淺議設備檔案的管理與利用

徐冰

隨著越來越多的單位、企業信息化、自動化的發展及相關設備的應用，形成了大量的設備檔案。設備檔案的形成貫穿了從設備采購、運行、檢維修直至報廢的管理全過程，它包括設備的前期訂購材料、隨機材料和在服務生產生活、教學、科研以及后期維護等過程中的全部歷史記錄，是一種具有專有特征的特殊資料。

我們可以通過設備檔案中記錄的應用設備質量、運行狀況和檢維修等情況，了解設備的綜合狀況、功能效用和適用領域，以便最大限度的發揮設備檔案在服務生產生活、教學科研等活動中的積極作用，設備檔案的建立對設備資源的充分利用、降低運營成本和企事業單位的發展都具有十分重要的意義。

一、設備檔案的形成

1.設備采購的參與工作

目前，大多數企事業單位還未能真正讓檔案人員參與到設備采購的全過程，這就要求檔案管理人員要充分發揮自身的主觀能動性，到設備采購部門收集采購的論證、合同等資料，明確購入價格在2萬元以上的設備均要形成設備檔案；在條件允許的情況下要積極爭取參與招標采購過程，避免重復購入造成資源浪費，更好為企事業單位服務。

2.資料的收集接收工作

設備檔案具有一定的特殊性，要做到一機一檔。此類檔案資料主要有兩部分，一部分是原始材料，即大型設備采購的可行性報告、審批報告、設備樣品圖片、供方企業法人資料、購貨合同、設備配置清單等；另一部分是隨機材料，包括設備的使用說明書、線路圖、安裝調試、檢修報告、參數變更、維修記錄等。

3.使用過程的檔案收集

在設備的使用過程中，使用者難免由于誤操作等原因造成設備的損壞，甚至造成事故。這就需要對設備進行維修維護，此過程中形成的記錄就成為了設備不可或缺的重要資料，也為企事業單位發展提供了重要的技術儲備，對于這類資料也一定要認真收集歸檔。

4.供方資料的入檔工作。

設備的采購是個長期的過程，所以務必將設備采購供應商的資質、廉潔誠信協議、商品質量、價格、售后服務等信息資料進行收集整理，建立設備供應商檔案信息庫，為企事業單位決策層提供設備采購誠信依據。

二、設備檔案的管理

1.檔案管理制度化

設備檔案管理是質量管理的重要組成部分，從檔案的收集、整理到最后的歸檔，都要制定工作程序、明確工作職責，實施嚴格責任管理，建立完善的設備檔案管理制度，做到條理清晰、目標明確、檔案保存完整，為今后設備的有效使用打下良好的基礎。

2.管檔人員專業化

管檔人員素質的高低直接決定了檔案管理水平的高低，設備檔案具有較強的專業性，更需要具有一定專業知識的管檔人員來管理。在日常管理中，要不斷提高管理人員業務水平和專業素養，結合設備日常使用及運行的情況對設備檔案進行管理，要注重設備原始資料的積累與保存，做好檔案的查借閱工作，確保檔案的安全和完整，保證設備信息的查詢、處理及上報數據準確無誤。

3.使用記錄完整化

工作人員對設備的操作，要按照管理制度和操作規程，對使用情況做好詳細記錄，做好情況記錄的歸檔工作。對于情況記錄要編號使用，由使用者認真填寫，不得隨意涂改，保持記錄的完整性和原始性。還要對使用情況記錄妥善保管，要待設備報廢一年以上才可鑒定并進行銷毀。

4.維修保養規范化

設備的使用及維護規范正確，可以在很大程度上避免損耗，這就要求操作人員、設備管理者要嚴格參照操作、保養、維修手冊進行一系列操作，及時歸檔此過程形成的原始檔案材料，以便起到很好的參照和借鑒作用。

三、設備檔案的應用

1.設備采購的合理性

為避免資源閑置浪費及節約企事業單位經費、成本，在設備采購過程中一定要參照設備檔案，這不僅可以避免不必要的浪費，還能有針對性的采購適合本單位、質量信譽好的設備。正確選購設備有利于迅速投入生產產生效益，盲目和重置設備必然給企事業單位帶來不必要的浪費。

2.設備維修的參考性

設備的日常使用要嚴格按照設備檔案中的操作規程、保養手冊等進行，操作人員在正常操作設備過程中的情況記入檔案，可以為技術維修人員提供更好的參考價值，不僅縮短維修時間，節約了維修成本和費用，還能提高維修質量，更好地為企事業單位服務。

四、設備檔案的銷毀

設備檔案具有其特殊性，很多設備檔案都是隨著設備的報廢而銷毀。在鑒定銷毀的過程中，也要嚴格按照檔案管理的相關規定，要在設備完全報廢2年以上，對設備檔案進行銷毀，并登記造冊以備查考。

（作者單位：唐山工業職業技術學院）