電子文件管理系統設計與實現

趙子濤 喬冬冬 李春梅

摘要：電子文件管理系統主要針對電子文件的整個運行生命周期進行管理，同時對用戶權限進行審計追蹤。通過對文件的授權審批及權限管理，實現了不同等級、不同使用者對文件的規范操作。該系統能夠從各業務系統中整理、統計電子文件，維護文件與文件之間、文件和業務之間的各種聯系。審計追蹤管理支持深度和廣度查詢，并以有序的、科學的、可審計的方式進行管理，解決了企事業單位文件分散作業與難于集中管理的矛盾。論述了電子文件管理系統的應用背景、需求分析與功能架構設計，系統關鍵技術和功能設計與實現。

關鍵詞關鍵詞：電子文件；C#；管理系統；TRIP數據庫

DOIDOI：10.11907/rjdk.161397

中圖分類號：TP319文獻標識碼：A文章編號文章編號：16727800（2016）007009503

0引言

隨著信息化和網絡化的不斷發展，管理系統應用范圍不斷擴大，使用功能不斷強大。國家制定了“互聯網+”行動計劃，將大數據、云計算與傳統行業相結合，開辟了信息時代新的發展方向。電子文件管理系統是重要的企業管理和信息化工具，對企業發展有著舉足輕重的作用[1]。一個合理、高效的電子文件管理系統，能提高電子文件管理的系統性、專業性和標準性。

本文研究并設計了電子文件管理系統。用戶通過該系統可以高效進行電子文件的提交和管理，減少工作量，縮短辦公周期，解決了企事業單位文件分散作業與集中管理的矛盾。

1系統需求分析

電子文件管理系統是為了提高運營效率、簡化和提高工作流程而設計實現的系統，因此需要滿足以下需求：

（1）可以對正在編輯、已經編寫完成和發布的電子文件進行存儲、備份、分類、刪除。

（2）可以通過電子文件管理系統搜索有利用價值的文件，從而提高工作效率，解決文件分散作業與集中管理的矛盾。

（3）具備高安全性的權限管理系統，實現用戶、角色權限分配，權限管理應做到用戶和數據的多級控制及功能權限的靈活控制。

（4）具備設計完善的審計跟蹤模塊，實現文件日志登記、顯示、查詢、跟蹤。

（5）對系統進行控制管理，能整理出詳細的統計報告。

電子文件管理系統還應做到界面友好、操作方便簡單、符合文件、檔案管理和信息技術等方面的國家要求和行業標準、符合使用單位的內部規章制度。

2系統功能總體設計

2.1系統體系結構

系統基于C#語言開發，支持快速開發功能，縮短了系統研發周期，系統采用客戶端/服務器（簡稱C/S）結構，既可以在服務器端處理、儲存文件管理事務，又可以在客戶端進行簡單的運算，減輕了服務器的運算負荷[2]。數據庫采用關系型數據庫TRIP。TRIP數據庫功能強大、速度極快，是高度集成的全文檢索系統，是一種關系型面向對象的全文數據庫[3]，具有高效處理復雜零碎信息的能力，在處理出版刊物、合同、法律法規、報告、書信、會議記錄等各種規格的文本數據上具優勢。

由于企業業務流程和數據表示方法不同，需要對不同的企業實現不同的數據結構和業務流程。一般系統開發往往針對一個企業進行數據定義和建模開發，這種開發方式偏重于應用，沒有綜合考慮系統的復用，升級改造復雜。電子文件管理系統從系統的復用性出發，把系統分為4個獨立的功能架構，提高了系統的復用性，功能架構如圖1所示。

按照文件管理配置功能、文件管理業務功能、安全管理功能、系統管理功能對ERMS系統基本功能進行劃分。其中，文件管理配置功能是在ERMS 中建立和維護文件管理業務規范，包括分類方案、保管期限與處置表、元數據方案、文件類型等內容；文件管理業務功能主要基于電子文件管理業務流程展開，包括捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統計管理、存儲保管、檢索利用等內容；安全管理指保護電子文件以及ERMS安全；系統管理功能指ERMS系統運行所需要的基本環境支撐、工具支撐等。

2.2系統邏輯結構

系統采用主流設計工廠模式，如圖2所示。UI層采用ComponentOne公司開發的自定義控件，提高控件的易用性、美觀性；BLL業務邏輯層處理業務邏輯任務；DAL數據訪問層采用ODBC（開放數據庫互連，Open Database Connectivity）數據庫訪問接口標準，使軟件能以統一的方式處理所有的數據，即使企業采用不同的數據庫，系統也可以迅速連接部署。這樣以工廠模式設計出來的系統結構清晰、耦合度低，有利于開發任務的同步進行，容易適應各種不同需求的變化，維護性與擴展性很高。

3系統功能設計與實現

3.1分類方案管理

分類方案管理是對電子文件分類進行管理的模塊，使文件管理更加有條理，它是電子文件管理系統的基礎，支持企業的分類方案，既可以自動生成類目管理方案，又可以允許文件管理員或授權的用戶手工進行添加，依據分類方案對文件進行系統分類、整理和標識。

為了保證分類方案的質量和穩定性，維護行為一般由文件管理員執行，部分情形可由授權用戶執行，以便對電子文件進行有效的等級層次組織。在功能上，分類管理模塊要能剔除錯誤的分類方案和重復的分類方案，關鍵代碼如下：

3.2文件類型管理

文件類型是對電子文件進行類型分類管理的模塊。根據文件在捕獲登記、管理控制、文件類型（如照片、會議紀要、通訊通知等）或者重要元數據屬性上存在較多共性而設計文件類型管理方案。文件類型管理支持管理員定義并維護各種不同的文件類型模板并重復使用。通過文件類型管理界面，可以顯示、修改和刪除已有的文件類型，添加文件類型模板，同時可以自動統計類型分布情況。在添加文件類型時，還應注意文件類型的唯一性，以免造成文件類型管理的冗余，主要代碼如下：

4結語

本文系統側重于架構的設計，從而產生一個能夠復用的、支持各種系統功能的電子文件管理系統。該系統具有可復用的系統框架，在系統整體結構、層次劃分、不同部分之間的協作關系等方面具有很強的復用性[46]。基于這種框架，再確定企業各種業務，規定它們在系統中的組織方式和協作方式，組成完整的企業應用解決方案，快速完成系統開發。本系統適合絕大多數企業使用，可以根據不同要求進行不同配置，從而高效管理企事業單位的各種電子文件。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001：231250.

[2]李春葆，譚成予.C#程序設計教程[M].北京：清華大學出版社，2010：2140.

[3]張龍.淺談TRIP數據庫系統的特點及應用[J].甘肅科技，2007（4）：154159.

[4]馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理問題與對策[J].北京：中國人民大學出版社，2009：4560.

[5]王萍.電子檔案著錄標準及其應用[J].長春：吉林大學出版社，2010：3555.

[6]馬長林，宗培嶺.檔案館信息化建設探討[M].上海：上海社會科學出版社，2006：120135.