及違背對方風俗的禮品。在外事接待中對本院的宣傳也是一項重要的任務，所以可以印制一些具有本地、本院特色的畫冊，通過這些物品的交流使更多人能夠了解中國、了解地區、了解醫院。

三、學習積累、增加儲備

在外事接待中需要向外賓介紹我國、我省市以及我院的相關情況，所以外事接待人員必須做好學習的積累和知識的儲備。首先準備好關于本地區和醫院的介紹幻燈片，在幻燈片的首頁中要出現歡迎的字樣，同時配有外賓母國的標識，增加外賓的親切感，接待人員還要能夠用流利的英語對醫院的概況進行表述。同時，根據外賓的國籍，查閱其國家的風俗，并在接待中盡量尊重外賓的風俗習慣。此外還需要儲備一些當地的文化、風俗知識，用于在路上向外賓做講解。最后，外事接待人員還需要根據來賓的國家、背景等做好個案準備，有的放矢的開展接待工作。

結語：

綜上所述，外賓的接待工作關系到醫院間的學術交流、文化交流以及醫院在國際上的印象。所以外賓接待人員必須要做好接待的前期籌備工作，以便于接待工作的有序、順利開展。在準備工作中要以勤、細、恒為籌備標準，勤于動腦、考慮周密、持之以恒，充分準備、詳盡部署，為外賓的接待打下良好的基礎。

【參考文獻】

[1]李鯉，許克新，李深等.大學醫院外賓接待工作的經驗與體會[J].中國醫學創新，2012，09（23）：144-145.

[2]李少明.我參加青年外交接待工作的回憶[J].武漢文史資料，2012（7）：15-22.