關于做好新形勢下節能減排檔案利用工作的思考

李偉旭

隨著國家對節能減排工作的重視程度不斷增強，節能減排檔案管理和利用作為節能減排工作的重要組成部分，也逐漸引起人們的重視。做好節能減排檔案利用工作，及時記錄推廣節能減排工作中的先進技術、經驗、做法及重要成果，為領導決策提供依據，為企事業服務，為廣大人民群眾服務，發揮節能檔案資料最大價值是檔案工作者一項重要任務。

一、節能檔案資料利用工作中存在問題

1.檔案利用意識淡薄，領導重視程度不夠

節能減排工作主要由各級發改、建設、機關事務管理等三個節能主管部門的節能科室負責，部分主管部門單位領導對節能減排檔案管理工作不重視，檔案利用意識淡薄，認為檔案管理部門并無節能減排檔案管理利用工作相關要求，沒必要將節能減排檔案管理和利用作為經常性專項工作，檔案工作就是抄抄寫寫和分類保管的事務性工作，只要不丟失、不泄密，可以應付檢查就行，有的不能及時收集、整理、歸檔、交存。同時，投入經費不足，導致檔案管理長期處于被動應付狀態，難以利用起來有效為節能減排工作提供高質量的服務。

2.檔案管理分散，利用模式單一

各級發改部門負責區域內節能減排全面管理，各級建設部門負責建筑節能，各級機關事務管理部門負責公共機構節能，三個部門各負一攤，節能檔案各自保管，三大部門之間缺乏節能檔案管理的溝通協作，目前未實現有效整合資源，實現檔案資源共享及有效利用。檔案利用需要到各部門檔案室查詢、借閱、復印紙質檔案或電話查詢相關信息，多數有潛在需求的利用者對三個部門的工作分工并不清楚，因此，節能檔案為利用者服務開放面較窄，渠道不順暢，從而導致節能減排檔案未能充分發揮其服務作用，利用有限，與節能減排工作要求產生脫節現象。

3.流于被動應付，缺少調查研究

在節能檔案日常管理利用過程中，基本上是檔案人員墨守成規保存、管理檔案，工作觀念陳舊，停留在被動提供服務的層面，缺乏主動服務意識，缺少對檔案利用者的了解，不清楚檔案利用者的具體需求。因此，目前的狀態是節能檔案資料利用率不高，檔案管理人員和利用者之間存在著脫節的現象。

4.人員基礎薄弱，專業素質有待提高

節能檔案管理工作一般由兼職人員負責，沒有經過專業知識的培訓，缺乏檔案管理工作應有專業知識結構和管理技能。在檔案利用中，有些單位檔案管理人員只能按照檔案管理規范機械的提供檔案，對檔案內容、價值了解的不夠。甚至有些單位節能檔案管理人員更替頻繁，檔案的分類、查詢、文件檢索等基本功能都不能實現，更談不上專業的管理利用工作了。因此，現實問題是有的檔案人員不具備給利用者當好參謀，提供有意義建議的專業能力。

二、做好節能檔案利用工作的幾點建議

檔案工作的根本目的就是開發檔案信息資源，服務經濟建設，檔案利用工作是達到這一目的的直接途徑，所以，檔案的利用工作是檔案業務工作的中心環節，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。做好節能檔案利用工作是帶動整個節能檔案工作發展的關鍵步驟，能夠促進節能檔案工作由被動變主動，是節能檔案工作的中心任務。

1.提高認識，集中管理，提供檔案工作基礎支持

為了扎實有效地推進節能檔案利用工作，首先應提高認識，加強檔案工作意識。各級檔案部門要以培訓、文件要求等方式使各級節能部門領導和從事檔案工作的人員提高對節能檔案工作的重視程度，在思想上充分認識檔案工作的重要性，熟悉掌握節能檔案管理利用的基本方法。其次，要集中管理節能檔案，各級檔案部門要積極與節能主管部門協調溝通，各級節能主管部門要主動爭取檔案部門的技術支持，整合資源，統籌考慮，共同研究節能減排檔案管理利用工作。最后，要搞好基礎建設。有關部門要提供必要的技術和資金支持，將檔案管理、利用工作的配套設備落到實處。

2.建章立制，分類側重，夯實利用基礎

各節能主管部門要參照檔案管理相關法規，建立本部門節能檔案管理制度，以制度規范節能檔案的管理，扎實做好定期、專項的節能檔案的收集、整理、歸檔工作，確保節能檔案歸檔的及時、迅速、準確、完整。針對節能檔案特點，進行科學分類，主要有三大類節能檔案。一是節能技術檔案。主要反應節能減排的新產品、科研成果、先進技術和成果轉化等方面的檔案。二是節能宣傳活動資料。主要包括反映當地黨委、政府、企事業單位開展節能減排活動的文件、照片、錄像等材料及各新聞媒體對節能工作、活動的報道等。三是節能減排工作檔案。包括各級黨委、政府、企事業單位節能減排主要工作措施，取得成果，有關數據等。針對不同類別節能檔案的利用特點，歸檔工作側重于不同方面：節能技術檔案，在紙制檔案齊全的基礎上，要側重于配套電子檔案和索引的建立完善，主要為便于網絡查詢、面向全社會公開；節能宣傳活動資料檔案在收集、整理、歸檔的同時，要對檔案進行開發編研，并按照工作需要及時迅速提供給相關媒體或刊物，服務于節能工作；節能工作檔案，在歸檔過程中要側重于檔案的真實性、全面性和準確性，如實反映工作進展情況，為上級檢查和領導決策提供有力依據。做好檔案收集、整理、歸檔工作是利用好檔案的前提，只有規范檔案管理，建立充實完善的節能減排檔案資源，才能給檔案利用提供扎實的基礎。

3.創新機制，完善服務，拓展多種利用模式

檔案信息資源是一種潛在的有價值的信息，開發及時、應用得法，就會轉化為生產力，推動節能減排發展，進而也可以最大限度地發揮檔案的經濟效益和社會效益。各級節能主管部門要根據節能減排工作特點，發揮節能檔案價值，建立健全檔案資源信息化體系和檔案人性化利用服務體系，積極開展節能減排檔案利用工作，做到節能減排開展到哪里，檔案信息就服務到哪里。一是創新服務機制，建立節能主管部門檔案協作機制。檔案管理部門定期召開由各節能主管部門檔案人員參加的節能系統檔案協作會議，整合各部門節能檔案資源，對各部門節能檔案管理工作進行自查及互查，為各節能主管部門互通有無、資源共享創建平臺。二是完善服務手段，定向提供節能檔案利用服務。各節能主管部門要結合節能工作涉及面廣、專業性強、橫向溝通較多等特點，將節能技術檔案主要索引予以發布，定向為所需單位提供查詢服務。三是拓展利用渠道，實現節能檔案資源廣泛共享。利用現有辦公條件，加強節能檔案的信息化管理，便于檔案利用及資源共享。加大節能檔案網絡化遠程利用力度，結合政府信息公開工作，開展節能信息遠程查閱服務。

4.摸清需求，開展編研，提升節能檔案利用價值

檔案編研是開發檔案信息資源的重要手段之一，是提供檔案服務的一種重要方式，也是檔案利用的便捷渠道。節能檔案管理人員要轉變思維，搞好調查預測，摸清檔案利用者的需求，要了解檔案利用者需要解決些什么問題、要利用哪些類型的檔案信息、利用檔案的問題點、時間點在哪。在此基礎上，將檔案中有參考利用價值的信息進行分析、研究、匯集、編撰，積極開展檔案編研工作，按照需求特點提供優質服務。檔案人員要利用豐富的檔案信息資源，認真選題，多方面開展檔案編研工作，例如利用節能檔案做好大事記、年鑒、總結、節能減排設備登記、節能減排工作紀實、節能減排產品圖文集的編寫、節能減排趨勢分析等，為領導決策提供有價值的參考資料，為廣大利用者提供所需內容，展示節能減排工作的發展歷程等。

5.結合實踐，加強學習，增強檔案從業人員綜合素質

在信息技術飛速發展的新形勢下，檔案工作對檔案人員要求很高，檔案人員的學習尤為重要。檔案管理部門應按照節能檔案管理相關規范，結合節能工作特點，對節能檔案管理中的各個環節進行示范性培訓，提高節能檔案管理人員的實踐操作能力，將節能檔案人員納入檔案系統人員的統一管理，做到節能檔案管理人員持證上崗，參加年度檔案工作的評先評優，調動工作積極性。檔案人員不能僅僅局限在熟知本身崗位的專業知識，還要掌握相關專業領域知識，做一個具備檔案管理水平和掌握專業技術知識的綜合性管理人員。檔案人員專業知識的學習補充主要來源為三個方面：一是參加各類檔案部門的專業培訓，全面學習檔案工作規范，并把學到的知識運用到檔案工作中；二是在實踐中摸索經驗，通過自學，掌握檔案專業知識；三是通過交流學習其它單位的管理經驗，從實際出發找出本單位需要改善的薄弱環節，不斷完善自身工作。針對檔案利用，檔案人員要學習掌握信息化技術，利用現代化技術設備，搭建檔案利用平臺，為節能檔案利用者提供快捷優質的檔案服務，促進節能減排工作發展。

中圖分類號G273.5文獻標識碼A

（作者單位：秦皇島市機關事務管理局）