淺析城建檔案監督與管理

李會明

城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中形成的應當歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像 等不同載體的文件材料，是國家的寶貴財富，是城市規劃、建設、管理的重要信息資源，必須以法律手段加強保護。但侵害檔案的違法行為還時有發生，給城市可持續發展帶來嚴重危害。因此要加強城建檔案的法制建設和管理，健全工作機制，加大對涉檔違法行為的有效監督管理。

一、城建檔案監督與管理的現狀

首先是城建檔案管理專業人員短缺。由于近十來年事業單位編制受限，早先的檔案管理人員已經退休，現在檔案管理人員是前幾年裁軍分配的大量軍轉干部為主的管理隊伍，缺乏懂專業高學歷、高素質、業務強、善創新、熟悉利用掌握現代計算機網絡的專業檔案管理人員，是制約城建檔案事業發展的主要原因；其次是對城建檔案管理工作的重視程度不夠。由于所處位置不同，所以考慮問題的角度不同，側重點亦不同，就自身而言，是沒有辦法判斷是非曲直的。即便是著重城市的發展建設，同樣也不能輕視了城建檔案管理，這項工作的有序開展對城市的健康發展、長遠發展有著重要的、積極的作用；第三是目前城建檔案的不完善，無法對城市建設提供更多的利用價值。現存的城市建設檔案大多為近年來新建、擴建、改建的工業與民用建筑工程檔案和部分科室檔案，甚至大量科室檔案也沒有做到集中到市檔案館安全統一管理，久而久之不可避免的形成了損、缺、丟的不完備檔案，這樣的檔案無法在快速發展的城市建設中起到應有的利用價值。第四是城建檔案的收集難度高。對于平級單位和無權制約的企業形成的城建檔案的收集工作，是每個致力于城建檔案的工作者非常頭疼的事情，雖然有相關文件明確規定的處罰，但實際由于缺失硬性的處罰措施，企業管理檔案人員的頻繁流動，給城建檔案收集帶來諸多不便，為后續城建檔案在城市建設中的利用帶來了不少的短板。

二、加強轄區內城建檔案管理機構的監管力度

1.城建檔案重要性的大力推廣與普及

認真宣傳貫徹《檔案法》，提高整個社會的城建檔案意識，這是充分發揮城建檔案作用的前提。《檔案法》頒布實施以來，城建檔案工作有了較大的發展，社會的城建檔案意識也有了明顯的增強。但是，也存在著地區差異和發展不平衡的狀況，有些建設行政主管部門也存在“重建設、輕檔案”的問題。正因為如此，就必須深入宣傳貫徹《檔案法》，提高整個社會的城建檔案意識。要解決好這個問題，必須采取多種形式學習、宣傳、開設檔案法制課，加大檔案法制培訓力度，為檔案執法工作順利開展奠定基礎；同時還要發揮行政執法監督作用，開展城建檔案執法監督檢查，促進城建檔案工作的不斷發展。

2.獲取行政主管部門支持并賦予相應權力

一是城建檔案管理機構及人員要認真學習和宣傳貫徹《檔案法》、《城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《科技檔案工作條例》、《檔案法實施辦法》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律、法規和規章，把城建檔案管理的有關規定落到實處。二是取得行政主管部門的支持，制定貫徹落實《城市地下管線工程檔案管理辦法》的實施細則，制定或修訂城建檔案管理規定。三是重視與城建檔案工作密切相關的城鄉規劃、建設事業其他法規規章的制訂、修訂工作，將城建檔案管理的有關要求充分納入這些法規規章之中，使城建檔案工作與城鄉規劃、建設和管理有機結合起來。四是要搞好城建檔案工作，離不開住房和城鄉建設、規劃、城市管理等主管部門和相關職能部門的支持與配合，也需要檔案行政管理部門的指導、支持和幫助。城建檔案管理機構應該積極主動地向上級主管部門、相關職能部門、檔案行政管理部門匯報請示工作，爭取得到這些部門的支持與協助，為開展城建檔案工作創造良好的環境和氛圍。五是強化城建檔案執法檢查工作，加大對違反《城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》有關檔案管理規定行為的查處力度。

三、豐富館藏，做好城建檔案的收集和利用工作

豐富館藏是充分發揮城建檔案作用的基礎。城建檔案館的收集工作主要是兩方面：一是接收，二是收集。一方面，城建檔案館按進館范圍，有計劃、有組織地接收城（區）檔案和有關單位重要的城建檔案；另一方面，城建檔案館根據庫藏情況，有計劃、有組織地開展收集工作，充分利用行政的、經濟的、法律的、現代化的各種手段，把城市規劃、城市建設和管理過程中形成的文字、圖表、圖紙、聲像等檔案文件征集進館。館內必須建立科學的分類方案、嚴格案卷質量標準、完善檢索體系、加強鑒定工作。同時，還要根據工作需要添置必要的裝具和設備，逐步改善檔案保管條件，使之滿足現代化管理和持續發展的需要。

服務是提高城建檔案館生存能力與發展活力的根本手段。要改變重藏輕用的觀念，從傳統的以檔案接收帶動事業發展的模式，向以信息服務帶動事業發展的新模式轉變。做好檔案信息開發工作，實現基于數據庫管理的檔案整理輸入、信息提取、查詢檢索和數據輸出。認真分析服務需求，研究服務方向，創新服務方式，提高服務水平。建立健全城建檔案信息公開利用服務制度，培養一支有現代科學技術知識和業務知識的專業化干部隊伍，實現檔案管理工作的現代化，將城建檔案館的信息查閱服務工作納入檔案信息網，這樣既能讓社會了解城建檔案的作用和意義，又能突出反映城建檔案的特色，使利用者資源共享，共同服務于城市建設和管理。

開發利用檔案信息，更好地為城市建設服務，這是發揮城建檔案作用的目的。城建檔案本身具有巨大的潛在價值，但它不能自動地實現，必須借助于人們的開發利用，才能充分表現其價值。為此，必須改變過去那種“你交我收，你要我查”的等客上門的傳統做法，積極拓展新途徑，主動提供服務，變靜態為動態，變被動為主動，變“死檔案”為“活檔案”，科學管理，妥善利用。加強和提高現代化管理手段，特別是計算機對城建檔案的處理；匯編成系列的城建經驗和教訓資料；利用計算機系統地整理出有利用價值的資料。通過檔案的進一步開發利用，使城建檔案轉化為新的生產力，為社會服務，為城市建設服務，為社會主義市場經濟服務。

綜上所述，只有多角度、多層面地深入檔案管理工作，積極主動地利用以網絡信息技術，結合城建檔案管理工作自身的特點，虛心學習先進地區的工作經驗，融會貫通，才能充分發揮城建檔案在城市現代化建設中的巨大作用。

（作者單位：石家莊市城建檔案館）