企業檔案綜合管理分析

劉巖堅

摘 要：檔案管理工作一直都有一個誤區存在，人們認為檔案管理工作的重要性不高，對其重要性了解不多，覺得是一項可有可無的工作。檔案管理工作是我國企業制度完善和發展的重要基礎。怎樣提升檔案管理工作質量，是檔案工作者關注的焦點，需要通過吸收和借鑒經驗以及研究成果，應對當前新形勢的要求，指導檔案管理工作順利進行。檔案工作者必須有責任感，肩負使命，富有激情和熱情。

關鍵詞：企業檔案 管理 綜合分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（c）-0079-02

現代辦公使用自動化設備，社會對信息的需求也急劇增加，檔案管理工作是企業生產和發展的基礎，能夠為其提供參考和信息，企業的改革和發展離不開檔案資源的利用，讓檔案為企業的生產服務，解決企業運行過程中遇見的實質性問題，文章就筆者自身對企業檔案管理的認識進行粗略淺談。

1 企業檔案存在的問題

1.1 企業檔案工作長期性和連續性不足

領導對檔案管理工作引起重視后，進行了相關工作的升級，可是在考核完成后，短期內加班加點的工作，獲得了一定的呈現，符合標準要求就不會繼續保持，長期性和連續性不足，一些檔案綜合管理參與程度較低，對檔案的重要性認識不足，部分企業認為檔案室是堆放廢紙的倉庫，檔案工作沒有有計劃地開展，檔案工作必須具備的長期性和連續性得不到保障，導致檔案工作的發展緩慢。

1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序

目前企業檔案管理不規范的方面主要是：（1）檔案收集不規范。在收集檔案這個過程中，制度形同虛設，交與不交全憑感覺，檔案收集考核不明確；（2）檔案整理不規范。快速發展的企業，檔案人員的不斷增加，于是就產生了檔案工作者的素質參差不齊的情況，立卷的時候沒有根據圈內文件來排序，導致和實際的整理文件存在差異性，圈內資料丟失的情況較為嚴重。而且，立卷的時間往往是積累在一起的，一次性完成，這樣和事畢立卷的宗旨要求相違背，對檔案的利用產生了阻礙；（3）檔案綜合管理力度不夠。因為綜合檔案管理室現在都是班組的形式組成，行政上不能夠對各大部分管理，而且要匯報給主管領導。領導通常都不是專職的，自身的工作繁忙，時間有限，檔案人員要和領導匯報工作中的問題和事項的難度還是較大的，所以管理工作的開展并不順利，一些部門自己設立資料庫也造成了檔案綜合管理的困難；（4）四是檔案利用不規范。檔案管理者對檔案的借閱內外限制條件不一，檔案不按時歸還的情況較為嚴重。

1.3 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

現在檔案管理是使用微機和軟件來進行的，檔案管理手段落后導致了信息的不對稱，無法滿足網絡信息利用的需求，技術和當前主流趨勢不符是最大的問題。導致檔案技術落后的原因一個是領導對檔案管理工作的不重視，投入的財力以及精力比較少；另一個則是單位在設備購入后沒有對檔案管理者進行培訓，導致了管理者的熟練度不夠，無法發揮出先進設備的作用；還有就是微機和網絡使用后，沒有進行電腦錄入，使用手工錄入的方式，效率低下。

2 檔案工作問題解決方式

檔案包含的信息量非常大，它是資源信息，零散地被存儲在資料中，只有需要的時候，才會進行調用，將相關信息整理出來利用，經過加工后能夠發揮出較大的信息利用價值。檔案管理工作是為企業服務的，讓企業中心工作能夠更好地開展。

2.1 抓好組織建設，完善管理制度

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入廠長辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。

2.2 制定計劃和目標

檔案工作是一項長期的工作，其發展要求檔案工作具備主動性和前瞻性。因此，領導者需要對檔案工作的重要性給予認識，將其作為日常工作內容開展，對檔案的具體工作內容進行研究和了解，結合現代技術來制定檔案工作計劃，實現檔案管理目標。

2.3 做好基礎工作，及時完成上級部門的檔案工作

檔案管理工作是需要長期堅持的工作，從管理到制度再到執行都必須有科學、合理、完善的管理方式和計劃，為管理工作的順利進行提供保障。檔案資源的價值在于利用，而管理是為利用提供前期條件，每年主管部門都應該對管理工作進行審核，督促按時完成目標。

2.4 提升檔案管理者的素質，建立健全的制度

首先要讓檔案管理職責明確清晰，從各部門選取優秀的人才，檔案的收集、整理和歸檔都要覆蓋全企業。其次要建立健全檔案管理制度，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定。規章制度除了要制定，還需要落實和執行，確保檔案安全性，讓檔案管理形成制度化、規范化的工作，按軌道前進。

檔案管理者自身的素質以及工作水平對檔案質量產生了直接影響，檔案管理者的能力是檔案管理工作的基礎。為了能夠讓檔案管理者的技術熟練，業務素質提升，需要對檔案管理者進行培訓，加強培訓力度。首先，讓檔案管理者參與到地方以及上級單位所開展的培訓班，檔案管理新招收的工作者要進行上崗前的培訓。其次，調派優秀的檔案工作者去其他先進單位學習，學習規范化檔案管理模式運作方式。特別是要提升電子檔案管理培訓相關水平，檔案信息化是檔案現代化道路的必然過程，為了能夠讓檔案管理有較好的效果，需要檔案管理者具備計算機知識，能夠熟練操作。鼓勵檔案工作者自學。還要能夠利用閑暇時間學習各種有關的刊物，鼓勵檔案人員提升自我。最后，對管理制度規范化調整，檔案管理工作可以作為檔案管理著工作績效來進行審核，與檔案工作者的福利和待遇相聯系，這樣可以督促他們去努力提升自己的工作能力。要將檔案管理者的素質培養作為重點管理內容來進行，提升他們對檔案工作的了解，讓他們為檔案工作的開展提供便利條件。

2.5 加強檔案信息化建設，合理利用檔案資源

使用現代科技來賦予檔案管理工作創新和活力，滿足檔案信息化的要求，相應先導科學技術應用的主旋律，引入先進的管理技術和手段，對現有的技術進行改革和發展。

2.6 加強檔案宣傳，提升全員檔案意識

參與當地檔案部門的宣傳活動，積極地推廣和宣傳檔案知識；在單位各類總結會議上，對檔案工作的問題進行總結，對檔案要求向全員宣講；創辦宣傳欄，對檔案的作用以及重要性進行宣傳。

企業檔案工作是企業的發展基礎，也是企業發展過程的重要歷史憑證，它在企業的發展中占據著非常重要的地位，能夠發揮出積極的推動作用，要對檔案工作有足夠多的了解和認識，對其引起重視，能夠促進檔案管理工作的順利進行和發展，讓企業的發展具有活力和生命力，讓檔案管理工作的質量獲得提升。

參考文獻

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