會計軟件助力檔案管理插翅騰飛

張振杰

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，也是財務管理工作的重要內(nèi)容。定興縣教育局十分重視會計檔案的管理工作，尤其是教育支付分中心成立之后，大量的會計檔案需要一個科學合理的管理。為此，定興縣教育局結合自身特點，積極探索和完善檔案的管理，使會計檔案管理得到不斷規(guī)范。現(xiàn)將我局檔案管理的一些情況和做法介紹如下：

一、基本情況

2005年，為進一步規(guī)范我縣教育系統(tǒng)財務管理工作，保證全縣教育事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展，根據(jù)上級有關文件精神，結合當前我縣教育財務管理現(xiàn)狀，參照其他縣（市）成功經(jīng)驗和做法，成立了教育支付分中心（當時為記賬中心），教育系統(tǒng)各級學校所有會計檔案均在教育局集中統(tǒng)一管理，截止目前，全縣共有18531冊會計檔案入檔管理，其中會計憑證10893冊、會計分類賬2202冊、日記賬636冊、會計報表546冊、其他會計資料1497冊、會計交接資料134冊、票據(jù)存根2623冊。

二、主要做法

1.提高認識。會計檔案管理是財務管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。以前教育財務分散管理的時候，教育系統(tǒng)各單位，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)學校，財務管理較為混亂，會計檔案更是參差不齊，時有破損、丟失的情況發(fā)生。局領導審時度勢，在實現(xiàn)“校財局管”的同時，及時對會計檔案進行了集中管理，并成為財務管理工作中的一個亮點。

2.強化責任。教育系統(tǒng)會計檔案規(guī)模龐大，且沒有專職的檔案管理人員，但為了能高規(guī)格的完成檔案管理工作，支付中心所有會計既有分工，又有合作，雖然沒有專職，但卻有專責。會計檔案從憑證、賬簿、報表的準備，到收集、整理、立卷、入檔，以及日常查閱等各個環(huán)節(jié)都各負其責，使檔案的交接和管理工作得以順利實施。

3.注重細節(jié)。會計檔案的整理，要做到細心周到、穩(wěn)妥可靠。例如，為避免憑證檔案裝訂后由于長時間存放，鐵制品對原始票據(jù)造成的損傷，平時在基層學校報賬時，會計人員都會及時摘除訂書釘、曲別針等金屬物；大小不一的原始憑證在裝訂的時候，要折疊齊整，數(shù)字和內(nèi)容還要避開裝訂線，以便翻閱、復印時保持數(shù)字和內(nèi)容的完整。這些細節(jié)決定了檔案的質(zhì)量，也為今后檔案的利用提供了保障。

4.規(guī)范程序。為使檔案管理進一步規(guī)范和便捷，我們根據(jù)《會計法》、《會計檔案管理辦法》以及《會計基礎工作規(guī)范化》的要求，自行設計開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了會計檔案管理信息化，對支付中心會計檔案分門別類進行了全面整理、歸檔，編制了支付中心會計檔案索引、會計檔案保管清冊，實現(xiàn)了會計檔案有序存放、查閱方便、規(guī)范安全的目標。

5.加強培訓。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，在每年集中入檔前，我們都會按照會計基礎工作規(guī)范化要求，對人員進行培訓。從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上確保了會計檔案的規(guī)范整理。

6.熱情服務。會計檔案的使用，在檔案管理工作中舉足輕重，我們每年需要配合大量的財務檢查、審計等工作，還要面對基層學校，向他們提供閱檔服務。面對繁瑣且繁重的工作任務，檔案管理人員不厭其煩，特別是黨的群眾路線教育實踐活動開展以來，人員素質(zhì)和服務水平得到進一步提高，都能準確及時的提供閱檔服務，充分發(fā)掘了會計檔案的價值。自有記錄以來，已累計提供借閱、查閱服務231人次，涉及各種檔案資料3000余冊。

三、取得的成績

通過對會計檔案的科學管理，首先一點就是確保了教育系統(tǒng)各級各類學校財產(chǎn)的安全、完整；其次就是通過規(guī)范的會計檔案的管理，有力提升了財務管理的水平；第三是為財政、審計等監(jiān)督部門，以及基層學校提供了及時便捷的調(diào)檔需要。

另外，在歷年債務統(tǒng)計、資產(chǎn)清查、督導檢查，以及各項涉及以前年度重大財務事項工作中，規(guī)范的檔案管理，都為以上工作提供了準確的數(shù)據(jù)支撐。

四、存在的問題

雖然我們在會計檔案管理上取得了一定的成績，但在實際工作中依然存在不足之處。一是基礎設施還有待進一步加強，因檔案室設在辦公樓的頂樓，防潮、防霉、防高溫措施還有待完善；二是各項操作規(guī)程及辦法，在嚴格執(zhí)行各項法律法規(guī)的前提下，只是停留在便于實際操作中，還沒有形成一套完整的制度。

總之，會計檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現(xiàn)代化建設和經(jīng)濟體制改革的需要，為全縣教育健康持續(xù)發(fā)展貢獻力量。

（作者單位：定興縣教育局）