基于信息系統的傳媒廣告財務管理

蘭紅

[摘要]廣告業務是媒體行業的利潤之源，傳統廣告管理手段存在系列問題，本文旨在探討充分利用信息化手段加強廣告系統內部控制，提高管理水平，促進廣告業務健康發展。

[關鍵詞]信息系統 傳媒廣告 財務管理

無論是傳統紙媒還是新媒體，廣告收入始終是媒體利潤的重要來源，加強廣告財務管理，完善廣告業務內部控制，是傳媒業提高競爭能力、防范風險的重要途徑。但是，在廣告業高速發展的新形勢下，數據處理的繁瑣、信息傳遞的壁壘都對傳統廣告管理提出了挑戰。充分利用信息系統進行廣告控制，有利于實現業務與財務一體化，優化操作流程，及時、準確地收集與處理龐大的數據源，提高工作效率，從管理中獲取效益。

一、傳統廣告管理存在的問題

（一）廣告收入確認困難

在新會計準則執行前，全國傳媒業按照新聞出版行業會計制度，廣告收入基本都是按收付實現制確認，此操作簡便直觀，收到款項即確認收入，已刊發廣告未回款前計入待實現銷售，不用墊付稅金，這種核算方式也使得許多傳媒集團以追求回款為目的，忽視了刊發量的數據統計以及應收賬款的管理。新會計準則實施后，廣告收入采取權責發生制核算，廣告刊發時就確認收入，這一方面對應收賬款管理提出了很高的要求，另一方面要求刊發廣告的源頭數據完整、準確。而廣告的刊發金額統計困難，數據源穩定性差，廣告刊例價格每天、每個時段、不同版別、不同顏色都不一樣，各行業折扣、優惠政策都不相同，后期可能還涉及價格調整，收回的廣告款還要與刊發的廣告相匹配，單靠傳統的EXCEL表格進行統計無法滿足核算和管理需要。

（二）業務與財務數據傳遞不暢通

廣告刊發前業務部門會填制廣告發稿單，確定刊發的時間、版別、價格等各項信息，按審批權限審核后刊發，所有發稿信息構成了業務數據庫。財務部門收到的廣告款包括尚未刊發廣告的預收款、收回已刊發廣告的應收款，而回款是哪些客戶的，應收款對應的是哪幾筆已刊發廣告，這種財務信息與業務信息的核對是一個非常繁瑣的過程，不同系統間的數據很難實現共享，業務部門不能及時知曉回款信息，而財務部門也不能很好的了解客戶的整體刊發量、平均單價，應收賬款等數據，數據資源傳遞的不暢通，給廣告財務管理帶來了一定難度。

（三）內部控制管理存在漏洞

由于這種信息傳遞的壁壘，可能導致內部控制流程不完善，重要環節缺乏有效控制。例如：廣告刊發數據與真實刊發量的核對，廣告應收款與刊發量、回款之間的對應，廣告刊發價格是否符合授權審批控制等等，如果不依靠信息系統進行管理，容易出現人為疏忽導致的價格審核錯誤、漏單漏稿，銷賬滯后及錯誤，并為有意識的舞弊行為帶來操作的空間。

（四）數據利用效率不高

數據資源通過有效的整合、分析、加工處理可提供有效的信息，幫助企業優化決策、提高管理。而信息系統則是原始數據的加工處理器，是經濟活動的基石，特別是集團化管理的企業，如果不廣泛應用信息系統，分散到各部門的信息資源只是枯燥的統計數據，利用價值不高，無助于企業實現戰略目標。

二、建立信息系統加強廣告財務管理的必要性

傳媒企業在信息系統環境下，建立健全廣告管理系統非常必要。信息絕不是簡單的數據集合，未經加工的數據無法直接理解和利用，信息系統通過信息收集、處理、加工、整合后，可加強內控，分析問題，為稽核控制、運營分析、市場決策提供支持。

（一）提高會計信息質量

廣告龐大的信息量對數據準確度要求很高，利用信息系統可以快速準確的統計出每日廣告刊發金額、折扣、占版率等信息，可以準確的將廣告回款與刊發量進行匹配，及時更新應收賬款數據，并建立客戶信譽數據庫，不但提高了信息傳送效率，而且信息網絡特有的精確性還避免了手工操作帶來的誤差，從而大大提升了會計信息的準確性。

（二）優化管理決策

運用信息系統進行廣告管理，可以將大量重復而簡單的工作交由電腦自動處理，讓財務人員能有更多的時間和精力投入到管理中去。信息系統通過高效率的信息傳輸與共享、深度的數據剖析、細化到行業的廣告單版價值比較、客戶投放趨勢分析等，避免決策層在模糊不清的信息中開展工作，有助于合理配置資源，更好地優化決策。

（三）建立有效控制環境

廣告稽核是廣告財務管理的重要環節，也是傳媒集團內部控制的組成部分。在計算機信息系統環境下，規范業務流程、設置控制環節，通過系統自動的授權審批控制，有效防范舞弊行為發生。

三、如何搭建廣告信息平臺

傳媒企業應結合自身特點，重點做好以下五個方面工作，搭建廣告信息平臺。

（一）規劃組織結構

信息系統首先要保證結構清晰、職權明確，系統通過拓寬信息發布渠道，讓基層員工接觸到更多的信息資源，組織趨于扁平化，主要包括業務部門、廣告稽核部門、廣告財務部門，而業務部門按流程分為發稿部、審稿部、價格審批者。此外，傳媒集團的廣告業務會涉及到不同的媒介，包括報紙、期刊、網站等，各種媒介會根據市場需求分為諸如房地產、商業、汽車、旅游等不同的行業，因此信息系統中業務部門要按行業進行細分。

（二）制定標準程序和業務流程

標準程序是明確的規定、程序和慣例，用來應對幾乎所有可預見的狀況，通過信息系統設立標準程序，工作效率會提高，流程會進一步規范。廣告信息管理平臺從業務部門發稿開始，每一筆廣告都要在系統內生成一個廣告訂單，訂單包括刊發廣告的所有信息，包括客戶名稱、刊發規格、顏色、單價、折扣、應收款、行業、見報版面等，所有的訂單在系統內形成數據源，廣告訂單數據及時傳輸廣告稽核部門進行刊前價格審批，審批通過的訂單再傳送到審稿部，審稿部審核通過后安排刊發。廣告刊發后，廣告稽核部門再調出數據進行刊后審核，對訂單信息與實際刊發信息進行核對，核查通過的訂單作出標記，未通過訂單返回業務部門補辦手續，整個數據刊發流程走完。財務部門的收款開票信息也錄入到信息平臺中，通過收款及平賬操作，使收款信息在系統內與廣告刊發信息進行匹配，實現業務數據與財務數據有效融合。

（三）建立廣告信息系統功能模塊

計算機打造財務和業務一體化平臺，通過不同的模塊從多個維度實現業務處理、審批、查詢、分析的功能。業務處理功能包括錄入訂單、收款開票、廣告平賬、廣告返版、廣告獎勵、退款轉款等；審批功通包括價格審批、財務刊前及刊后稽核、組稿審批等；查詢功通更加強大，可從不同的角度提供查詢統計功能，可全面查詢不同時間、不同客戶或代理公司的刊發量、廣告收款及退轉款、發票、廣告欠款、返版等各項信息，也可查詢具體發票信息所對應的廣告刊發合同、或者指定的廣告合同所對應的回款信息等，還可根據需要比較不同行業廣告的各項回款、刊發量、廣告應收款、價格等各項數據；分析功能旨在通過數據庫中各項數據源，自動歸集篩選，生成各項報表，幫助通過不同行業、客戶的數據，分析市場行情、客戶信譽度、以及預測營銷趨勢。

（四）搭建權限控制環境

計算機針對不同部門人員設置訪問權限及功能職責，在確保信息共享的同時，又保證信息安全。業務部門和財務部門職能不同，所具備的操作功能也不同。例如，廣告回款及平賬只能由授權的財務人員來操作，但業務部門可查詢回款及欠款情況。廣告訂單的錄入由業務部門來執行，財務部門可根據需要調出合同進行數據處理。各項審批環節，例如價格折扣則通過系統設置的不同審批權限來控制，未達到規定的折扣則需授權審批后方可流轉到下一環節。廣告組稿、返版的執行通過系統自動過濾掉有欠款、低于正常折扣的訂單，避免人為錯誤和舞弊可能。

（五）生成定制憑證報表

每日的廣告刊發信息及廣告回款數據量龐大，系統通過對數據的匹配分揀后，可生成財務處理所需的各種信息，企業可通過接口設置將廣告管理系統中處理過的數據導入到財務軟件中，設置標準憑證模板，將每日數據自動生成憑證，既可節約大量人力成本，提高工作效率，而且避免了人為操作的失誤，會計信息質量更高。

信息技術發展日新月異，企業充分利用計算機平臺，推進信息技術，重塑廣告管理業務流程，拓寬管理跨度，有利于提高會計信息質量，加強財務管理，獲取競爭優勢，增強業務單元協作，助力企業實現戰略目標。

參考文獻：

[1]肯尼思·C.勞頓、簡盧·P.勞頓：《管理信息系統》，清華大學出版社2011年版

[2]企業內部控制編審委員會：《企業內部控制基本規范及配套指引案例講解》，立信會計出版社2014.年版