淺議人力資源HR系統(tǒng)信息化管理

摘 要：信息化作為現(xiàn)代社會(huì)的重要戰(zhàn)略資源，在當(dāng)前開(kāi)展內(nèi)部管理時(shí)，只重視生產(chǎn)過(guò)程中的資源管理，制度的執(zhí)行力，忽略了對(duì)信息資源的有效使用，特別是在人力資源管理上的應(yīng)用。文章重點(diǎn)從人力資源HR系統(tǒng)信息化管理信息化，就目前存在的問(wèn)題與原因和如何充分發(fā)揮其作用及對(duì)策進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人力資源HR系統(tǒng)信息化管理 信息化資源 HR系統(tǒng)特點(diǎn)

中圖分類號(hào)：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）05-253-02

隨著我國(guó)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，人力資源管理工作在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中的作用日益凸顯。一個(gè)企業(yè)能否健康發(fā)展，在很大程度上取決于員工素質(zhì)的高低于否，取決于人力資源管理在企業(yè)管理中受重視程度。人力資源管理通過(guò)人力資源規(guī)劃、招聘錄用、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理幾方面來(lái)對(duì)企業(yè)日常運(yùn)行進(jìn)行管理。企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，就得做好這幾個(gè)環(huán)節(jié)。其中科學(xué)有效地搞活企業(yè)內(nèi)部分配，合理有序地進(jìn)行人員的利用和配置，從而逐步推進(jìn)勞動(dòng)工資管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化已日趨重要。人事、檔案、工資管理是企業(yè)現(xiàn)代化管理中不可分割的一部分，它與每個(gè)職工的切身利益息息相關(guān)，勞動(dòng)者素質(zhì)的高低和其勞動(dòng)生產(chǎn)積極性的大小直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。安陽(yáng)鋼鐵股份公司目前有三萬(wàn)多在職職工，兩萬(wàn)兩千多離、退休職工。二級(jí)單位人勞科管理的數(shù)據(jù)主要是有關(guān)在職職工和退休職工的各方面信息、工資信息、勞動(dòng)保險(xiǎn)信息、人員調(diào)配信息及專業(yè)人員的學(xué)歷職稱信息等。數(shù)據(jù)量非常大，覆蓋面積非常廣，人員流動(dòng)特別頻繁，工資和調(diào)資的各種統(tǒng)計(jì)手工處理極其繁瑣和復(fù)雜，學(xué)歷職稱的更新速度也比較快，各種信息的反饋要求及時(shí)準(zhǔn)確，愈來(lái)愈迫切地要求實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)程序更新系統(tǒng)統(tǒng)一管理。公司及二級(jí)單位人事、檔案、工資管理信息系統(tǒng)原采用FOXPRO6.0數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，人力資源處經(jīng)過(guò)一系列的系統(tǒng)調(diào)查、需求分析和總體設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)出一個(gè)集人事、檔案、工資于一體的管理信息系統(tǒng)HR人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，取代了以往的落后程序計(jì)算、造表和相關(guān)查找統(tǒng)計(jì)的落后管理模式，在很大程度上改變了僅僅用計(jì)算進(jìn)行打表的單一性操作，大大提高了微機(jī)使用效率，減輕了業(yè)務(wù)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，初步實(shí)現(xiàn)了人力資源管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

一、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.HR系統(tǒng)概況。

該系統(tǒng)是為了滿足各二級(jí)單位人勞業(yè)務(wù)的需求而設(shè)計(jì)的，二級(jí)廠勞資料主要負(fù)責(zé)完成本單位職工的工資計(jì)算，發(fā)放并匯總通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上報(bào)人力資源處，以及職工在單位內(nèi)部的調(diào)配、職工檔案的錄入、修改、維護(hù)和掃描。此外，還要查詢統(tǒng)計(jì)本單位內(nèi)所有的專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷、職稱情況等等。由于職工檔案、工資信息大，人員變動(dòng)特別頻繁，工資統(tǒng)計(jì)、匯總十分繁瑣和復(fù)雜，僅靠人工管理，不僅常常會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，而且即使業(yè)務(wù)人員加班加點(diǎn)統(tǒng)計(jì)出來(lái)的數(shù)據(jù)仍然有較大的出入，甚至前后吻合不上，從而影響了領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)決策。而在當(dāng)今的信息社會(huì)，企業(yè)要生存要發(fā)展，必須要向管理要效益，有效地提高現(xiàn)代化的勞資管理水平。該系統(tǒng)在各單位的檔案信息建立起來(lái)的前提下，以檔案為基礎(chǔ)，工資為主干，結(jié)合人勞的實(shí)際，進(jìn)行檔案、工資、員工信息的各種查詢、統(tǒng)計(jì)、打印，充分考慮到了用戶因素，功能擴(kuò)展因素和環(huán)境因素等，較好地滿足了各單位需求，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

2.HR系統(tǒng)功能。

該系統(tǒng)完成了以下功能：

（1）員工信息管理：主要負(fù)責(zé)本單位各類人員的工作證號(hào)、姓名、曾用名、車間、班組、性別、檔案身份、職務(wù)、學(xué)歷、職稱、鑒定工種、技術(shù)等級(jí)、取證時(shí)間、合同類別、合同起止時(shí)間、公積金賬號(hào)、身份證號(hào)碼、社會(huì)保障號(hào)碼、籍貫、檔案編碼、聯(lián)系電話等信息的錄入、修改、查詢、更新以及人員花名冊(cè)的打印，進(jìn)行人員檔案中多種信息的統(tǒng)計(jì)。

（2）員工薪資管理：主要完成本單位職工的工資計(jì)算，員工車間班組變動(dòng)、工種變動(dòng)、調(diào)資及考勤錄入管理并將匯總信息上報(bào)。

（3）獎(jiǎng)金管理：主要完成本單位職工的資金計(jì)算、錄入、匯總統(tǒng)計(jì)以及單表和匯總表的打印。

（4）話費(fèi)管理：主要完成本單位職工的電話費(fèi)用的錄入、查詢、核實(shí)、打印。

（5）系統(tǒng)維護(hù)：主要完成本系統(tǒng)內(nèi)各種類編碼的數(shù)據(jù)維護(hù)以及基礎(chǔ)庫(kù)的備份和恢復(fù)等。

3.HR系統(tǒng)性能。

（1）安全性。由于人力資源系統(tǒng)主要管理全公司職工的工資及個(gè)人信息，有一定的保密性，其中職工工資屬公司機(jī)密，所以為了確保本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性，采取了以下措施：

a.防止非法用戶使用。對(duì)每個(gè)合法用戶都能給出自己使用的用戶名和密碼。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)用戶必須輸入正確的口令后，方能進(jìn)入。b.防止非法數(shù)據(jù)錄入。對(duì)每級(jí)菜單中的每個(gè)條目，數(shù)據(jù)庫(kù)及其字段的操作權(quán)限都做了嚴(yán)格限定，以防數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)受到非法更新。c.嚴(yán)格定義字段的類型、值域和外部約束，來(lái)保護(hù)數(shù)據(jù)的合法性。

（2）可靠性。人力資源HR系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)整個(gè)公司職工工資信息管理和工資的調(diào)配管理，所以系統(tǒng)要求有很高的可靠性，以防止非法操作和意外事故對(duì)系統(tǒng)的破壞，在對(duì)可靠性設(shè)計(jì)上，本系統(tǒng)從以下幾個(gè)方面做了考慮：

a.在程序設(shè)計(jì)中，對(duì)于數(shù)據(jù)更新、刪除、退出等操作，給出確認(rèn)提示，防止誤操作對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞。b.提醒用戶對(duì)錄入、更新的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后提交。c.對(duì)二級(jí)單位微機(jī)的操作，對(duì)每次數(shù)據(jù)更新、修改都提醒硬盤備份，在大型機(jī)上數(shù)據(jù)備份定期由公司系統(tǒng)管理員執(zhí)行。d.數(shù)據(jù)的恢復(fù)可由兩條途徑：一是U盤恢復(fù)，二是利用程序內(nèi)的數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。

（3）完整性。a.為了保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性，對(duì)所有數(shù)據(jù)的錄入和修改均出自一處，各單位（除公司人力資源處）只能對(duì)本單位職工的有關(guān)信息進(jìn)行錄入、修改和查詢，在修改的同時(shí)，對(duì)上級(jí)系統(tǒng)相應(yīng)信息修改，所有數(shù)據(jù)庫(kù)字段（除姓名、時(shí)間）均采用統(tǒng)一編碼。b.所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)均滿足第二范式。c.對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，計(jì)算前要求進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性校檢，在保證無(wú)遺漏數(shù)據(jù)情況下再統(tǒng)計(jì)。d.上級(jí)系統(tǒng)對(duì)職工基礎(chǔ)檔案信息的調(diào)整，通過(guò)變動(dòng)通知庫(kù)在下級(jí)系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)更新。

4.HR系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)（結(jié)構(gòu)圖見(jiàn)附表）。本系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)主要從系統(tǒng)功能出發(fā)為滿足系統(tǒng)要求而設(shè)計(jì)，系統(tǒng)功能均轉(zhuǎn)換為一級(jí)模塊，并由此逐步向下劃分。

5.數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。隨著信息化的發(fā)展人力資源管理實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放式管理，實(shí)現(xiàn)部分功能的外包以及虛擬組織的設(shè)立，最終目的是達(dá)到革新企業(yè)的管理理念，優(yōu)化人力資源管理。當(dāng)人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動(dòng)、多方位、全面、專業(yè)化的方向發(fā)展的過(guò)程中，人力資源的管理理念逐步提升，人力資源部門逐漸成為組織的核心部門。人力資源管理的實(shí)施不但使人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變成為可能，使人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)格得到認(rèn)可，更促進(jìn)了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來(lái)，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過(guò)程中處于被動(dòng)地位的狀況，形成了新的互動(dòng)管理的局面。使人力資源管理部門從提供簡(jiǎn)單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。人力資源管理的實(shí)施轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源部門為成本部門的印象，通過(guò)成本分析，人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)值可以以定量的形式表示出來(lái)。通過(guò)授權(quán)員工進(jìn)行自助服務(wù)、外協(xié)及服務(wù)共享，使人力資源部門日益從瑣碎的行政事務(wù)中解脫出來(lái)，扮演起組織的戰(zhàn)略性合作伙伴的角色。

對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的選擇，首先要根據(jù)應(yīng)用處理的業(yè)務(wù)、特點(diǎn)去分析數(shù)據(jù)量和處理要求，然后去選擇功能和性能上滿足要求的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)是企業(yè)管理的信息資源，盡管企業(yè)的管理模式和管理方法經(jīng)常改變但企業(yè)的基本數(shù)據(jù)是相對(duì)穩(wěn)定的，因此在對(duì)數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上，形成盡可能穩(wěn)定的、能在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)為企業(yè)提供信息服務(wù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，是數(shù)據(jù)庫(kù)的基本考慮，也是企業(yè)管理信息系統(tǒng)能否建成的關(guān)鍵所在，也是使數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的必由之路。

二、HR系統(tǒng)特點(diǎn)

HR管理信息系統(tǒng)是公司人力資源處結(jié)合二級(jí)單位勞人科管理的實(shí)際開(kāi)發(fā)出的一個(gè)適合安鋼人力資源現(xiàn)狀的系統(tǒng)，目前已正式投入使用。在近三年的系統(tǒng)調(diào)查、分析設(shè)計(jì)和軟件開(kāi)發(fā)中逐漸形成了自己的特點(diǎn)。

1.采用了先進(jìn)的HR人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，為用戶設(shè)計(jì)了具有自己特色的使用畫面。

2.操作簡(jiǎn)單，功能比較齊全。

3.在軟件設(shè)計(jì)中把工資和檔案相連，在管理上實(shí)現(xiàn)了兩者互相制約和監(jiān)督。

4.采用了大量的編碼，方便了用戶使用，節(jié)省了數(shù)據(jù)庫(kù)使用空間。

三、結(jié)束語(yǔ)

HR管理信息系統(tǒng)自運(yùn)行以來(lái)，受到了各級(jí)用戶的一致好評(píng)，取得了明顯的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益。有了計(jì)算機(jī)的分析、統(tǒng)計(jì)、匯總、查詢，不僅大大提高了工作效率，降低了業(yè)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且減少了決策的盲目性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。為人力資源管理部門之外的其他管理人員提供各種形式服務(wù)，例如，組織的高層管理人員可以在網(wǎng)上查看人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源成本的分析、員工績(jī)效等等；對(duì)部門負(fù)責(zé)人而言，可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工，例如，可查詢屬下員工的考勤記錄、審批休假申請(qǐng)、進(jìn)行績(jī)效管理等等；看本月薪資明細(xì)、福利、獎(jiǎng)金、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個(gè)人考勤休假情況、注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。此類服務(wù)的提供，使得人力資源管理從以前的相對(duì)封閉變得開(kāi)放，滯后管理變成超前管理，這些好處無(wú)疑可以改善人力資源管理部門對(duì)最高決策者以及全體員工的服務(wù)質(zhì)量，并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動(dòng)中來(lái)，從而優(yōu)化了管理結(jié)構(gòu)，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。以工資計(jì)算和進(jìn)行勞動(dòng)保險(xiǎn)，各年齡段人數(shù)統(tǒng)計(jì)為例，以前計(jì)算工資勞動(dòng)強(qiáng)度大，工資的發(fā)放需要好幾天，新程序啟用后計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資計(jì)算、匯總和打印，最多只需一天左右。以往進(jìn)行職工勞動(dòng)保險(xiǎn)和年齡段人員統(tǒng)計(jì)，耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，用新程序輔助業(yè)務(wù)人員工作，不僅節(jié)省了時(shí)間，而且保證了數(shù)據(jù)的精確性。新程序的使用，使人力資源管理工作日趨科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。大大提高了人力資源管理的現(xiàn)代化水平，有效地推動(dòng)了安陽(yáng)鋼鐵公司人力資源管理的辦公自動(dòng)化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 安鋼人力資源HR系統(tǒng)管理信息交流材料

（作者單位：安陽(yáng)鋼鐵股份有限公司第一煉軋廠 河南安陽(yáng)455004）

（作者簡(jiǎn)介：尚俊風(fēng)，女，經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)任職于安陽(yáng)鋼鐵集團(tuán)股份有限責(zé)任公司第一煉軋廠）

（責(zé)編：玉山）