“互聯網+”環境下的檔案公共服務策略研究

趙彥昌 陳海霞/遼寧大學歷史學院

隨著“互聯網+”理念的提出和相關實踐的不斷深入，開展“互聯網+”環境下檔案公共服務既是大勢所趨，也迫在眉睫。它不僅要求用互聯網思維看待檔案，還要在戰略和行動上將二者有機結合起來。

1 “互聯網+”環境下檔案公共服務SWOT分析

檔案公共服務的發展和效果受內外部多種環境的共同作用，既有內部的優勢和劣勢，也面臨外部的機遇與威脅。

1.1 優勢（Strength）分析

1.1.1 豐富服務方式

通過多樣化的媒介參與拓展檔案公共服務。以檔案微信、檔案微博、檔案APP為代表，將最新的檔案資訊、館藏信息、編研產品等進行公布，公眾可以自由選擇瀏覽并評論轉發，甚至提出個性化的意見和建議。檔案信息資源在滿足用戶需求的同時向多樣化、個性化的服務轉變，更加關注用戶的彈性需求，盡量發布關乎公眾切身利益的融文字、圖片、音頻、視頻等為一體的全媒體檔案信息，激發公眾參與興趣，培養公眾檔案意識。檔案公共服務從單一的靜態庫房發展為多維立體的、線上線下的多媒體檔案信息平臺，服務環境擴大，服務方式也多樣化。

1.1.2 擴大受眾范圍

第一，拓展檔案利用者的層級。利用群體從僅僅到館利用、有著特定需求的用戶，擴展到通過媒介獲取檔案信息的各檔案機構、團體、企事業單位和個人，無論專業背景還是利用需求都有了更大范圍的拓展。第二，延伸檔案信息利用者的需求。如檔案學術研究人員對檔案信息的需求是長期存在的，可能針對某一具體問題的研究需要大量系統的檔案資料，新媒體檔案平臺長期存在且逐漸完善，符合學術研究型用戶的利用需求。

1.1.3 促進信息公平和共享

“互聯網+”環境下的檔案公共服務，能打破以往異地查檔的困境，促進信息獲取機會的公平均等，利于檔案信息資源的合理配置。部分檔案館微信公眾號和網站提供了預約查檔和在線查檔服務，公眾可在線查詢開放的檔案信息。不同的檔案機構相互關注，可以了解彼此檔案工作開展的情況和檔案公共服務的效果，從而進行一定的交流和借鑒。

1.2 劣勢（Weakness）分析

1.2.1 公眾信息反饋機制不暢通

信息傳播效果的好壞很大程度取決于信息的反饋。當前“互聯網+”環境下檔案公共服務便捷有效的反饋機制十分缺乏，公民的合理表達渠道不暢通，“導致檔案公共服務的信息傳播一直處于單向運動的狀態，造成消極影響”[1]。據調查，除“福建檔案”和“浙江省檔案館”微信公眾號回復檔案信息咨詢外，其余賬號均未有任何回復。公眾信息反饋機制不暢通，不能使反饋效果作用于新一輪的檔案公共服務。

1.2.2 服務成本障礙

媒介化的檔案公共服務是一個長期過程，不僅僅是簡單的開通，后續的運營推廣、維護、修復等都需要一定成本。省級檔案館情況相對較好，但部分市縣級檔案機構存在資金短缺、無力開展多種媒介共同參與檔案公共服務的情況。即使檔案部門有能力利用多種新媒體參與檔案事務，但之后的媒體化檔案公共服務往往也不能達到預期效果，使得檔案信息服務的效益不能反哺利用媒介參與檔案公共服務的投入。

1.2.3 管理體制缺乏

當前，檔案部門開展“互聯網+”環境下檔案公共服務基本是自發行為，沒有統一的標準和規程可供借鑒，沒有模板可供參考，也沒有制度化的流程進行引導，很可能導致“互聯網+”環境下檔案公共服務陷入自發化、無序化的困境。缺乏各項指標統一的量化標準，尚未很好地建立日常運行機制、風險控制機制等，是“互聯網+”環境下檔案公共服務不得不面對的問題和挑戰。

1.3 機會（Opportunity）分析

1.3.1 國家層面的支持

近年來，國務院開展公共服務大數據工程建設，并明確表示，要加強數字圖書館、檔案館、博物館、美術館、文化館等公益設施建設，構建文化傳播大數據綜合服務平臺，傳播中國文化，為社會提供文化服務[2]；“十三五”規劃綱要提出，實施國家大數據戰略，依托政府數據統一共享交換平臺，加快推進跨部門數據資源共享共用[3]。從實踐范圍看，國家檔案局網站開通了國家開放檔案信息資源共享利用系統，公眾可以便捷地了解到全國范圍內49個省市開放的檔案信息資源。

編后：案發當時，當地有媒體報道過此事。本刊編輯約請作者經過采訪，將舊事重提，就是為了提醒正值婚齡的年輕人，在談婚論嫁的時候，不要頭腦發熱，不顧現實，沖動行事。在高房價的今天，有沒有一套婚房已經成了很多岳父母衡量女婿是否有能力、有誠意的標準，但是如果僅僅以此為依據，而忽略準女婿的真心，不顧男方的實力，“逼迫”人家為了目的不擇手段，釀成苦果，也確實令人唏噓。

1.3.2 檔案信息技術日益成熟

“互聯網+”環境下，檔案信息技術發展日益成熟。大數據分析與挖掘技術、可視化技術、智能檢索技術、虛擬現實技術、多媒體數據并行化處理技術等在檔案公共服務中起著不可替代的作用。這些信息技術不僅能夠通過一定的數據分析和處理找出利用和瀏覽頻次較高的檔案信息，還可以通過遠程教育平臺指導檔案工作。“湖州檔案”等借助易企秀平臺，可進行H5頁面移動場景應用，依托云展網對于展出的資料提供分享、打印等功能，具有實用性和趣味性。江蘇省檔案遠程教育平臺提供了培訓課程，學員學習課程并通過測試后，可在線申請崗位證書或打印繼續教育證明。

1.4 威脅（Threat）分析

1.4.1 信息安全風險

云計算、大數據和移動網絡技術的發展，給信息安全、隱私保護和數字記憶帶來了挑戰。網絡環境的不穩定性和對信息技術的依賴性對檔案信息的安全造成很大威脅，可開放檔案信息資源的增多，檔案互享利用系統的完善，信息泄露、信息被誤用、信息篡改的風險也隨之而來。“互聯網+”環境下檔案公共服務依托于網站、微信等信息平臺，平臺一旦產生技術故障，會在很大程度上影響檔案公共服務的效果。

1.4.2 資源整合難度大

“互聯網+”、大數據環境下的數據呈幾何倍數增長，檔案信息資源的整合難度加大。其一，信息的碎片化趨勢明顯。用戶接觸到的檔案信息大多以碎片化的形式呈現，易造成信息失真和用戶理解上的困惑，目前有效的資源整合機制缺失。其二，館際之間資源整合力不足。隨著大數據技術、網絡化技術的深入發展，館際之間的資源共享被越來越多地提及，然而館際之間資源的整合難度大，實現檔案信息資源整合和共享還需不斷努力。

2 “互聯網+”環境下檔案公共服務SWOT策略分析

通過以上對“互聯網+”環境下檔案公共服務內外部環境的全面分析，現將各個影響因素分布組合，有針對性地提出檔案公共服務的發展策略，見表1。

表1 “互聯網+”環境下檔案公共服務的SWOT矩陣

2.1 增長型（SO）策略

這是“互聯網+”環境下檔案公共服務最具優勢的集合，檔案機構應該充分利用內部優勢和外部機遇，達到檔案公共服務的最優效果。可以從注重服務內容和分析用戶需求兩方面加以推進。

2.1.1 注重服務內容，提升服務質量

注重內容為王，切實提高服務質量。如漳州檔案館公眾號發揮微信基于位置服務的功能，接入百度地圖，實現就近查檔。“蘇州園林檔案館”和“沈陽城建檔案館”微信公眾號分別有3D展廳和3D攝影展，展覽細節處可以放大，有身臨其境之感。同時，利用資源優勢發揮檔案的文化效益，重點推送和展出飽含人文情懷和區域特色的資源和檔案，策劃珍檔展覽，推出文化衍生品等，如“天津市檔案”微信公眾號深入挖掘天津人文歷史與地域魅力，輔之以檔案知識，提升檔案公共服務的內涵。

2.1.2 分析用戶需求，構建用戶數據庫

檔案部門可以在條件允許范圍內建立用戶的個人檔案數據庫，利用數據分析技術從總體的檔案資源中了解用戶瀏覽利用頻次較高的檔案信息，再結合著錄的用戶背景、專業、喜好等，有針對性地通過智能化軟件和用戶指定的郵箱等為用戶推送大致符合用戶潛在需求和價值較高的檔案信息，為用戶提供多元化、個性化的檔案公共服務。積極采用新型的大數據檔案信息管理技術，根據用戶搜索的關鍵詞對用戶潛意識里想要搜索的內容提取關鍵詞進行系統提醒[4]，甚至預測未來檔案信息資源的熱點和利用需求。

2.2 扭轉型（WO）策略

2.2.1 加快檔案公共服務管理體制的建立

國家層面的支持能夠促進“互聯網+”環境下檔案公共服務管理體制的建立，克服和擺脫網絡環境下檔案公共服務無序自發性的尷尬境地，促使檔案公共服務更加制度化和規范化。“互聯網+”環境下的檔案公共服務應明確服務目標，盡最大努力滿足用戶合理化的檔案需求，制定規范化的檔案公共服務流程，運用高科技人才和技術人才負責檔案信息平臺的風險研究與維護，提供必要的檔案服務經費支持。

2.2.2 對檔案需求的增強促使信息反饋機制的暢通

2.3 多元化（ST）戰略

2.3.1 保障信息安全

重視互聯網與檔案跨界融合帶來的安全風險，加強完善網絡數據共享、利用等的安全管理和技術措施[5]。對于外在的安全隱患，如平臺故障、數據被盜、黑客入侵、拒絕服務、信息篡改等，需要檔案部門采用先進的信息技術和網絡技術、投入人力進行運維管理，努力消除隱患，以有效應對檔案數據集聚性與檔案利用需求無序性造成的檔案泄密風險[6]。內在的用戶隱私泄密會導致用戶對平臺的安全性和可靠性失去信心，檔案機構要加強對平臺用戶個人數據和隱私的保護，從內外兩方面有效地保障信息安全。

2.3.2 增強社會效益

利用媒介合理地開展檔案公共服務，充分發揮檔案存史、資政、育人的作用，增強檔案的社會效益，提升檔案館的社會形象。在服務過程中，始終處理好用戶需求與資源特色的關系，全方面提升“互聯網+”環境下檔案公共服務的能力和水平，提升用戶對服務情況的滿意度，使檔案館能夠真正扮演好地方文史館和特色資源庫的角色。

2.4 防御型（WT）戰略

2.4.1 整合檔案資源，消除信息孤島

網絡環境下信息資源的傳送和表達在時間和空間上都呈現出一定的碎片化趨勢，易導致信息傳播的淺層化和失真。對零散的檔案信息資源進行整合，能夠減少信息碎片化的弊端，促進檔案公共服務的優化。因此，要實現從傳統檔案觀向大檔案觀的轉變，把有利于經濟社會發展、文化繁榮、切實與群眾相關的檔案信息和資源納入檔案公共服務范疇。對檔案信息資源的整合首先進行傳統檔案信息資源的數字化，其次可以通過用戶調查等方式了解目標用戶的不同需求，以需求為導向進行檔案整合；整合中注意采用統一的標準規范，立足本部門，也要加強與其他單位和領域的合作。

2.4.2 多元化合作以降低服務成本

開放生態是“互聯網+”的重要特征之一，“互聯網+”環境下的檔案公共服務也應該以開放的姿態不斷發展。如今信息技術日益成熟，館際間可以充分利用各自優勢多元化合作以降低服務成本，如具有隸屬機構的幾個檔案機構聯合開發檔案APP，分不同的板塊分別設置自己的服務項目和功能，在文化資源上進行整合，既有力地擴大了檔案APP的適用范圍方便推廣，也降低了開發維護成本，一舉兩得。還可與圖書館、博物館等相近領域合作，如天津地區推出的泰達圖書館檔案館APP，檔案服務模塊嵌入圖書服務模塊，功能上互不影響，可謂是“互聯網+”環境下檔案公共服務的有益嘗試。

注釋與參考文獻：

[1]張東華,黃曉勤.媒介運用對檔案公共服務的影響及策略研究[J].檔案與建設,2013,(09):8-10.

[2]國務院.促進大數據發展行動綱要[M].北京:人民出版社,2015.19-20.

[3]國家檔案局.全國檔案事業發展十三五規劃綱要[J].中國檔案,2016,(05):14-17.

[4]林杰.面向互聯網+時代的檔案信息公共服務[J].山西檔案,2016,(01):42-44.

[5]國務院.國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見[M].北京:人民出版社,2015.31.

[6]趙彥昌.大數據時代檔案工作實踐與創新研究[M].沈陽:遼寧大學出版社,2016.13.